Säkerhetskopiering är inkomstskatt som krävs för icke-anställda (inklusive oberoende entreprenörer ) och andra transaktioner. Arbetsgivare är inte skyldiga att hålla in inkomstskatt från icke-anställda, såvida inte individerens skattebetalarens ID-nummer inte kan verifieras. Förklaras annorlunda, arbetsgivare måste hålla inkomstskatt från icke-anställda om den icke-anställdas skattskyldiga ID-nummer inte kan verifieras.
I det här fallet får du ett meddelande från IRS. Denna artikel diskuterar dessa meddelanden och förklarar vad du måste göra när du tar emot dem.
Vad är ett "B" meddelande? Vad måste jag göra om jag får meddelandet?
Ett "B" -meddelande är ett backupmeddelande från IRS som anger att den icke-anställdas skattebetalarens ID-nummer antingen saknas eller är felaktigt. När du får det första IRS-meddelandet måste du:
- Börja omedelbart källskatt med 28% av den icke-anställdas lön senast 30 dagar efter det att du mottog meddelandet
- Skicka en kopia av meddelandet "B" till individen.
- Skicka individen en IRS W-9-blankett och be om att den är klar och skickad till dig för att skicka till IRS.
Om du inte hittar skattebetalaren, vägrar skattebetalaren att fylla i formulär W-9, eller "B" -meddelandet returneras som oöverlåtligt, så måste du omedelbart starta säkerhetskopiering (28% skattesats) från betalningarna till den personen.
Vad är ett andra "B" meddelande? Vad måste jag göra med detta meddelande?
Den andra B-meddelandet berättar den enskilda skattebetalaren att kontakta IRS eller Social Security Administration för att få ett korrekt skattebetalarens ID-nummer. Du som arbetsgivare är inte skyldig att göra någonting utom att fortsätta hålla in inkomstskatt från skattebetalarens betalningar.
Vad är ett "C" meddelande? Vad måste jag göra när jag får meddelandet?
Ett "C" -meddelande är ett backupmeddelande från IRS som anger att den icke-anställda har underskattad inkomst och är föremål för säkerhetskopiering. När du får det första meddelandet "C" måste du:
- Börja omedelbart källskatt med 28% av den icke-anställdas lön senast 30 dagar efter det att du mottog meddelandet
- Skicka eller ge en kopia av meddelandet "C" till den enskilde.
Om du får ett meddelande "B" eller "C" måste du fortsätta att hålla kvar tills du är informerad av IRS för att sluta hålla.
När du är i tvivel om vad du ska göra, börja alltid säkerhetskopiering med betalning till en person (med 28%). Låt skattebetalaren avgöra skattebetalarens ID-problem med IRS.
Rapportering och betalning Backup Återhållande till IRS
När du håller tillbaka reservering från en persons inkomst, är du inte klar med IRS. Du måste betala dessa hämtade skatter till IRS, rapportera om de betalningar du har gjort, och inkludera informationen om säkerhetskopiering av innehav på personens 1099-MISC.
Göra säkerhetskopiering mot betalningar
Säkerhetskopieringsavbetalningar görs inte genom samma process som för anställdas inkomster. Gör betalningar separat, med hjälp av elektronisk överföring av pengar (EFT).
- Om det totala beloppet för alla backupavgifter är mindre än 2 500 USD för året kan du göra betalningar tillsammans med årsredovisningsformuläret (IRS Form 945) (se nedan).
- Om summan är mer än 2 500 USD, använd antingen halvvägs eller månadsschemat. Men kom ihåg att inte inkludera dessa betalningar med de för anställda för att bestämma vilket schema du ska använda.
Se kapitel 11, IRS Publication 15, för mer information.
Rapportering av säkerhetskopiering av betalningar
Du måste anmäla betalningar som du samlat in för säkerhetskopiering, på formulär 945, årlig avkastning av hämmad federal inkomstskatt. Form 945 beräknas senast den 31 januari året efter skattåret. Så för 2016 säkerhetskopiering måste du fylla i Form 945 med IRS senast 31 januari 2017.
Se anvisningarna för formulär 945 för mer information.
Rapportering Årlig Backup Återbäring Betalningar till Oberoende Entreprenörer
Var noga med att du inkluderar den totala reservbeloppet för varje kontraktsarbetare på deras Form 1099-MISC för året. Ge den till personen och skicka den till IRS senast den 31 januari det följande året.
Tillbaka till frågor och svar om säkerhetskopiering