Tillåt ditt företag att fortsätta att behandla arbetstagare som oberoende entreprenörer
IRS övervakar näringslivet noga för att de inte är felaktigt kategoriserande arbetstagare som oberoende entreprenörer istället för anställda . Oberoende entreprenörer saknar anställningsskatt och andra skatter betalas inte för entreprenörer som betalas för anställda.
Om du felaktigt behandlar arbetstagare som oberoende entreprenörer och IRS bestämmer att de är anställda, kan det kosta din verksamhet pengar i böter och påföljder för underbetalning av anställningsskatter .
Det finns ett undantag från denna regel. Ditt företag kan kunna uppfylla särskilda krav för att undvika att arbetstagare klassificeras som anställda och betalar anställningsskatter på deras löner. Denna lättnad diskuteras i avsnitt 530 i Internal Revenue Code.
Avsnitt 530 lättnad är ett exempel på en säker hamnbestämmelse enligt vissa federala lagar. En säker hamnbestämmelse möjliggör skydd mot ansvar eller betalning om personen eller verksamheten kan visa en trovärdig insats för att följa lagen. Vanligtvis betyder det att de uppfyller specifika krav.
Vad händer om en arbetsgivare inte klassificerar arbetstagare korrekt
Låt oss säga att företag C har några arbetstagare som de ansåg oberoende entreprenörer. Under två år höll företaget inte federala inkomstskatter från dessa arbetstagare och det drog inte FICA-skatter (för socialförsäkring och Medicare) från betalningar till dessa personer.
IRS kom till företaget och bestämde att arbetarna borde ha behandlats som anställda. Eftersom inga FICA-skatter hade bibehållits för den tvåårsperioden kunde företaget ha varit ansvarigt för dessa betalningar, plus böter och påföljder.
Hur avsnitt 530 skydd fungerar
Avsnitt 530 i Internal Revenue Code (PDF) diskuterar "Kontroverser som involverar huruvida enskilda personer är anställda i sysselsättningsskatt". Enligt bestämmelserna i avsnitt 530 kan ett företag undvika att betala anställningsskatt om verksamheten behandlade arbetstagare som oberoende entreprenörer, men IRS säger att de är anställda.
I avsnitt 530 inrättades en säker hamn för arbetsgivare. Det innebär att ett företag inte är ansvarigt för sysselsättningsskatten, som i exemplet ovan. Om verksamheten kan visa det hade en rimlig grund för att behandla arbetstagare som oberoende entreprenörer, kan skatter, böter och påföljder avstå.
Avsnitt 530 Relief Requirements
Avsnitt 530 Relief Requirements (PDF) listar tre krav för att få ett säkert hamnbefrielse. Alla tre måste vara närvarande:
1. Rimlig grund. Ditt företag måste ha en rimlig grund för att inte behandla arbetarna som anställda. Denna rimliga grund kan fastställas av:
- Ett relaterat rättsfall eller dom av IRS.
- En tidigare IRS-granskning som innefattade en undersökning av anställningsskatt vid en tidpunkt då du behandlade liknande arbetstagare som oberoende entreprenörer och som inte resulterade i IRS-omklassificering av dessa arbetstagare.
- Du kan visa att ett betydande segment av din bransch behandlade liknande arbetstagare som oberoende entreprenörer,
- Du litade på någon annan rimlig grund, som råd från en företagsadvokat eller revisor som kände till fakta om ditt företag.
Substantiv konsistens. Dessutom måste du och alla föregångare arbetsgivare endast ha behandlat arbetarna och alla liknande arbetstagare som oberoende entreprenörer.
Om du behandlade liknande arbetstagare som anställda, är denna lättnad inte tillgänglig.
Rapporteringskonsekvens. Slutligen måste ditt företag alltid ha lämnat in alla federala avkastningar i enlighet med din behandling av arbetarna som oberoende entreprenörer och inte anställda. Denna behandling skulle innebära att arbetstagarna formulerar 1099-MISC som årliga lönesammanfattningar, och inte när som helst W-2s. (Läs mer om skillnaden mellan Form 1099-MISC och Form W-2 ). Relief är inte tillgängligt för något år och för alla arbetstagare för vilka du inte har lämnat in de obligatoriska uppgifterna.
Ett exempel
För att fortsätta exemplet ovan har företaget C:
- Kan visa att behandling av arbetarna som oberoende entreprenörer var en industristandard (rimlig grund)
- Behandlade alla liknande arbetstagare som oberoende entreprenörer (Substantive Consistency), och
- Det konsekvent förbereder 1099-MISC formulär varje år för alla arbetare i detta fall (Reporting Consistency).
En annan möjlighet att bestämma arbetarstatus
Om du inte är säker på om du behandlar arbetstagare som oberoende entreprenörer, kan du be IRS för en bestämning. Använd IRS Form SS-8 för att begära en bestämning från IRS. Blanketten tar dig igenom en rad frågor om ditt förhållande till arbetarna. IRS granskar situationen och utfärdar en beslutsamhet. IRS säger att en SS-8 recension inte är kopplad till en 530-utvärdering. Det här är två separata processer.