IRS säger att någon förmån eller betalning till ledande befattningshavare som inte tillhandahålls andra anställda kan bli föremål för beskattning till arbetstagaren.
Vid granskning av denna lista av icke-kontantskyddsavgifter diskuteras två faktorer:
- Huruvida förmånen är eller kan vara avdragsgill för arbetsgivaren som affärskostnad. För att kunna vara avdragsgill måste du kunna visa för IRS att utgiften var "vanlig och nödvändig" för verksamheten.
- Huruvida förmånen är beskattningsbar som kompensation (ersättning) till arbetstagaren.
Om en förmån är beskattningsbar för arbetstagaren är värdet det belopp som arbetstagaren skulle betala för denna förmån i en armlängdstransaktion .
Lådor på idrottsplats
Om ett företag köper eller hyr ut en skybox eller lyxlåda på en idrottsplats kan företaget inte dra av mer än priset på samma antal vanliga platser på den platsen. Övriga tillhörande kostnader (till exempel catering) måste vara "vanliga och nödvändiga" för verksamheten som kan avdragas som underhållskostnader .
En låda som köpts eller hyrs till förmån för en viss verkställande direktör kan vara skattepliktig inkomst.
Awards / Bonus
Utmärkelser eller bonusar anses vara ersättning. Var försiktig med att tillhandahålla icke-kontanta betalningar "på uppdrag av" chefer. Om dessa betalningar verkar vara personliga är de inte avdragsgilla för bolaget och de är skattskyldiga för verkställande direktören.
Klubbmedlemskap eller klubbavgifter
Klubbmedlemskap eller klubbavgifter av alla slag är inte avdragsgilla, såvida de inte har ett specifikt affärsändamål (t.ex. en handelsgrupp). Detta inkluderar sociala, atletiska, sportiga, lunch, flygbolag och hotellklubbar. Syftet med klubben ("affärsrelaterat"), inte namnet styr Om kostnaden är avdragsgill är det skattepliktigt resultat för verkställande direktören.
Företagskreditkort
Många företag tillåter anställda att använda kreditkort för att köpa varor till företaget. Vissa företag utfärdar kreditkort till chefer och betalar räkningarna utan att kräva att verkställande företagen ska visa affärsändamål. Personliga utgifter som betalas genom dessa kreditkort till ledande befattningshavare betraktas som skattepliktiga förmåner och de kan inte dras av som företagskostnader.
Executive matsal
Måltider som är inredda i arbetsgivarens lokaler och för arbetsgivarens bekvämlighet kan uteslutas från verkställande direktörens inkomst om kostnaden uppfyller testet "de minimis fringe" som utesluts från anställningsinkomst.
Lån till chefer
IRS kommer att anta att ett lån till en verkställande direktör är verkligen ersättning om inte det kan visas att lånet är bona fide. Faktorer som visar ett lån är bona fide är (1) förekomsten av en sedel, (2) kontantbetalningar på ett visst schema, (3) räntekostnader och (4) säkerhet.
Lånet bör noteras som fordran på bolagets böcker, och räntan ska vara till marknadsränta. Personliga lån till tjänstemän och direktörer för offentliga företag är förbjudna enligt Sarbanes-Oxley Act från 2002.
rabatter
Rabatter på egendom eller tjänster som tillhandahålls kunderna måste ges till alla anställda på ett icke-diskriminerande sätt. IRS tillåter inte företagsrabatter för direktörer och oberoende entreprenörer . Det framgår inte av denna IRS-artikel om dessa rabatter är skattepliktiga för anställda eller om värdet av dessa rabatter är en avdragsgilla affärskostnad för arbetsgivare.
Make / beroende livförsäkring
Värdet på maka eller beroende livförsäkring måste inkluderas i verkställande direktörens inkomst. Eftersom det inte finns några affärsändamål för denna förmån är det förmodligen inte självrisk för bolaget.
Transport / bil för användning av anställd
Om en arbetsgivare tillhandahåller en bil eller annat fordon för en verkställande direktör kan beloppet uteslutas från intäkter upp till det belopp som skulle vara tillåtet som avdragsgilla företagskostnad om verkställande direktören betalade för sin användning. Förvaltarens personliga användning av fordonet är beskattningsbar.
Arbetsgivare-betald parkering
Parkerings- och transitpass är inte skattepliktiga för arbetstagaren om särskilda månadsgränser inte överskrids. Kolla med din skatterådgivare .
Anställd användning av börsnoterade fastigheter
Listad egendom som bärbara datorer och mobiltelefoner. Om du ger en bärbar dator till en verkställande befattningshavare, behåll detaljerade journaler för att fastställa företagsanvändning av datorer som kan tas hem eller hålls hemma av cheferna. Det finns inga inspelnings undantag som "ingen personlig användning" tillgänglig för datorer.
Mobiltelefoner och bilstelefoner som tillhandahålls för chefer kan också uteslutas från en verkställande direktörs inkomst om detaljerade register hålls och visar dokumentation för företagsanvändning för inköp och drift.
Relocation
Flyttningskostnader som betalas av arbetsgivare betraktas vanligen som beskattningsbar inkomst för anställda. Endast kostnaderna för att flytta personliga tillhörigheter och resa till den nya platsen är avdragsgilla. Kostnader som måltider och logi i tillfälliga kvartaler är inte avdragsgilla. Dessutom ingår andra kostnader som betalas av arbetsgivaren, såsom mäklaravgifter, fastighetsskatter, försäkringar, fixkostnader och ersättning för förluster i förhållande till försäljningen av tidigare hem i arbetsgivarens bruttoinkomst .
semester
Om du betalar för en semester för en verkställande (hotell, flyg och andra utgifter), värderas semesteret som personligt måste ingå i verkställande bruttoinkomst. Värdet är inte heller avdragsgill för arbetsgivaren som affärskostnad.
Ägare / beroende / annan enskild resa med en verkställande
Betalningar för en make, beroende eller andra personer som reser med en verkställande direktör är inte avdragsgilla affärskostnader om inte (a) individen är en anställd, (b) individens resor är för bona fide affärsändamål, och (c) kostnader skulle annars vara avdragsgilla av den enskilda personen. För att motivera dessa undantag behåller du goda uppgifter om resans syfte och den tid som denna person spenderar i affärsändamål.
Finansiell planering, förmögenhetshantering
Finansiell planering eller förvaltning av förmögenhetsförvaltning som ges till chefer betraktas som en skattepliktig förmån. Det är tveksamt att de skulle kvalificera som avdragsgilla affärskostnader.
Kvalificerade pensionsplaneringstjänster
Om du har en kvalificerad pensionsplan kan du ge anställda pensioneringsplaneringstjänster. Dessa tjänster anses inte som inkomst för de anställda. Ditt företag får inte diskriminera till förmån för högt kompenserade chefer för att tillhandahålla dessa tjänster.