W-4, I-9, Jobbansökan, Statens registrering och mer
Ditt första ansvar för pappersarbete och regler för nya anställda kommer omedelbart efter ankomsten. Innan arbetstagaren börjar jobba och får sin första lönecheck , finns det några formulär som du måste ha medarbetaren fullständig. Dessa formulär måste fyllas i av varje anställd, enligt både federal och statlig lagstiftning.
i de flesta fall behöver du inte returnera formulären till någon, men du måste behålla dem. När dessa formulär är färdiga bör du hålla dem på en viss plats, tillgänglig för anställda och andra som behöver se dem. US Department of Labor (under divisionen löne och timme) har särskilda krav på lön och personalrekord som måste hållas på alla anställda.
Federal, state och local agencies kan också granska dina anställningsrekord av olika skäl, så det är viktigt att hålla journaler.
01 - Form W-4 för Federal Income Tax Retention
Alla nya anställningar måste slutföra formulär W-4 innan de får sin första lönecheck. Denna blankett innehåller information om civilstånd, antal personer som är beroende av och utsetts tilläggsbelopp. Det är vanligt att beräkna förvaring för federala inkomstskatter. Du behöver inte behålla kopior av alla W-4-formulär, bara den senaste.
Arbetsgivare bör inte ge anställda råd om hur man fyller i formuläret, men du kan rikta dem till en IRS-artikel som hjälper dem att fylla i denna blankett.
Var noga med att använda den senaste versionen av W-4-formuläret. 2017 Skatteavdrag och arbetslag har gjort betydande förändringar i förvaringstabellerna och anställda kan vilja ändra sitt kvarhållande för att undvika att man tar för mycket skatt från sina lönecheckar. Du borde använda formuläret 2018 W-4 för nya anställningar och för anställda som vill göra ändringar i formuläret.
Anställda kan ändra sin W-4-formulär så ofta som de vill. Till exempel kan en anställd få en bonus och vill ändra innehav. Det är ditt ansvar som arbetsgivaren att hålla reda på den senaste förändringen och för att se till att lönecheckar avspeglar arbetstagarens önskemål om avhämtning.
02 - Form I-9 och E-Verifiera System för Sysselsättningsberättigande
Som arbetsgivare måste du dokumentera nyanställdas kvalifikationer att arbeta i USA. Dokumentet du måste använda är F orm I-9 , Verifiering av anställningsberättigande, vilket måste fyllas i med varje ny hyra. Den nya medarbetaren måste tillhandahålla dokumentation om (a) identitet och (b) arbetsberättigande.
Det finns två steg till I-9-processen. Först fyller medarbetaren formuläret och anger vilka identitets- och arbetsberättigande dokument som ska användas. Då måste du som arbetsgivare titta på dessa dokument och se till att de är lämpliga och lämpliga.
Du måste behålla denna blankett i anställdes rekord, men du behöver inte skicka den till någon annan. Om en invandringsofficer kommer till ditt företag eller vill inspektera dina anställdas handlingar är formuläret ditt bevis på att du verifierat arbetstagarens arbetsberättigande.
Större arbetsgivare (med många anställda) kan anmäla sig till E-Verify-systemet och använda det för att kontrollera om nya anställda är behöriga att arbeta i USA. Systemet använder informationen på Form I-9 för att jämföra med federala databaser.
03 - Jobbansökningsformulär
Varje ny anställd måste fylla i en ansökningsblankett, även om den här personen redan har lämnat in en CV för jobbet. Ansökningsformuläret innehåller information om den nya medarbetaren som kan verifieras, som tidigare arbetsgivare och utbildning. Det innehåller också flera uttalanden som sökanden måste underteckna.
Ett påstående i ansökningsformuläret visar att uppgifterna på ansökan är sanna och korrekta, medan andra påståenden tillåter arbetsgivaren att genomföra referenskontroller och bakgrundskontroller.
Att ha en ansökningsblankett för varje anställd skyddar dig som arbetsgivare från en sökande som gör bedrägliga fordringar och låter dig vidta åtgärder om ansökningsblanketten inte är korrekt.
04 - Statligt innehav och registrering
Arbetsgivare måste registrera nya anställda med sitt statssystem för nyanmälan. denna registrering gör det möjligt för staten att samla barnbidrag från dessa anställda. En lista över system för statlig anmälan ingår i denna artikel.
Varje stat som samlar in inkomstskatt har krav på att arbetsgivarna ska rapportera och betala dessa skatter. Kontakta din statliga avdelning för intäkter (eller motsvarande) för information om hur du registrerar dig som arbetsgivare i staten. Denna statliga myndighet kommer också att ge dig information om innehavsformer och krav för rapportering och betald innehav av belopp.
För stater som har inkomstskatt måste du dra av dessa skatter från lönecheckar till anställda och skicka de återkända skatterna till lämplig statlig myndighet.
05 - En checklista för anställning av nya anställda
Här är en 12-stegs checklista över nya hyresprocesser, så du glömmer inte någonting. Det inkluderar att få ett arbetsgivar-ID-nummer, (ett federalt arbetsgivaridentifikationsnummer) som registrerar hos IRS för skatterapportering och betalningar och registrerar sig hos statens skattemyndighet (om statlig inkomstskatt krävs). Övriga registreringar och krav finns också listade.
06 - En mer sak - Din anställdas handbok
Om ditt företag har flera anställda, ska du ha en anställd handbok eller policy och procedurer manual. En handbok kan innehålla arbetsprocessbeskrivningar och fördelar utöver policyer och förfaranden.) Alla nya anställda bör få en kopia av denna handbok och borde underteckna att de har läst och förstått det.
Handboken för anställda blir ett juridiskt bindande dokument för både dig och dina anställda. Att ha anställda läser medarbetarens handbok kan bidra till att förhindra missnöjda anställda, oförmögna förväntningar och eventuella rättegångar.