Form W-2 Reporting, Form 1095-C och More
Bestämmelserna i Affordable Care Act (ACA) är komplicerade och detaljerade och det finns skattekonsekvenser för dessa rapporter. Arbetsgivare bör granska deras förståelse av krav med skatt eller juridiska rådgivare innan de gör några beslut eller skickar ut några rapporter.
Rapporteringskrav för alla arbetsgivare
Rapportering av förmånskostnader till anställda på formulär W-2
ACA "kräver arbetsgivare att anmäla kostnaden för täckning enligt en arbetsgivare-sponsrad grupphälsoplan." Från och med skattåret 2011 var arbetsgivare ursprungligen skyldig att rapportera "aggregerad kostnad" av "tillämplig arbetsgivares sponsrad täckning" på en anställds W-2.
Den senaste informationen från IRS om detta rapporteringsbehov (från november 2014) är: "För kalenderåret 2012 och för kommande år måste arbetsgivare i allmänhet anmäla kostnaden för hälsofördelar som finns på formuläret W-2." Detta krav gäller "alla arbetsgivare som tillhandahåller" tillämplig arbetsgivare-sponsrad täckning "....
IRS säger det också
... arbetsgivare som lämnar färre än 250 formulär W-2 för föregående kalenderår (till exempel arbetsgivare som lämnar mindre än 250 2012 formulär W-2 (vilket betyder formulär W-2 för kalenderåret 2012, som generellt är inlämnade till SSA i början av 2013) kommer inte att krävas för att rapportera täckningskostnaden på 2013 Forms W-2 (som i allmänhet lämnas in till SSA i början av 2014).
Vad måste rapporteras på en anställds W-2?
W-2-rapporten måste ingå i varje anställdas W-2-formulär, med kod DD - Kostnad för arbetsgivarens sponsrade hälso-täckning. Vid rapportering inkludera värdet av eventuell medicinsk, dental och vision täckning du kan betala för.
Beräkningarna och vad som ingår i denna W-2-rapport är komplexa och detaljerna utarbetas fortfarande av IRS.
Läs mer om detta rapporteringsbehov från IRS på denna frågor och svar sida.
Rapporteringskrav för stora arbetsgivare
Om ditt företag har 50 eller fler heltidsanställda anställda betraktas du som en "Applicerbar stor arbetsgivare" (ALE) för rapportering och för sysselsättningens delaktighet.
Heltidsanställda är de som arbetar i genomsnitt minst 30 timmar per vecka.
Förutom de rapporteringskrav som beskrivs ovan för alla arbetsgivare är rapporteringskraven för ALE:
1. Ett uttalande till anställda om sjukförsäkring som erbjuds. Detta uttalande måste fyllas i för varje anställd på blankett 1095-C och rapporteras till IRS. Läs mer om detta krav på denna IRS-sida.
2. Om ditt företag försäkrar sin hälso- och sjukvård plan måste du lämna ett uttalande till IRS om denna täckning. Läs mer om detta uttalande på denna IRS-sida.
När går dessa rapporteringskrav in i effekt?
Den information som krävs av ALE: s måste tillhandahållas från och med 2015, och rapporter måste lämnas in 2016. Arbetsgivare får frivilligt rapportera 2014-information år 2015, men denna rapportering är inte nödvändig.
När måste rapporter skickas?
Informationsavkastningen för 2015 måste lämnas till anställda senast i slutet av januari 2016 och till IRS tillsammans med en överföringsform i slutet av februari 2016. Observera att dessa är samma tidsfrister som för W-2-formulär ( förutom att formulär W-2 måste lämnas in till Socialförsäkringsverket, medan 1095-blanketterna måste lämnas till IRS).
Rapporter för framtida år har samma tidsfrister.
Ansvarsfriskrivning: Informationen om arbetsgivarens krav i Prisvärd Care Act är komplicerad och effektiva datum och övergångslättnad är förvirrande och ständigt förändras och varje affärssituation är unik. Var noga med att kolla med din skatt, försäkring och juridiska rådgivare innan du genomför någon av dessa rapporteringskrav.