Anställa och betala en oberoende entreprenör

by Jean Murray

Skatter, Avtalsparter, Säkerhetskopiering

Många småföretagare föredrar att arbeta med oberoende entreprenörer istället för att anställa anställda. Fördelarna med att anställa oberoende entreprenörer är:

Flexibilitet i att kunna variera arbetade timmar, eller betala genom projekt, och inte behöva betala när arbetet inte är tillgängligt.
Outsourcing av icke-väsentliga uppgifter, som IT och underhåll, så att du inte behöver skapa en ny avdelning inom ditt företag.
Att kunna säga upp förhållandet enkelt utan pappersarbete och potentiella problem som går med att skjuta en anställd.
Att inte behöva betala FICA-skatter (Social Security och Medicare) när det gäller skatter, förmåner och avtal. Men du måste fortfarande ha ett kontrakt (inte ett anställningskontrakt) och det finns fortfarande pappersarbete du måste slutföra och skatter som måste tilldelas.
Mindre anställning pappersarbete, färre rapporter och betalningar till IRS.

Men som anställningsgivare finns det fortfarande några saker du måste göra för att anställa den oberoende entreprenören och börja betala den personen.

01 - Vad är en oberoende entreprenör?

En oberoende entreprenör är en person som arbetar för en annan person eller ett företag. Entreprenören är per definition oberoende och inte en anställd i det anställande företaget.

Ett perfekt exempel på en oberoende entreprenör är en städservice. Tjänsten kommer in på ditt kontor för att göra arbete, men rengöringsarbetarna är inte anställda i ditt företag.

Oberoende entreprenörer anses vara företagare. De redovisar intäkter på sina personliga avkastningar och de kan dra av sig företagskostnader.

02 - Se till att arbetaren är en oberoende entreprenör, inte en anställd

Av olika skäl (för det mesta att göra med löneskatt ) är IRS oroad över att arbetstagare är lämpligt klassificerade som antingen oberoende entreprenörer eller anställda. FYI: IRS anser att arbetstagaren är anställd, om inte du kan bevisa något annat.

IRS bestämmer arbetstagarnas status från fall till fall och det ser på flera faktorer - inklusive beteende, ekonomi och kontroll - för att bestämma status. Om du är oklart om statusen för personer som arbetar för ditt företag, kan du räkna med en bestämning från IRS.

Missklassificering av en ny arbetstagare som oberoende entreprenör kan skapa skatteskulder, böter och påföljder för ditt företag, så var noga med att arbetaren du anställer är en oberoende entreprenör, inte en anställd. Denna artikel förklarar skillnaden.

03 - Form W-9 för oberoende entreprenörer

Form W-9 måste undertecknas av alla oberoende entreprenörer när de börjar arbeta för ditt företag. Denna blankett krävs för att tillhandahålla ett skatte-ID-nummer (personnummer, arbetsgivar-ID (EIN) eller annat.

W-9-formuläret har samma syfte som en W-4-form för nyanställda anställda.

Om en kontraktsarbetare inte har ett skatteidentifikationsnummer på fil, kan de bli föremål för avstående från sina betalningar (kallad säkerhetskopiering).

04 - New Hire Paperwork för en oberoende entreprenör

Det nya uthyrningspapper som behövs för en oberoende entreprenör är

(1) A) Form W-9 (liknande en W-4-formulär för anställda) för att tillhandahålla ett skattemässigt identifieringsnummer ,

(2) En kopia av personens CV eller yrkeskvalifikationer, för ditt eget skydd och för att verifiera vid en revision, och

(3) en kopia av kontraktet. Även den enklaste IC-relationen borde ha ett kontrakt.

05 - Kontrollera referenser innan du anländer till en oberoende entreprenör

På samma sätt, som du kontrollerar referenser för en anställd, var noga med att du kontrollerar uppgifterna från en entreprenör före anställning. Till exempel, om du funderar på att hyra en bokhållare, se till att den här personen inte har några felony convictions.

Gör en bakgrundskontroll av alla potentiella entreprenörer, på samma sätt som du kontrollerar innan du anställer anställda.

Om den oberoende entreprenören är organiserad som ett företag, bör du göra en check med Better Business Bureau för att se till att inga klagomål har lämnats in mot denna verksamhet.

Glöm inte den sökta sökningen, inklusive recensioner av verksamheten.

06 - Betala en oberoende entreprenör

Att betala en oberoende entreprenör är ganska enkel. Du kan betala per timme eller av jobbet. I de flesta situationer hålls ingen inkomstskatt, inga FICA-skatter (Social Security och Medicare) måste hållas kvar, och inga andra anställningsskatter måste betalas.

07 - Oberoende entreprenörer och anställningsskatter

Du måste hålla reda på betalningar du gör till oberoende entreprenörer varje år. Du behöver inte hålla FICA skatter ( Social Security och Medicare skatt) från dessa betalningar.

För varje oberoende entreprenör du betalat 600 kronor eller mer under året måste du anmäla det totala beloppet som betalats på Form 1099-MISC och ge en kopia av detta formulär till entreprenören för inkomstskatt.

1099-MISC måste ges till entreprenören senast den sista dagen i januari det följande året och en blankett 1096 måste skickas till Socialförsäkringsverket senast i februari med kopior av 1099-blanketterna.

08 - Innehav av inkomstskatt från en oberoende entreprenör

I de flesta fall behöver du inte hålla inkomstskatter från de betalningar du gör till oberoende entreprenörer. Men det finns några undantag:

Du som företagsägare och betalare måste hålla ut skatter på betalningar till en oberoende entreprenör om:

Skattebetalaren har inte gett dig ett skattebetalarens identifikationsnummer (Social Security Number, Employer ID Number eller Individual Taxpayer ID Number)
IRS har meddelat dig att skattebetalarens ID-nummer är felaktigt
IRS har meddelat dig att skattebetalaren inte har redovisat alla ränte- eller utdelningsinkomster under tidigare år

09 - Skapa ett kontrakt för en oberoende entreprenör

I alla fall, innan du anlitar en oberoende entreprenör, skapa ett avtal och få det undertecknat av entreprenören. Avtalet bör innehålla detaljer om entreprenörens krav, lönesatser och avsnitt om upphävande och sekretess.

Om entreprenören skapar immateriella rättigheter , bör ägandet av denna egendom vara klart. Slutligen kan du vilja att entreprenören skriver under ett konkurrensavtal.