Vilka anställda flyttar utgifter som du borde betala
Det är bäst att ersätta endast de rörliga utgifter som godkänts av IRS som avdrag från en arbetstagarnas skattedeklaration.
Enligt IRS inkluderar avdragsgilla rörelsekostnader för anställda endast
"rimliga utgifter för:
Flytta hushållsartiklar och personliga effekter från det tidigare hemmet till det nya hemmet, och
Resa (inklusive boende) från det tidigare hemmet till det nya hemmet.
Återbetalningar av avdragsgilla utgifter är alltid skattskyldiga för arbetstagaren, även om ersättningen kan kvalificeras som en ansvarsskyldig plan (som beskrivs nedan).
Skatteeffekterna av anställdas rörliga utgifter
I allmänhet är alla betalningar du gör till anställda beskattningsbara, och betalning av anställdas rörliga utgifter betraktas som en skattepliktig förmån. Men det finns ett sätt att göra förmånen icke skattskyldig till arbetstagaren.
Om du vill att arbetstagarens rörliga utgifter ska vara icke skattskyldiga för arbetstagaren (IRS använder termen "utesluten" från beskattning) måste du betala dem genom vad IRS kallar en ansvarsfull plan .
I det här fallet betalar arbetstagaren utgifterna och ersätter dem.
För att uppfylla kriterierna för en ansvarsfull plan måste utgifterna specificeras och endast särskilda kostnader kan betalas. Utgifterna måste också vara för affärsändamål.
Arbetstagaren måste ha betalat eller ådragit sig självriskutgifter när han utför tjänster som anställd i ditt företag. Det kan hända att du måste dokumentera att flytten krävs av din verksamhet.
Det finns också några redovisningsförfaranden som måste följas för att ersättningsplanen ska vara
- Arbetstagaren måste " inom rimlig tid redogöra för dessa kostnader". Det betyder att arbetstagaren måste ge dig kvitton för alla utgifter.
- Om du ger arbetstagaren ett förskott på dessa utgifter, Arbetstagaren måste returnera eventuella överskjutande pengar inom rimlig tid.
Till exempel, låt oss säga att du förskott $ 5.000 för att flytta utgifter och den anställde ger dig kvitton för $ 3,660. Arbetstagaren måste ge dig en check för balansen ($ 1.350). Om alla kriterier för en ansvarsfull plan inte är uppfyllda är planen inte en ansvarsfull plan. Och " ersättningar för avdragsgilla utgifter " (till arbetstagaren) och ersättningar för diverse eller ospecificerade utgifter är skattskyldiga för arbetstagaren.
Bara för att vara helt uppenbart: Eventuella ersättningar till anställda enligt en oförklarlig plan måste betraktas som skattepliktiga (inklusive avstående), även om ersättningen avser kostnader som är avdragsgilla för arbetstagaren. Och eventuella betalningar som inte styrkas av kvitton, även om de ingår i en ansvarsskyldig plan, är skattepliktiga och föremål för avstående.
Avhållande av löneskatter på rörliga utgifter till anställda
Om betalningarna gjordes enligt kriterierna för en ansvarsskyldig plan, och alla nödvändiga villkor har uppfyllts, är betalningarna till anställda för rörliga utgifter inte föremål för reservering.
Flyttande utgifter som inte är gjorda enligt kriterierna för en ansvarsskyldig plan (beskrivs ovan) är föremål för avslag för federala inkomstskatter, FICA-skatter (Social Security and Medicare) och federala arbetslöshetsskatter.
Rapportering rörliga utbetalningar på en anställdes W-2-formulär
Om ersättningen till arbetstagaren uppfyller alla villkor för en ansvarsskyldig plan, som beskrivits ovan, behöver du inte inkludera dessa ersättningar på anställdas W-2. Om arbetstagaren ger dig tillräcklig redovisning för utgifterna, men det överskjutande beloppet inte återbetalas, måste du kolla med din lönestjänst eller skatteförberedare för att bestämma hur du ska rapportera de skattepliktiga och icke skattepliktiga beloppen. Du måste anmäla summan av denna förmån när du slutför W-2 års årsredovisning för arbetstagaren för föregående år.
