Varje år är arbetsgivare skyldiga att skicka en rapport till de anställda som visar sina totala löner och avdrag, så att anställda kan inkludera informationen om deras inkomstskatt. Rapporterna måste också lämnas in hos Socialförsäkringsverket. Denna rapport är en W-2-blankett.
Innan du förbereder och skickar W-2 formulär till anställda och Socialförsäkringsverket, följ dessa steg för att se till att allt går smidigt.
01 - Se till att du har korrekt anställda som anställda
En anställd är en arbetare som utför arbete i en arbetsgivares riktning. I allmänhet är alla som utför tjänster för en organisation en anställd om organisationen kan styra vad som ska göras och hur det ska ske.
Å andra sidan är en oberoende entreprenör en individ eller företag som tillhandahåller tjänster till en annan individ eller verksamhet. Den oberoende entreprenören är en separat affärsenhet och anses inte som anställd. Några exempel på oberoende entreprenörer är konsulter, agenter eller mäklare. Arbetet med oberoende entreprenörer är ofta tillfälligt eller inte nödvändigt för verksamheten. till exempel en städservice, löneprocessor eller IT-tjänst.
Läs mer om att klassificera arbetstagare som anställda eller oberoende entreprenörer , och konsultera en anställningsadvokat för hjälp.
02 - Kontrollera distributions- och arkiveringsdatum för det aktuella året
Två steg är involverade i W-2-processen. Det första steget är att distribuera W-2-formulären till anställda. Det andra steget är att fylla i dessa formulär hos Socialförsäkringsverket. (SSA)
Tidsfristen för både distribution till anställda och arkivering med SSA är 31 januari det följande året. Detta är en ny tidigare tidsfrist för att SSA-arkivering har inrättats för att undvika skattebedrägerier. Läs mer om W-2 och 1099 deadlines.
Se till att du ger anställda sina formulär i början av januari, så att de har tid att granska dem för att förhindra fel.
03 - Kontrollera anställdas W-4 formulär
Arbetsgivare är skyldiga att ha en W-4 blankett som är tillgänglig för alla anställda hela tiden. Form W-4 innehåller information som är nödvändig för att bestämma beloppet för en anställds federala inkomstskatt, med hjälp av civilstånd, antal personer och eventuella ytterligare belopp som ska bibehållas.
Form W-4 måste slutföras vid uthyrning och när som helst vill arbetstagaren göra en förändring. Arbetstagaren ska ändra formuläret W-4 om arbetstagarens personuppgifter (inklusive civilstånd och antal personer) ändras eller om anställdas adress ändras. Arbetstagaren kan också ändra W-4-formuläret när som helst för att ändra beloppet av innehav.
Varje år före årets slut borde arbetsgivarna be alla anställda ompröva formuläret W-4 för att se till att personuppgifterna är korrekta.
Att se till att medarbetarna har korrekt och aktuell information på Form W-4 hjälper dig att förbereda och distribuera W-2-formulär.
04 - Samla in löneinformation för W-2 Forms
Först måste du ha grundläggande information om ditt företag för alla W-2-formulär:
- Ditt företags arbetsgivar ID nummer
- Företagets namn, adress och postnummer
- Och ditt företags statliga skatteidentifikationsnummer
Då måste du samla information om varje anställd, både personlig information och löneinformation:
- Anställdsnamn och adress och personnummer eller annat skatte-ID-nummer
- Betald belopp till den anställde: totala löner, tips och annan ersättning
- Beloppet av den federala inkomstskatten hölls
- Socialförsäkringslöner (upp till årets maximala sociala avgifter )
- Medicare löner och tips och Medicare skatt hölls, inklusive den extra Medicare skatt för höginkomst anställda.
- Tilldelade anställda tips betalas
- Betald vårdbidrag och andra förmåner beskattningsbara för arbetstagaren
- För varje stat där arbetstagaren arbetade betalades statens löner och tips och statsskatteavgiften
- Lokala löner och tips betalas och lokal inkomstskatt hålls kvar.
05 - Granska W-2 Processing - Hur kommer W-2 att skapas?
Om ditt företag är nytt för löneförvaltning, eller om lönesituationen har förändrats nyligen, är det en bra idé att granska processen för att hitta, slutföra och distribuera rapporter i slutet av året till anställda. Du kan få W-2 formulär från en kontorsleveransbutik, din CPA, från skatte- eller bokföringsprogram eller från IRS.
Obs! Du kan inte ladda ner W-2 formulär från IRS eller någon annanstans på Internet. Kopia A i W-2-formuläret finns i en specifik färg av rött bläck och kan inte dupliceras. Du måste fylla i den specifika IRS-blanketten för Copy A med Social Security Administration (det här är den kopia du håller och filen med Social trygghet i slutet av februari).
