Viktig anmärkning: IRS gör det klart att om du använder en löneverkstjänst eller någon annan för att göra ditt löneverk, inklusive rapporter och inlåning, lindrar du dig inte som en arbetsgivare för ansvaret för att se att avkastningen lämnas in i rätt tid och att alla skatter betalas korrekt och i tid.
Vilka löneskatter måste jag betala?
Federal och statliga löneskatter inkluderar:
- Federal och statliga inkomstskatter som måste hållas kvar från anställda betala och betalas till IRS (federala inkomstskatter) och stater (statliga inkomstskatter) enligt lag.
- FICA skatter ( Social Security and Medicare skatter) hölls från anställdas lön och matchas av arbetsgivare. FICA-skatter måste betalas antingen halv veckovis eller månadsvis beroende på storleken på din lönedel och rapporteras kvartalsvis på Form 941 .
- Federal arbetslöshetsskatter som betalas utifrån bruttolönen för alla anställda. Dessa skatter betalas kvartalsvis eller årligen och rapporteras på Form 940.
- Statliga arbetslöshetsskatter , insamlade, rapporterade och betalda enligt statens lagar.
Övriga löneavgiftsskulder inklusive årlig lön och skattrapportering för anställda på Form W-2 och kontraktsarbetare på Form 1099 .
Återbetalningsfonden för förtroendefonden
Trust Fund Recovery Recovery är en påföljd för företag som samlar in pengar, redovisar pengar och betalar pengar till skattemyndigheter.
Försäljningsskatter är en TFRP-skatt, liksom löneavgifter. TFRP kan införas av IRS för:
- Willful misslyckande att samla skatt,
- Willful misslyckande att redovisa och betala skatt, eller
- Försiktigt försök på något sätt att undvika eller besegra skatt eller betalning av dessa.
Notera användningen av termen "försiktig", som definieras av IRS som "avsiktlig, avsiktlig, frivillig och kunskap, så skild från oavsiktlig.
"Willfulness" är attityd hos en ansvarig person som med fri vilja eller val avsiktligt ignorerar lagen eller är helt otvivelaktig mot sina krav. "I vissa fall är en hänsynslös motsättning av uppenbara fakta tillräcklig för att visa viljan.
Personlig ansvar för löneskatter
Du som ansvarig för ditt företag kan hållas personligen ansvarig för försiktigt underlåtenhet att hålla av med löneavgifter för arbetstagare och löneavgifter eller att betala inskränkta inkomstskatter och andra löneskatter till federala och statliga myndigheter.
Vad är sanktionerna?
Påföljder är komplicerade. denna lista är kortfattad och generell. Mer information om påföljder finns i IRS Publication 15: Employers Tax Guide . Dessa påföljder gäller för Form 941 skatter (källskatt och FICA skatter) men kan också gälla andra liknande former.
Underlåtenhet att lämna in formulär 941 och liknande formulär: 2% 1-5 dagar sen, 5% 6-15 dagar sen, 10% mer än 16 dagar sen eller inom 10 dagar efter första tillkännagivandet från IRS, högst 15%.
Förtroendefondets återbetalningsstraff för underlåtenhet att betala löneskatt vid förfallodag till den ansvariga parten. IRS säger, "Om inkomst, social trygghet eller Medicare skatter som måste hållas kvar inte hålls eller inte betalas, kan du [som ansvarig person] vara personligen ansvarig för återbetalningsfonden för förtroendefonden."
Kom ihåg att TFRP är 100% av den obetalda skatten (inkomst, social trygghet och Medicare). Förutom påföljder uppkommer ränta från förfallodagen.
Vad om jag gör inlåning sent? Hur tillämpas inlåning?
Inlåning tillämpas på den senaste skulden. Låt oss säga att du måste göra en insättning på $ 1500 varje månad. Du gör inte din inlåning den 15 mars, men du gör en insättning på $ 2000 den 15 april för att komma ikapp. $ 1500 tillämpas den 15 april och $ 500 till den 15 mars. Du kan bli bedömd ett straff för $ 1000 utan deponering för 15 mars.
Andra typer av lönesamhetsrelaterade påföljder
- Även om du kan bevisa att du inte betalat eller rapporterade skatter inte var "försiktig", och du undviker att behöva betala Trust Fund Recovery Penalty, kan du fortfarande få böter för sena betalningar.
- Du kan också straffas för obetald löneavgift om du missgynnade arbetstagare som oberoende entreprenörer istället för som anställda .
- Underlåtenhet att förbereda W-2-formulär för anställda och tillhandahålla dem inom tidsfristen (i slutet av januari för föregående år) kan innebära ett straff på 50 kronor för varje uttalande som borde ha skickats eller som var felaktigt förberedd.