Varför betala kontant är en dålig idé
Även om det inte är olagligt att betala anställda och oberoende entreprenörer i kontanter, är det inte en bra affärspraxis av många anledningar. Vissa företag använder pengar för att betala anställda i ett försök att undvika att betala löneskatter , och vissa anställda ber om kontantbetalningar för att undvika inkomstskatter.
Denna artikel diskuterar juridiska och skattemässiga frågor och federala lagar rörande inkomstskatter, löneskatter och andra skattefrågor.
Lön och skattefrågor vid betalning av anställda i kontanter
- Arbetsgivare måste hålla in löneavgifter (federal och statlig inkomstskatt och FICA (Social Security / Medicare) skatt) från anställdas lön;
- Arbetsgivare måste också rapportera och betala dessa löneskatter, inklusive både arbetstagaren och arbetsgivardelen av FICA-skatter, till IRS
- Övriga anställningsskatter ska betalas på anställdas inkomster , inklusive arbetslöshetsskatter , och statliga ersättningspensionsbetalningar från staten
- Arbetsgivare måste rapportera anställningsinkomst på Form W-2 varje år. Detta inkluderar kontantinkomst.
- Arbetsgivare måste verifiera arbetskravet för nyanställda anställda, med Form I-9 eller E-Verify-systemet. Denna verifiering sätter arbetstagaren i det federala systemet, och om dessa anställda betalas kontant, kan byråskontroller avslöja försök att undvika löneskatter genom att betala kontant.
Effekt av kontantbetalningar på anställda
- Arbetstagare som betalas kontant, som inte har några FICA-skatter, hålls nekade sociala intäkter som kunde ha använts vid beräkningen av deras potentiella sociala förmåner.
- På samma sätt är anställda som inte är "på lönlistan" inte berättigade till arbetstagarersättning eller arbetslöshetsersättning.
CPA Gail Rosen säger detta om att betala anställda kontant:
Att betala arbetstagare olagligt i kontanter kan leda till allvarliga problem utöver skatteproblem. När en arbetare är "inte på böckerna" kan du plötsligt få ansvarsförbindelser som verkligen kan vara katastrofala.
Om en arbetare blir skadad på jobbet och landar uppe på sjukhuset, kommer de att bli frågade om de har skadats på jobbet. Om den skadade arbetaren svarar ja, då kommer de att omfattas av arbetstagarens ersättning. Du har allvarliga problem, om du inte betalade ersättning för arbetstagare eftersom du betalade dem kontant. Samma sak gäller för att inte betala in i statens funktionshinder och arbetslöshetsfond. Om du till exempel brandar arbetaren och de söker arbetslöshet, så kommer du att få revisorer att knacka på din dörr.
Betala barn, makar eller familjemedlemmar i kontanter
Lönerna för barn under 18 år som arbetar i din verksamhet omfattas av samma förbehåll, löneskatt och anställningsskatt som övriga anställda. Om du hyr dina egna barn får de inte vara föremål för FICA-skatter, men deras löner måste rapporteras till IRS. Läs mer om att anställa dina barn som anställda.
Att anställa din make eller andra familjemedlemmar för att arbeta för ditt företag och betala kontant kan också beröva denna person av sociala förmåner.
Och alla andra frågor som nämns ovan, inklusive ditt juridiska ansvar att rapportera och betala löneavgifter, gäller.
Betala oberoende entreprenörer i kontanter
Många företag betalar kontraktsarbetare (ledig arbetskraft, sommararbetare, medan betalningar till oberoende entreprenörer har färre problem än anställda, är två frågor värda att notera:
- Betalningar till kontraktsarbetare måste rapporteras årligen på blankett 1099-MISC , och
- Du måste verifiera skattebetalarens ID för oberoende entreprenörer. Om skattebetalarens ID inte kan verifieras måste du ta backupavdrag från entreprenörens lön.
Kontantbetalningar till leverantörer och andra som du gör affärer måste fortfarande vara underbyggda om du vill att dessa kontantbetalningar ska dras av som kostnader för din företagsbeskattningsavgift . Även små betalningar i kontanter bör betalas via en likviditetsfond med lämplig dokumentation.