Patriot Software ger mer förtydligande om hur dessa kostnader skrivs in på en anställds W-2-formulär. Vi använder exemplet ovan, där den anställde får 5 000 dollar för att flytta utgifter, har kvitton för 3 660 dollar och håller kvar de resterande $ 1,350. Det belopp som den anställde håller är beskattningsbar för arbetstagaren. Vi antar att betalningen görs enligt kraven för en ansvarsfull plan, som beskrivits ovan:
- Den skattepliktiga $ 1,350 ingår i ruta 1 i W-2 (och i lådorna 3, 5 och 16, om de är beskattade av staten eller staden).
- Federal och statsskatteavdrag och FICA-skatter måste beräknas för de skattepliktiga $ 1.350 och inkluderas i lämpliga lådor på W-2.
- Du måste inkludera $ 3,660 (beloppet är lika med det underbyggda beloppet (till exempel den icke-skattepliktiga delen) i ruta 12 i Form W-2 med kod "L."
För mer information om hur detta fungerar, se IRS Publication 15 (Circular E).
Att ge en anställd extra pengar för rörliga kostnader
Vissa företag ger anställda ett bestämt belopp för rörliga utgifter, beroende på typen av flytt och avståndet. Betalningen kan fortfarande vara avdragsgill för ditt företag som affärskostnad.
Om du vill ge en anställd pengar för att flytta utgifter och låta arbetstagaren bestämma hur dessa pengar ska spenderas, har du en icke-beräkningsbar plan enligt IRS-reglerna. I det här fallet, som nämnts ovan, om du inte vill att arbetstagaren måste visa kvitton, är hela betalningen beskattningsbar för arbetstagaren som en förmån. Dessutom måste federal inkomstskatt och FICA-skatt hållas kvar på betalningen.
I det här fallet kan du vilja lägga till ett extra belopp till betalningen för att hjälpa medarbetaren med de ytterligare skatter som måste betalas. Detta kallas "uppräkning" en check, och det är gjort att ge arbetstagaren det exakta beloppet för betalningen, efter skatt.
Om du till exempel betalar en anställd på $ 2 000 i rörliga utgifter, kan du göra en uppräkningsberäkning för att ge mer än 2 000 dollar för att täcka de extra skatterna. Patriot Software har en gross-up kalkylator som kan hjälpa dig med detta.
Arbetstagarnas rörliga utgifter är avdragsgilla
Betalning av rörelsekostnader för anställda är avdragsgilla företagskostnader för ditt företag. Medarbetare som flyttar utgiftsavdrag för anställda bör begränsas till de som arbetstagaren kunde dra av sig på egen räkning. Det innebär bara kostnaderna för att flytta hushållsartiklar och resekostnader till den nya platsen för arbetstagaren och hans eller hennes familj.
Berätta för anställda om planen för rörliga kostnader
Precis som med alla andra anställningsförmåner måste alla anställda behandlas lika. Du kan ange kriterier för att kvalificera dig för planen per anställdstyp (tjänstemän till exempel per timme), men du kan inte ge en anställd i samma klassificering mer av denna förmån än en annan.
Det är alltid en bra idé att skriva denna typ av fördel skriftligen och att inkludera den i din kommunikation med anställda. Din personalhandbok eller policy och procedurhandbok är ett bra ställe att beskriva planen. Glöm inte att inkludera information om skatteeffekterna av denna förmån.
Hjälper anställda med deras rörliga kostnader Avdrag
Om du inte är en kvalificerad skatteförberedare är det inte bra att ge skatteråd till anställda om inkomstavdragsavdrag. Uppmuntra dina anställda att få professionella skatteanvisningar eller använda professionell skattprogramvara . Här är några saker du kan göra för att hjälpa anställda att förstå denna rörliga kostnadsförmån och hur det kommer att påverka sina skatter:
- Ge anställda ett jobbflyttningspaket som förklarar hur och när rörliga kostnader kommer att ersättas av ditt företag.
- Ge anställda möjlighet att ändra sitt kvarhållande (på formulär W-4 ) för att ta hänsyn till den ursprungliga ersättningsbetalningen.