Form W-2 innehåller information om anställdas löner som betalats föregående kalenderår och avstående från dessa löner, samt information om förmåner och andra avdrag för löner.
När är W-2 Forms Due?
W-2s beror på anställda i slutet av januari, för föregående kalenderår. Om 31 januari är en helg eller semester, beräknas rapporterna nästa arbetsdag. Här är de viktigaste årsskiftet för löneavgiftsskattedatum för f eller det aktuella året.
W-2 formulär beror på Socialförsäkringsverket senast den 31 januari. Efter att du har lämnat W-2 formulär till anställda, måste du också skicka in dessa blanketter tillsammans med sändningsformulär W-3 till Social Security Administration (SSA).
Januari-fristen är ett försök att bekämpa skattebedrägerier, men det innebär att du borde ge W-2-formulär till anställda tidigare i januari, så att de har möjlighet att titta över dem innan de lämnas in. Tidigare fördelning till anställda minskar felen i W-2-formulären , så du behöver inte lämna in en korrigerad W-2.
Samlar information för att förbereda W-2 formulär
Informationen för denna blankett kommer från ditt löneregister , som visar årliga totalsumman för varje anställd för löner och återbetalning, tillsammans med avdrag för medicinska planer, hälsokostkonton och andra föremål.
Här finns mer information om den information du behöver för att förbereda dessa W-2-formulär.
Svårighet: Genomsnitt
Beräknad tid: Beror på antal anställda och antal avdrag och tilläggsbetalningar
Så här förbereder du formulär W-2
Arbetsgivarinformation
För varje W-2 du förbereder måste du inkludera information om ditt företag: Arbetsgivarens ID-nummer (EIN) och arbetsgivarens namn och adress.
Kontrollnummer
Du kanske vill lägga till ett internt kontrollnummer på varje W-2, om du betalar många anställda. Du kan generera numret själv, eller din löneförberedelseprogramvara kan generera detta nummer.
Medarbetarinkomster behöver du också
- Summa löner, tips och annan ersättning (ruta 1). Detta är bruttolön för alla timmars och tjänstemän.
- Totalt antal reserveringar (ruta 2)
- Summan av sociala trygghetslöner (upp till maximal social trygghet ) (ruta 3). Vissa löner ingår inte i lönesumman , så du måste minska inträdet med dessa belopp.
- Summa socialförsäkringsskatt återkallad (ruta 4)
- Summa Medicare löner och tips (samma som totala löner) (ruta 5)
- Medicare skatten återhålls (ruta 6). Detta belopp inkluderar mängden ytterligare Medicare-skatt för högre betalade anställda.
- Säkerhets tips (ruta 7) och tilldelade tips (ruta 8)
Därefter behöver du information om anställda och totala löner och hushåll för varje anställd för förra året:
Övriga betalningar. Du kan ha betalat förskott EIC-betalningar (löneinkomstkredit) (ruta 9) och vårdbidrag (ruta 10) betalade till anställda.
Information om pensionsplanens deltagande, lagstadgade medarbetare
På varje W-2 måste du kontrollera lämplig ruta om arbetstagaren deltar i en pensionsplan (ruta 13) eller en icke-kvalificerad plan (ruta 11) om den anställde är en lagstadgad anställd (ruta 13) eller om arbetstagaren fick sjuklön från tredje part (ruta 13.
Fält 12
Fält 12 är för belopp för annan ersättning eller rapportering, för att gå in i 1-4 lådor. Några av de vanligaste uppgifterna för ruta 12:- Uncollected Social Security, RRTA (järnvägspension) eller Medicare skatt, på tips eller grupp livförsäkring
- Valbara uppskjutningar till 401 (k), 403 (b) och andra kvalificerade pensionsplaner
- Icke skattepliktig sjuklön
- Gyllene fallskärmsbetalningar
- Exkluderade återbetalade rörelsekostnader
- Bidrag till medicinska sparkonto eller hälsokostkonton
- Icke-lagstadgade personaloptioner
- Betecknade Roth-bidrag under 401 (k) eller 403 (b) planer
- Kostnad för arbetsgivare-sponsrad hälsodekning, med kod DD, enligt rapporteringskraven i Prisvärd Care Act
Ruta 14
Inlägg i ruta 14 är för andra avdrag eller ersättning som måste lämnas till anställda för deras avkastning. Till exempel- Efter skatt
- Auto-ersättningar
- Särskilda skatter för Kalifornien, New York, New Jersey och Washington
- Välgörenhetsbidrag dras av från anställdas lön
- Sjukförsäkring och förmånsavdrag
- Uniformavdrag ( för kostnaden för uniformer )
- Avdrag för unionsavgifter
- Oskattlig inkomst
- Fordonsutgifter inkluderade i löner (100% av leasingvärdet för fordon som är inrättat för anställda och ingår i lön 1)
- Det finns också en låda för "Övriga-inte på listan" -produkter som du har dragit av från anställda
Statlig och lokal information
I det här avsnittet kommer du att ange information om statliga och lokala löner och avståenden. Stiga på:Observera att det finns plats för två stater och två platser på formuläret. Om någon har arbetat i mer än två stater eller platser under året, använd en andra W-2 för att inkludera ytterligare information.
