Beräkning av Federal Income Tax Retention, FICA Tax, och mer
Överväger du att göra din egen lönebearbetning ? Att beräkna avdrag och avdrag för lönecheck för anställda är inte svårt om du följer stegen som beskrivs här.
Ditt mål i denna process är att få från bruttolönen (bruttolön är det faktiska belopp du är skyldig anställden) till nettolön (mängden av arbetstagarens lönecheck). När du har beräknat bruttolön för löneperioden måste du sedan dra av eller hävda belopp för federalt inkomstskatt, FICA (Social Security / Medicare) skatt , statlig och lokal inkomstskatt och andra avdrag.
UPPDATERING: Den nya skattelagen påverkar källkodsberäkningar
Skattelagstiftningen, som undertecknades av president Trump den 22 december 2017, har ändrat skattesatserna för många amerikaner. Dessa ränteförändringar medför förändringar i förvaringstabeller och kan kräva nya W-4-formulär för många anställda. IRS har släppt uppdaterade skattebord och uppmuntrar arbetsgivare att genomföra de nödvändiga ändringarna snarast möjligt men senast den 15 februari 2018.
Uppgifterna om hur dessa förändringar påverkar dina löneprocesser beskrivs i den här artikeln.
Vad är skillnaden mellan avdrag och avstående?
Återkallande är en term som används för federala eller statliga skatter, som inkomstskatt och FICA-skatter, som tas från anställdas lön. Avdrag är för andra belopp som kan tas från en anställds lönecheck, som pensionsförmåner, sjukvårdskostnader eller särskilda medel och donationer.
Använd bruttolön för alla beräkningar
Bruttolön är beloppet av arbetstagarlön för löneperioden. När du beräknar beloppet av innehav och avdrag måste du använda arbetstagarens bruttolön för varje beräkning. Beräkningarna är inte progressiva, med mindre och mindre belopp som används för beräkningarna. Se detaljerat beräkningsexempel nedan för mer information om hur det fungerar.
Det enda undantaget från den här regeln är när du beräknar federal inkomstskatt, med hjälp av procentandelmetoden (förklaras nedan).
01 - Steg 1: Få en W-4-formulär från varje anställd
IRS kräver att alla arbetstagare i USA undertecknar IRS-formulär W-4 för uthyrning. Denna blankett innehåller viktig information som du måste betala medarbetaren och för att försäkra dig om att inkomst och avdrag är korrekt beräknade på arbetstagarens lön.
Förutom medarbetarens namn och adress är den viktigaste informationen:
- Arbetstagarens personnummer
- Medarbetarens civilstånd,
- Antalet ersättningar som arbetstagaren hävdar och
- Eventuellt ytterligare belopp som arbetstagaren vill ha tagit från varje lön.
Den civila statusen, utsläppsrätter och tilläggsbelopp kommer att behövas vid beräkning av källan i steg fyra.
02 - Steg två: Beräkna bruttolön
Arbetstagarens lönecheck börjar som bruttolön. Bruttolön är det totala beloppet av lön. För tjänstemän är det ett årligt belopp dividerat med antalet löneperioder. För timmars anställda är det antalet arbetade tider i takt (inklusive övertid.
Om du inte är säker på vilken typ av anställda du har, läs den här artikeln om skillnaden mellan tjänstemän och timmars anställda.
Här är exempel på hur bruttolön beräknas för både tjänstemän och timmars anställda om ingen övertid ingår för den löneperioden:
En tjänsteman betalas årslön. Låt oss säga att årslönen är $ 30.000. Den årliga lönen är dividerad med antalet löneperioder under året för att få bruttolön för en löneperiod. Om du betalar tjänstemän två gånger i månaden är det 24 löneperioder under året och bruttolön för en löneperiod är 1250 USD (30 000 USD dividerad med 24).
En timmars anställd betalas till timvis för löneperioden. Om en anställdas timpris är $ 12 och hon arbetat 38 timmar i löneperioden är hennes bruttolön för lönechecket $ 456,00 ($ 12 x 38).
