I flera år har IRS behandlat mobiltelefonutgifter för företag och anställda som en del av en kategori av företags tillgångar som kallas förtecknad egendom . Denna kategori av tillgångar innehåller tillgångar som kan användas både för personliga och affärsmässiga ändamål, så IRS krävde mer detaljerad rekordhantering från företagens sida för att skilja användningen av mobiltelefoner som avdragsgilla företagsutgifter från personligt bruk.
En bestämmelse i Small Business Jobs Act från 2010 tog bort mobiltelefoner från kategorin börsnoterad fastighet.
Mobiltelefoner är en fördel
Även om IRS tog bort mobiltelefoner från den listade egenskapskategorin tog den inte bort mobilkostnaderna från kategorin av förmåner . De flesta företag kräver dessa dagar anställda som reser eller som har ledningspositioner att ha mobiltelefoner.
Men hur mycket av mobiltelefonanvändningen är personlig och är den här personliga användningen en skattepliktig nytta för arbetstagaren? IRS säger att en arbetsgivare-tillhandahållen mobiltelefon är en fördel för arbetstagaren, och telefonens värde, inklusive både telefonkostnaden och månadsavgifterna, är beskattningsbar för arbetstagaren om det inte kan bevisas att telefonen är används främst för affärsändamål. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Men IRS säger också att "när en arbetsgivare tillhandahåller en anställd med en mobiltelefon främst av ... affärsskäl är affärs-och personligt bruk av mobiltelefonen generellt oskattlig för arbetstagaren.
IRS kommer inte att kräva registrering av företagsanvändning för att få denna skattefri behandling. "
Mobiltelefoner som arbetsvillkor fringe nytta
IRS-telefonerna kallar mobiltelefoner en "förmån för arbetsvillkor", det vill säga "alla egendomar eller tjänster som tillhandahålls till en anställd hos arbetsgivaren i den utsträckning att, om arbetstagaren betalar för sådan egendom eller tjänster, skulle sådan betalning vara tillåten som en avdrag "som en vanlig och nödvändig affärskostnad.
Som en fungerande villkorlig förmånsförmån påverkar personellens personliga användning inte företagets förmåga att dra av sig företagsrelaterade mobilkostnader, och det är inte heller skattskyldigt för arbetstagaren som en förmån.
För det första måste det primära affärsändamålet upprättas, för att de affärsrelaterade utgifterna ska vara avdragsgilla för verksamheten och för att undvika att personalen använder den arbetsgivarlevererade telefonen beskattas till arbetstagaren. Den icke-kommersiella personliga användningen av mobiltelefonen är inte avdragsgill som en företagskostnad för företaget.
Om du behöver anställda att använda mobiltelefoner för affärsändamål, behandlas medarbetarens personliga användning för skattemässiga ändamål som de minimus förmåner som definieras av IRS. Denna IRS-bestämmelse gäller för användning av en telefon med arbetsgivare efter 31 december 2009.
Affärsändamål för mobiltelefoner
Den "vanliga och nödvändiga" bestäms av IRS och gäller för mobiltelefoner på specifika sätt. Ett exempel som används av IRS för att beskriva "affärsändamål" är arbetsgivarens krav att kontakta arbetstagaren under icke-arbetstid. IRS säger att mobiltelefonen tillhandahålls för "moral eller goodwill", att locka till sig en ny anställd eller att ge ytterligare ersättning till en anställd inte anses vara "affärsändamål" och utesluter inte att mobiltelefonen är en fördel.
Håll goda poster på mobiltelefonanvändning
Att ta mobiltelefoner ur kategorin förtecknad egendom betyder inte att du kan ignorera frågan om att hålla bra register på personligt bruk av mobiltelefoner. Du måste fortfarande kunna bevisa att telefonen användes främst för affärsändamål.
Vad göra här näst
För att undvika problem med skatterevision och överensstämma med lagarna rörande företagsrelaterad användning av mobiltelefoner, diskutera problemet med din skatterådgivare. Några åtgärder som du kanske vill överväga:
- Begränsa mobiltelefoner till de anställda som måste få dem att utföra sina uppgifter korrekt, som externa försäljningsrepresentanter, chefer som reser ofta och chefer.
- Håll anställda mobilloggar för att verifiera företagets användning. Om det är svårt, hitta ett sätt att komma åt online-mobilloggar via din operatör, så att du kan hämta dem om det behövs.
- Kräv att anställda med företagslevererade mobiltelefoner har en annan mobiltelefon för personligt bruk.
Läs mer om IRS på skattebehandling av anställda-tillhandahållna mobiltelefoner.