Kostnader för att implementera ett ERP-system
Det finns många anledningar att företagen börjar söka efter nya ERP-program (ERP). Många företag växer upp sina paketprogram på paketnivå, som QuickBooks eller Peachtree. Andra tycker att deras befintliga programvara inte integreras med andra programvarusystem från tredje part och skapar behovet av att göra mer arbete. Oavsett orsaken är den första frågan du sannolikt kommer att fråga när du köper ett nytt ERP-system "Hur mycket kostar det?"
Totalkostnad för äganderätt: Glöm inte dolda kostnader
Den totala ägandekostnaden inkluderar en mängd kostnader, inte bara licensavgifterna för programvara. En vitpanel för ERP-paneler indikerar att det finns fyra kostnader för ERP-implementering:
- Programvarulicensavgifter
- Underhållsavgifter
- Hårdvara
- Implementeringstjänster
Andra implementeringsspecialister föreslår dock att dessa kostnader går mycket större än de som anges i ERP-vitboken. IQMS, som har erbjudit ERP Software-system sedan 1989, citerat många andra dolda kostnader i sin erfarenhet av att utföra ERP-implementeringar som företagare bör överväga. Enligt IQMS omfattar de totala kostnaderna för ERP- ägande:
- Dold kostnad nr 1: Implementering
- Dold kostnad nr 2: Utbildning
- Dold kostnad nr 3: Utveckling för anpassning
- Dold kostnad nr 4: Process Redesign
- Dold kostnad nr. 5: Underhåll
- Dold kostnad nr 6: Uppgraderingar
- Dold kostnad nr 7: Support
IQMS rekommenderar att du ska se till att din programvaruleverantör inkluderar alla dessa kostnader i sitt förslag till dig och att du kommer att ha en bra uppskattning av de totala kostnaderna om de villigt "sätter dem på bordet" för att du ska se.
Uppskattning av kostnader: Regler för tummen
De totala kostnaderna för genomförandet kommer aldrig att vara kända tills du avslutar ditt projekt eftersom efterbliven är 20/20. En sådan retrospektiv analys kommer dock att göra dig lite bra när du utvärderar din budget som utarbetas innan du genomför genomförandet av ditt nya ERP-system.
Medan du aldrig någonsin kan veta vad dina slutliga kostnader kommer att sluta göra, kan du se till att din budget är minst rimlig. Det finns ingen sämre känsla i näringslivet än att vara över budgeten, och många projekt är över budget bara för att de är under budget. Så var noga med att bara göra några enkla kontroller för att se till att alla kostnader ingår och då att de budgeterade kostnaderna verkar rimliga.
Detta ber om frågan om "Vad är rimliga kostnader?" Det bästa rådet kommer från J. Carlton Collins, CPA som skrev att "Verkligheten är att kostnaden för att implementera en mellanmarknad till avancerad redovisningssystem kommer vanligtvis att vara från 1: 1 till 2: 1 jämfört med kostnaden för mjukvaran."
Den här enkla tumregeln kan styra dig i dina totala kostnader. Min erfarenhet har varit att de totala kostnadsöverskridandena vanligtvis är mycket större än vad som är lämpligt för planering, förberedelse och provning. Du borde förvänta dig att spendera 20-25% av dina kostnader i denna planerings- och förberedelsesfas, och Collins visar att endast 10% av kostnaderna spenderas på att faktiskt implementera programvaran medan lejonens andel av ERP-implementeringskostnaderna är utbildningskostnader.
The Take Away
Avhämtningen här är att du måste tänka på att dina totala kostnader för ERP-genomförandet inkluderar alla kostnader och att dessa kostnadsberäkningar är rimliga om du vill få en exakt bild av vad du ska spendera på ditt nya system.
Du bör också ägna tillräckliga resurser till planering, förberedelse, testning och träning, för om du inte spenderar pengar på dessa områden kommer du sannolikt att sluta spendera mer förväntat för din ERP-systemimplementering.
referenser
Kostnader för ERP-implementering. "Utöver programvara: Hur man budgetar kostnaden för ERP-implementeringstjänster". Sherwood.com. Hämtad 26 augusti 2013.
Dolda ERP-utgifter. " Varför pris borde inte vara den sista faktorn när man investerar i tillverkning av ERP-programvara: de dolda kostnaderna finns ofta i lågkostnads-ERP-system ". Iqms.com. Hämtad 26 augusti 2013.
Carlton, JC "Implementation Costs: En diskussion om kostnaden för att implementera ett bokföringssystem eller ERP-lösning". ASA Forskning. Hämtad 26 augusti 2013.