Här är några alternativ för att förbereda W-2-formulär:
- Använda bokföringsprogram . Om du bara har några anställda och du använder bokföringsprogram kan du kanske köpa ett tillägg för att förbereda W-2-formulär med hjälp av den här programvaran.
- Använda skatteregleringsprogram. Om du använder ett av de vanliga skattereglerprogrammen, antingen online eller i en stationär version, och du har köpt affärsversionen av den här programvaran, kontrollera om W-2-bearbetningen är inkluderad. Shirley Elmblad, Guide till finansiell programvara, har en artikel om skatterapportrecensioner
- Använda inköpta W-2-formulär . De stora kontorsleverantörerna har förtryckta W-2-formulär för användning med programvara på en CD som låter dig skriva in informationen för dessa formulär manuellt och skriva ut dem på din skrivare.
Oavsett vilken metod du använder för att fylla i och skriva ut W-2-formulär ska också ha W-3-överföringsformulär .
06 - Bestäm hur man distribuerar W-2 formulär till anställda
När du väl har skapat W-2-formulär är ditt nästa beslut hur du distribuerar dem till anställda. Kom ihåg att tidsfristen för distribution av W-2-formulär till anställda är 31 januari året efter skattåret. Till exempel, arbetsgivare som var skyldiga att distribuera 2016 skatteår W-2s har till och med 31 januari 2017 att distribuera dem.
Du har två alternativ för att distribuera tryckta W-2 formulär till anställda: antingen maila dem eller distribuera dem till anställda personligen. Om en anställd plockar upp sin W-2 blankett personligen kan du få den anställde att underteckna att formuläret hämtades för att undvika frågor om huruvida detta gjordes.
07 - Kontrollera fel innan du skickar W-2 formulär till anställda
För att minimera problem och att behöva skicka W-2 formulär, kolla W-2 formulären för fel med hjälp av denna checklista. Vanliga W-2-fel inkluderar att använda fel årets formulär, att inte inkludera information, sätta in information i fel rutan och misslyckas med att stoppa socialförsäkringsavbrottet maximalt.
08 - Hantering av anställdas begäran om dubbla W-2 Forms
Anställda misslyckas ofta eller förlorar W-2-formulär och de kan komma till din lönedelsavdelning och begär en kopia av deras W-2-formulär. Innan du distribuerar W-2-formulär, överväga hur du ska hantera dessa förfrågningar:
- Om du har skrivit ut formulären internt kan du helt enkelt skriva ut W-2-formuläret och ge det eller maila det till arbetstagaren.
- Om formuläret var upprättat av en extern lönestjänst kan de debitera dig för kostnaden för att skriva ut och skicka formuläret. Du kanske vill debitera anställda för en första duplikatform eller ett andra duplikat på ett år (det händer!).
Oavsett vad du bestämmer är det en bra idé att kommunicera din policy om dubbla blanketter till anställda. Att ta betalt för dubbla former kan verka extremt, men det kan minska antalet borttappade former som du måste hantera.
09 - Arkivering W-2 och W-3 Blanketter med Socialförsäkringsverket
När du har bestämt dig för att förbereda W-2 formulär och distribuerat dessa formulär till anställda (senast den 31 januari året efter skattåret), är ditt nästa beslut att bestämma hur du skickar dessa blanketter till Social Security Administration (SSA) .
Alla formulär W-2 måste arkiveras hos Socialförsäkringsverket tillsammans med en sändningsformulär W-3 . Två alternativ för att skicka in dessa formulär:
- Du kan ladda ner online på sektorn Business Services Online på webbplatsen för social trygghet. Du måste registrera dig först och sedan fylla i lämpliga formulär online. Om du skickar in online med BSO behöver du inte inkludera W-3-formulär.
- Du kan också maila ifyllda formulär W-2 tillsammans med formulär W-3 till Socialförsäkringsverket.
Här finns mer information om hur du förbereder en W-3-formulär .
10 - Kontrollera statliga föreskrifter för distribution av W-2 formulär
När du fyller i ett W-2 formulär för en anställd, är en del av det formuläret (Kopia 1) utsedd att skickas till staten där arbetstagaren arbetar. Om arbetstagaren arbetar i mer än ett tillstånd måste du skicka in en kopia av W-2-formuläret till varje stat.
Varje stat har olika krav för inlämning av W-2-formulär och eventuella överföringsformer. Kolla med statens skattemyndighet eller statliga intäktsavdelningen för att lära sig statens krav.
UPPDATERING: Många stater överensstämmer med den nya tidigare 31 januari-deadline för inlämning av W-2 med SSA.
Läs mer om statliga löneskatter.