Besluta: Begäran om förslag eller ansökan om offert
Förfrågan om förslag (RFP)
En RFP används för tjänster eller komplexa produkter där kvalitet, service eller den färdiga slutprodukten kommer att skilja sig från varje leverantör som svarar.
Begäran om offert (RFQ)
En RFQ används för varor, enkla tjänster eller enkla eller okomplicerade delar med lite eller inget utrymme för produkt- eller tjänstdifferentiering mellan svarande leverantörer. Förhandlingspunkter kan innehålla leveransscheman, förpackningsalternativ etc.
Mål för en RFP eller RFQ
- Hämta detaljerade förslag för att utvärdera varje leverantörs svar så att ditt företags intressen uppfylls på alla fronter
- Utnyttja den konkurrensutsatta karaktären av säljprocessen för att förhandla om bästa möjliga affären
- Se till att intressena hos alla intressenter inom ditt företag kommer att uppfyllas och en konsensus uppnås
- Ställer ditt företag kontroll över hela leverantörens urvalsprocess och ställer in valreglerna framåt
- Börjar bygga partnerskapet mellan dig och säljaren från början
Avsnitt av Begäran om Förslag eller Begäran om Offertförfrågan
RFP eller RFQ bör innehålla följande avsnitt. Tänk på att varje dokument kommer att vara annorlunda beroende på vilken typ av företag och produkt du söker.
Skräddarsy varje sektion för dina individuella behov.
- Inlämningsdetaljer
Tidsfrister, adress för ditt företag, kontaktperson för frågor och förtydliganden - Inledning och sammanfattning
Skriv det här avsnittet senast efter att hela dokumentet är klart. Detta används för att ge potentiella leverantörer en kort översikt över ditt företag och kraven på din produkt eller tjänst. - Affärsöversikt och bakgrund
Ge en kort översikt över ditt företag, produkter och marknadssektor som du tillgodoser. Detta kommer att hjälpa dina potentiella leverantörer att förstå vilka affärsbehov du försöker fylla i säljprocessen. Ge också viktig bakgrundsinformation som kommer att gynna säljaren när du svarar. - Detaljerade specifikationer
Detta ska vara den längsta delen av dokumentet. För en RFP kommer den att innehålla de kvalitativa åtgärderna och kraven som kommer att driva beslutet om säljval. För en RFQ bör det här avsnittet ge kvantitativa åtgärder som du ska leta efter i säljarens svar. Exempelkriteriet innefattar:- Produktritningar
- Engineering toleranser
- Servicenivåer
- milstolpar
- Leveranser och tidslinjer
- Tekniska eller affärsmässiga krav
- Programfunktionalitet
- Hårdvarukrav
- Förutsättningar och begränsningar
Eventuella antaganden och / eller begränsningar som de potentiella leverantörerna måste bli medvetna om måste anges här. Underlåtenhet att vara rätt och förhand med säljaren öppnar dörren till omförhandling av avtalet vid ett senare tillfälle och löper möjligheten att påverka det förhållande du har med din leverantör. Möjliga ämnen inkluderar resekostnader, uppgradering / ändringskostnader, licensrättigheter etc. - Villkor
Eventuella villkor i kontraktet måste listas för att säljaren ska kunna göra ett rättvist och ärligt svar. Dessa kan omfatta finansieringsalternativ, kontraktslängd, förnyelsemöjligheter, garantier, leveransstraff, servicenivåer etc. - Urvalskriterier
Det sista avsnittet ska vara en översikt över de urvalskriterier som du ska använda för att fatta ditt beslut. Vissa företag föredrar att hålla denna information helt konfidentiell. medan andra företag tror att detta kommer att hjälpa potentiella leverantörer att fokusera på vad som är viktigt för ditt företag.
Distribuera RFP / RFQ till valda leverantörer
Slutligen komponera ett brev och skicka två kopior av din RFP eller RFQ till var och en av de säljare du valt från din sökprocess. Se till att lämplig kontaktinformation ingår för att ge hjälp till någon leverantör som behöver den.