- Din tvåstaka statskod och ditt företags statliga skatt ID-nummer (kontrollera med statens inkomstavdelning) (ruta 15)
- Statslön (ruta 16)
- Statlig inkomstskatt återhålls (ruta 17)
- Lokala löner, om någon (ruta 18)
- Lokal inkomstskatt återhålls (ruta 19)
- Platsnamn (ruta 20)
Kontrollera efter noggrannhet
Spendera tid som är säker på att den information du tillhandahåller till anställda (och i slutändan till Social Security Administration och IRS) är korrekt. Kontrollera lönesamtalets totalresultat för året och kör en W-3 för att säkerställa noggrannheten i all information du skickar.Förtryckta formulär
Om du skriver ut egna W-2-formulär kan du få dem från flera källor:W-2 är en mångsidig form. Här är sidorna i denna blankett:
- IRS Forms Order-webbplatsen (tar 7-15 dagar)
- En online formulär leverantör eller kontorsleverans butik.
- Kopia A går till Socialförsäkringsverket. Kopia A skrivs vanligtvis på röd form.
- Kopia 1 är för stad, stat eller ort
- Kopia B är för arkivering med anställdas federala avkastning
- Kopia C är för medarbetarens register
- Kopia 2 är en annan kopia för en annan stad, stat eller ort
- Kopia D är för arbetsgivarens register.
Skriv ut W-2s
Skriv ut formulären och kontrollera att de matchar ett förtryckt format om du har en.Distribuera W-2s
- Till Medarbetaren: Exemplar B, C, 1 och 2
- Till Socialförsäkringsverket - Kopia A. SSA kräver att du skickar Kopia A från varje medarbetares W-2, tillsammans med Form W-3, i slutet av februari.
- Håll kopia D för dina poster.
Fortfarande förvirrad om Form W-2? Svar på dina frågor om 2011 W-2 Form
Tips om att förbereda formulär W-2
- Ditt företags statliga skatt ID-nummer är INTE ditt statliga momsnummer. Många stater använder det federala skatteidentifikationsnumret (EIN) och lägger till siffror i slutet. Kolla med din statliga avdelning för intäkter för information.
- Tipsinkomst. Medarbetare tips inkomst jag är föremål för sociala avgifter och Medicare skatter, inklusive den extra Medicare skatt.
- Fält 12 - Mer än 4 artiklar
Om du har mer än 4 artiklar för Box 12 måste du lägga till de extra föremålen på en andra W-2. Men ta inte med arbetstagarens löne och avstå från denna extra W-2. - Form W-3 tillsammans med Copy A från alla anställda W-2 formulär beror på Social Security Administration senast den 31 januari. När du har slutfört W-3 och du har alla W-2 blanketter, skicka dessa till anställda så snart som möjligt, så de har möjlighet att se över formulären. Om de hittar fel kan du fixa dem innan du skickar den konsoliderade rapporten till SSA senast den 31 januari.
- varning
Informationen i "How To" är för allmänna ändamål för att hjälpa dig att samla in den information du behöver för att förbereda och skriva ut W-2-formulär. Det är inte avsett att vara skatterådgivning och på något sätt försöker denna information vara heltäckande eller för att berätta all information som måste ingå i dina W-2-formulär . Tala med din skatterådgivare för information om din specifika situation. Tillbaka till Arkivering Årsavfall och momsrapporter