Men du är inte klar med bruttolön men om övertid betalas. Därefter måste du beräkna övertid för timarbetare och vissa tjänstemän. Övertidslön måste läggas till löpande lön för att få bruttolön.
03 - Steg tre: Beräkna övertid
Alla timmars anställda har rätt till övertid om de arbetar över 40 timmar i veckan. Vissa tjänstemän är undantagna från övertid, beroende på deras lönenivå. Lägre betalda tjänstemän måste få övertid om deras lön är lika med 455 dollar per vecka (23.660 dollar årligen), även om de är klassificerade som undantagna.
Den federala arbetsrätten kräver ett minimum av övertid på en och en halv gånger timprisen för alla timmar över 40 på en vecka. Du kan betala mer än det som krävs för övertid, men för våra ändamål här använder vi det önskade beloppet. Vissa stater har också övertidslag som kräver att övertid betalas till högre priser. Kolla din statliga arbetsavdelning för detaljer.
Här är ett exempel på hur övertid beräknas:
Sandy arbetar 43 timmar i veckan. Hon har rätt till övertid i 3 timmar vid 1,5 gånger hennes timpris. Om hennes timpris är $ 12, får hon övertid till $ 18 i 3 timmar, totalt $ 54 övertid. Denna övertid läggs till i hennes ordinarie timlön på $ 480 (40 timmar x $ 12), för totalt $ 534. Detta är hennes bruttolön för löneperioden.
Dessa artiklar om övertid kan hjälpa dig att räkna ut övertidslöneproblemet:
04 - Steg fyra: Beräkna federal inkomstskatt (FIT) Återstående belopp
För att beräkna federal inkomstskatt behållande behöver du:
- Arbetstagarens bruttolön för löneperioden
- Arbetstagarens W-4-formulär, och
- En kopia av skattetabellerna från IRS i Publication 15: Employers Tax Guide ). Se till att du har bordet för rätt år. Bordet ändrades den 1 januari 2018, så du behöver 2018-tabellen.
Gå till sidan om publikation 15 som säger: "Procentandel Metod tabeller för inkomstskatt"
Leta efter bordet som matchar:
- Civilstånd. Singel (inklusive hushållsstatus) är till vänster och gift är till höger.
- Betalningsperiodstyp. Detta sträcker sig från vecka till årlig (vilket betyder att personen blir betald en gång per år). Bi-veckan är varannan vecka (varannan fredag, till exempel), och halv månad skulle vara två gånger i månaden (1: a och 15: e till exempel).
- Sök sedan personens bruttolön på den borden.
Låt oss säga att du tittar på den veckovisa löneperioden för en gift person.
Titta ner på vänster sida för att hitta mängden av veckovis bruttolön för den personen. Låt oss säga att det är $ 1500. Hitta $ 1500 i listan "Över ... men inte över". $ 1500 är över $ 525 men inte över $ 1626.
Du ser den här raden:
Beloppet av inkomstskatt att avstå är:
Över- Men inte över-överflödig över-
$ 525 $ 1626 $ 35.90 plus 15% - $ 525
Det finns flera steg till den här nästa delen.
1. Sätt ner $ 35.90 från kolumnen "Skatt av skatt".
2. Då måste du hitta överskottet av din medarbetares lön från numret i kolumnen "över överskott". Subtrahera $ 525 från $ 1500; som ger dig $ 475.
3. Multipla $ 475 med 15% i tredje kolumnen. Det ger dig $ 146,25.
4. Lägg till $ 146.25 till $ 35.90 till lika med $ 182.15. Det är beloppet du avstår från personens betalning för federal inkomstskatt.
IRS har en kalkylator för att göra denna process enklare om du har många anställda.
Därefter måste du beräkna FICA-skatter.
