Hur den nya tidsfristen påverkar W-2-korrigeringar
En ändring i inlämningsdatum för W-2 och W-3-formulär kräver att ditt företag gör ändringar i dina rutiner.
Fristen för inlämning av W-2 och W-3 formulär hos Social Security Administration (SSA) har ändrats. För 2017 blanketter är inlämningsfristen den 31 januari 2018.
Fristen för inlämning av formulär med SSA är nu densamma som tidsfristen för att tillhandahålla W-2 formulär till anställda.
Om du vill ge arbetstagare tid att ta emot formulär och för att ändringar ska göras måste du ge W-2 formulär till anställda tidigare i januari. Det är mycket lättare att göra korrigeringar innan du lämnar in SSA.
Hitta mer information om den nya inlämningsfristen i den här artikeln om 2018 års löneavgiftsskattedatum , för 2017 löneskatter.
Hur tidsfristen påverkar W-2 Form Fel
Tidigare hade du en månad att ge W-2 formulär till anställda och se till att de var korrekta innan de skickades till Socialförsäkringsverket. Med de två deadlinesna nu är det samma, kanske du vill ge W-2 till anställda tidigt i januari månad, så fel kan rättas.
Annars måste du följa den här proceduren för att korrigera fel i W-2 och W-3.
Korrigering av W-2 och W-3 s med W-2C och W-3C
Om du har lämnat ett felaktigt W-2-meddelande till en anställd, antingen före eller efter att du har skickat W-3-överföringsformuläret till Socialförsäkringsverket, måste du fylla i en W-2c och en W-3c- blankett.
Först en översyn av W-2 Form Krav
Du måste förbereda och distribuera en W-2 till varje anställd och visa sina löner och hushåll för året, i slutet av januari nästa år. I slutet av januari måste du utarbeta en W-3-överföringsform och skicka den tillsammans med alla W-2-formulär till SSA.
Den exakta tidsfristen ändras varje år på grund av helgdagar och helger. Här är en uppdaterad artikel som visar exakta deadlines för det aktuella skatteåret.
Fel i anställningsnamn, SSN
Om du tidigare rapporterat anställdens namn eller socialförsäkringsnummer korrekt och i år är namnet / SSN felaktigt, slutför endast W-2c-rutan i. Fyll inte i de numrerade rutorna med löne- och innehållsinformation. Om det här är första gången du har felaktigt rapporterat namnet / SSN, gör du bara den ursprungliga W-2 och ge den till arbetstagaren. Om du skickade formuläret till SSA tillsammans med W-3 måste du göra W-2c och W-3c.
Saknade namn eller personnummer
Om felet är ett saknas anställningsnamn eller SSN, kan du inte använda W-2c för att lägga till den här informationen. Instruktionerna för formulär W-2C och W-3C anger att du måste kontakta SSA direkt på 1-800-772-6270.
Fel i ett belopp på en W-2-blankett
Om du gjorde ett fel i ett belopp, antingen för avhämtning eller intäkter, fyll ut W-2c helt och visa de ursprungliga och korrigerade beloppen. Du kan också behöva lämna in en 941c om du felaktigt rapporterat löner och / eller avstå från en 941 - Arbetsgivarens Kvartalsavgift .
Ytterligare anmärkningar
- Om du betalat löner till en anställd felaktigt, är dessa löner fortfarande skattepliktiga för arbetstagaren.
- Använd inte W-2c för att rapportera tillbaka lön.
- Du måste använda en separat W-3c för varje typ av W-2c (det här är detsamma som om du filar olika typer av W-2s).
Läs instruktionerna noggrant
Denna artikel är en allmän översikt över dessa löne- och skatteutredningar. Det är inte avsett att vara heltäckande. Innan du slutför en W-2c eller W-3c, läs noga igenom instruktionerna (som finns i dokumenten).
En påminnelse om sen arkivering
Var noga med att få dina W-2 ut till dina anställda vid förfallodagen och din W-3s skickas till SSA i tid för att undvika sanktioner för sen distribution och arkivering.