Att vara varnad är förarmad. Innan du skickar W-2 formulär till anställda och skickar dessa formulär till Social Security Administration (tillsammans med transmittalform W-3 ), granska dessa vanliga fel för att undvika problem.
Filing W-2 Forms Late
Från och med skattesättet 2016 har inlämningsfristen för W-2 blanketter (och 1099 blanketter) flyttats fram till 31 januari. Så din 2017 W-2 formulär för anställda måste lämnas in till Social Security Administration senast den 31 januari , 2018.
Det finns straff för sen arkivering. Läs mer om de nya tidsfristerna för W-2 och 1099-formulär.
Använda Wrong Years W-2 Form
Använd W-2-formuläret för året där intäkterna var skattepliktiga, inte det år du lämnar in formuläret. Till exempel, för anställdas löner år 2015, använd 2016 W-2-formuläret ; Denna blankett kommer att ges till anställda och arkiveras hos Socialförsäkringsverket 2017.
Saknar inlämningsfristerna. Du måste tillhandahålla W-2 formulär till anställda senast i slutet av januari, och du måste skicka in blanketten till Socialförsäkringsverket senast i slutet av februari. Tidsfristerna ändras varje år beroende på när datumet faller på kalendern. Om tidsfristen är på en helg eller semester, flyttas datumet till nästa arbetsdag. Här är de exakta tidsfristerna för årets löneskatt för det aktuella året.
Använd inte den godkända W-2-formuläret
Du kan inte ladda ner W-2-formuläret, kopiera och använda det.
Den röda på A är en speciell bläck. Du måste få de godkända blanketterna, från ett kontorsleverantör, IRS eller från ett mjukvaruföretag. Läs mer om var du kan få godkända W-2 formulär.
Underlåtenhet att stoppa socialt skydd
Säkerhetsskyddet måste stoppas med högsta skattepliktiga sociala avgifter för varje år.
(Detta maximerar förändringar under de flesta åren för att återspegla levnadskostnaderna.) Även om detta inte är specifikt ett W-2-fel, är det vanligt och kommer att leda till att du överrapporterar sociala avgifter för en anställd. Du måste sedan ge tillbaka arbetstagarens överskott och korrigera både W-2 och Form 941 , kvartalslönen och skatteberättelsen för varje kvartal som återspeglar överskottet. Till exempel, om arbetstagaren nådde det maximala beloppet för social trygghet i september, måste du ändra Form 941 för tredje kvartalet.
Sänder W-2 formulär till IRS
Socialförsäkringsformulär måste ges till anställda i slutet av januari och lämnas in till Socialförsäkringsverket senast i slutet av februari, tillsammans med sändningsformuläret W-3, som samlar all information från alla W-2.
Underlåtenhet att få ett IRS-avstående för att inte E-fling
Arbetsgivare som lägger in 250 eller fler W-2-formulär måste få ett avstående om de inte vill e-posta. Läs mer om hur man får ett avstående från att arkivera W-2 formulär elektroniskt (PDF).
Göra dessa vanliga formulärfel på formulär W-2
De vanligaste formfelen på W-2-formulär är:
- Underlåtenhet att inkludera decimal och cent på belopp
- Underlåtenhet att använda svart bläck (gör inmatning för ljus)
- Göra poster för stora eller för små. IRS föreslår att du använder 12 pt. Kurir typ typsnitt för utskrift W-2s.
- Felformatering anställningsnamn. Medarbetare förnamn och mitten startar i den första rutan, medarbetarens efternamn går i den andra rutan, och eventuellt suffix (som "Jr.") går i den tredje rutan.
Med hjälp av ekonomisk programvara kan du undvika många av dessa fel på W-2-formulär, speciellt formfel, och din programvara kan varna dig när du når högsta lönebeloppet för social trygghet. Kolla in den här artikeln på 2012 års redovisningsprogram för Rosemary Peavler, Guide to Business Finance, med fokus på program som inkluderar lönfunktioner.
Hur man korrigerar en W-2-formulär
Du måste tillhandahålla en W-2-formulär till varje anställd i slutet av januari varje år (för föregående kalenderår), men du behöver inte skicka in dessa formulär till Social Security Administration (SSA) till slutet av februari. Denna fördröjning ger tid för att korrigera fel.
Om du kan korrigera felet innan du skickar in med SSA, gör bara rättelsen och skicka in den korrigerade blanketten.
Om du hittar felet efter att du har lämnat in till SSA måste du skicka in en korrigerad W-2 tillsammans med en korrigerad transmissionsform W-3c).