05 - Steg fem: Beräkna socialförsäkring och Medicare Avdrag
Du måste dra av FICA-skatter (Social Security och Medicare) från lönecheck för anställda . Beräkningen för dessa avdrag är ganska enkelt. Mängden FICA-skatt är 15,3% av arbetstagarens bruttolön.
Hälften av det totala (7,65%) hämtas från arbetstagarens lönecheck och hälften betalas av arbetsgivaren.
För den anställde ovan, med $ 1500 i veckolön, är beräkningen $ 1500 x 7,65% (.0765) för totalt 114,75 dollar.
Var försiktig så att du inte dra av för mycket socialförsäkringsskatt från höginkomstmedarbetare, eftersom socialförsäkringen är begränsad varje år, med det högsta beloppet som fastställs av Socialförsäkringsverket.
Du kommer också att behöva överväga det ytterligare Medicare skatteavdrag som beror av högre inkomst anställda, som börjar när arbetstagaren når ett visst betalningsbelopp för året. Tilläggsskatten är 0,9% av bruttolön, och börjar på 200 000 USD, baserat på anställdas W-4-status. Ingen ytterligare skatt beror på arbetsgivaren.
06 - Steg Sex: Ta statliga inkomstskattavdrag
De flesta stater ålägger inkomstskatter på anställdas löner och löner. Du kommer att behöva göra en del undersökningar för att bestämma beloppen för dessa avdrag och hur man skickar dem till lämplig statlig eller lokal skattemyndighet. Dina ansvarsområden som arbetsgivare för avdrag, betalning och rapportering av dessa skatter diskuteras i den här artikeln.
Kom ihåg att använda bruttolön igen för statsskatteavdrag.
Tillbaka till All About Payroll Taxes
07 - Steg sju: Ta andra avdrag
Du är inte helt klar än med avdrag. Här är några andra möjliga avdrag från anställdas lön som du kanske behöver beräkna:
- Avdrag för anställda bidrag till hälso planen täckning
- Avdrag för 401 (k) eller andra pensionsplanbidrag
- Avdrag för bidrag till interna företagsfonder eller välgörande donationer.
Kom ihåg att alla avdrag baseras på bruttolön.
08 - Slutligen, ett exempel på hur medarbetarens betalningsstub kommer att se
När det gäller den anställde ovan skulle veckovisningsstuben se ut så här:
Brutto betalning FIT Återhållande FICA Återbäring Övriga Avdrag Nettolön
$ 1500.00 $ 182.15 $ 146.25 $ 0 $ 1171.60
09 - Använda tabellerna för procentandel av metoden för att beräkna federalt inkomstskatteavdrag
Den procentuella metoden för beräkning av källkod är en alternativ beräkningsmetod. Denna beräkning baseras inte på bruttolön men på nettolöner efter avdrag för totala källkvoter. För år 2018 har IRS publicerat detaljer om meddelande 1036 och förklarar hur procentprocenten fungerar.
För det första drar du av det totala antalet ersättningar (på formulär 5 i formuläret) från bruttolön för rätt löneperiod. Om en anställd har två ersättningar och betalas varje vecka, kommer summan att dra av sig vara 159,60 dollar. Om arbetstagarens veckolön är $ 650,00, är det belopp som används i beräkningen $ 650 minus $ 159,60 eller $ 490,40. Använd sedan tabellen på meddelande 1036 för att beräkna förvaringen på samma sätt som i steg fyra.
10 - och glöm inte att betala dina löneskatter
Du måste göra inlåning med IRS av de skatter som hölls från anställda betala för federala inkomstskatter och FICA skatter och de belopp du är skyldig som arbetsgivare. Specifikt, efter varje lönedel måste du
- Betala den federala inkomstskatten från alla anställda
- Betala FICA skattelättnader från alla anställda, och
- Betala hälften av FICA-skatten för alla anställda.
Beroende på storleken på din löneavgift måste du göra inbetalningar varje månad eller halv vecka.
Du måste också lämna en kvartalsrapport på Form 941 som visar de belopp du är skyldig och hur mycket du har betalat.