Det är i huvudsak konferensen före konferensen.
För de som kanske inte planerar frekventa möten, kan ett pre-con möte tyckas obekvämt eller obehagligt först eftersom det kan innehålla nya villkor eller språk, till exempel "händelse CV" eller "bankett händelse ordning".
Vad ska evenemangsplanerare förvänta sig av en pre-con?
En pre-con är ett möte som hålls med evenemangsleverantörer och leverantörer där evenemanget eller programmet är planerat att äga rum. Det hålls vanligtvis en eller två dagar före den aktuella händelsen och skiljer sig från att gå igenom det som inträffar på dagen för en händelse.
Vissa människor kan associera pre-con möten med planering av större konferenser, kongresser, kongresser och incitamentsprogram. Det är dock också vanligt att hålla ett möte för seminarier och andra speciella evenemang.
Vad kan man förvänta sig under ett möte före mötet
Pre-con-mötet gör det möjligt för evenemangsplaneraren att granska alla slutliga logistik för ett visst program med leverantörs ledningsgruppen som är involverade i programmet.
Ett pre-con möte är vanligtvis samordnat och planerat av platsens konferenschef. Han eller hon kommer att bjuda chefer från olika områden som är involverade i händelsen att granska logistiken för deras speciella roll för en händelse.
Det här är en utmärkt tid för mötes- eller evenemangsplaneraren att upprätta en rapport med alla inblandade.
Under pre-con är det lämpligt för evenemangsplaneraren att markera några av de viktigaste målen för evenemanget, inklusive viktig information om organisationen värd för evenemanget, nyckelmeddelanden som förmedlas vid evenemanget och viktiga VIP-er.
Pre-Con är rätt tid att granska händelseresumman
En händelse CV är också känd som händelsespecifikationer. Den innehåller all relevant information om ett program eller en händelse, inklusive detaljer om själva programmet. Dessa poster kan innehålla några eller alla följande: datum, tider, kontakter, deltagareprofiler, akutkontakter, mat och dryck, transport, fraktinformation, fakturering, audio / visuella och andra speciella behov.
Varje avdelningschef kommer att granska hans eller hennes förståelse för händelsen , inklusive relevanta detaljer och deras typiska operativa förfaranden. De kommer också att granska deras förståelse av händelsekontraktet och information som tidigare delats i banketthändelserna.
Mötes- och evenemangsplanerare bör komma ihåg att fråga detaljerade frågor relaterade till evenemangsspecifikationerna under den här tiden, såsom personalnivåer och namnen på viktiga kontakter under den aktuella händelsen från alla representerade områden. Viktiga inslag i diskussionen kan innehålla en översyn av:
- Kraven på mat och dryck
- Gästrumslista krav (om det är lämpligt)
- Konferens och mässa ställer krav
- Mötesrum och affärshow utrymme krav (planer)
- Tekniska krav, såsom el och telekommunikation
- Detaljer om skyltar placering
Det här är den perfekta tiden att göra förändringar i sista minuten. Även om de kanske inte alltid gillar det, förväntar sig de flesta leverantörer och leverantörer rimliga (och orimliga) förändringar. Självklart, om pre-con är planerad under en tid då installationen pågår, bör du överväga att göra en tidig inspektion för att säkerställa att allt går rent.