10 tips för att skriva bättre givare tack brev

by Joanne Fritz

Du kan aldrig säga tack för bra eller för ofta

Att säga tack till en givare slutar en transaktion men bygger en bro till framtida stöd och djupare engagemang. Gör det bra, och du är på väg till framtida insamlingssucces.

Här är tio tips för att göra det tackbrevet precis rätt.

01 - Hämta det i posten snabbt

Fyrtioåtta timmar är ett perfekt vändpunkt för ett tackbrev. Om det är omöjligt, rikta inte mer än en vecka. Du vill att givaren ska komma ihåg att han gjorde donationen så att ditt tack förstärker hans handling och belönar honom för att ge.

Att få brevet där snabbt kommer att göra ditt välgörenhets namn sticka i givarens sinne, försäkra honom om att du fått donationen och imponera på honom med din effektivitet och genomtänkta.

Även online-givare ska få ett mailat tackbrev, men det är dyrt, och många ideella organisationer flyttar till online så mycket som möjligt. Se till att din online donator inte bara fått ett mailat kvitto. Ta dig tid att personifiera en mailad tack och förvandla den till något minnesvärt

Borsta upp på bästa praxis för mailade tack brev . I fullständiga e-postlådor kan ditt tackbrev vara obemärkt, så var uppmärksam på ämnesraden och se till att "från" -linjen tydligt identifierar din organisation.

Det finns många hinder för att tacka en givare via e-post som du kan glömma. Det måste hålla sig ur SPAM-mappen , fånga givarens uppmärksamhet och locka honom eller henne till att öppna meddelandet. Låt inte den lätta och relativt låga kostnaden för e-mail blinda dig till sina brister.

02 - Gör det personligt

Personifiera ditt tackbrev med givarens namn (dubbelkontrollera stavningen och ring aldrig en fru en herre) och skriv direkt till individen. Förnamn är kraftfulla.

Vad som fungerar för ett insamlingsbrev fungerar också för ett tackbrev. Använd till exempel personliga pronomen , som "du", "vi" och "I."

Inkludera information om givaren, till exempel hur länge de har varit en givare eller att du haft glädje att se dem vid den senaste händelsen. Kanske har givaren fått ett pris eller fått en kampanj. Gärna lägga till något om det till ditt brev.

Ett bra givarregistersystem blir din bästa vän när det gäller denna nivå av personalisering. De flesta system, till och med billigaste, har möjlighet att fånga aktuell information om dina givare.

När gav de sist? Har de frivilligt? När var sista gången givaren haft kontakt med din organisation och vad var den typen av interaktionen?

Om det här är en första gången givare, skicka ett välkomstpaket och bjud in givaren för att prenumerera på nyhetsbrev och meddelanden.

Om du tackar en lång givare, överväga en handskriven anteckning snarare än ett formellt brev eller ett annat kreativt sätt att säga tack .

03 - Koordinera det med kampanjstema

Koordinera tacket med den överklagande eller kampanj som tog in donationen.

Utarbeta en mall för ett tackbrev när du skriver ditt insamlingsmaterial. Tänk på det som en del av ditt kampanjpaket. Om donationen är som svar på någon annan stimulans ... kanske en händelse som du arrangerade ... relaterar brevet till den händelsen.

Kommer full cirkel tillbaka till överklagandet förbättrar klibbigheten av din organisations namn i givarens sinne. Det är också lugnande för givaren.

Om donationen är ett svar på en viss epostansökan, utveckla du en målsida för donation på din webbplats, särskilt för de givarna.

Generisk är ute. Specificitet till vad givaren såg som tvingade honom eller henne att ge är ett måste. Till exempel, om en givare donerade för att hjälpa offren till en jordbävning, se till att ditt tack refererar till den situationen.

04 - Använd historier för att koppla givare till resultat

Hjälp givare visualisera hur pengarna spenderades Det bästa sättet att göra det är att berätta en historia om en viss person som hjälpte av donationen. Historien behöver inte vara lång. Bara några meningar och användarens namn kan vara tillräckliga för att väcka empati i givaren.

Gör din givare hjälten i de här berättelserna. Han eller hon gjorde den historien möjlig. Håll en inventering av historier om de goda saker som din välgörenhet uppnår. sätt sedan upp blockblock med hjälp av de här berättelserna och släpp dem i dina tackbrev som passande.

Att byta upp berättelserna ofta kommer att hålla dina bokstäver fräscha och göra det enklare att skicka ut många bokstäver utan att behöva göra var och en helt ny.

Även om du tjänar människor som befinner dig i känsliga situationer och du behöver skydda dina identiteter finns det sätt att berätta sina historier utan att äventyra deras integritet.

05 - Ha en riktig person underteckna dina brev

Undvik digitala signaturer om du inte skickar tusentals brev åt gången. Till och med då reservera brev som går till givare som ger betydande bidrag till din verkställande direktör, styrelsens ordförande eller en frivillig fundraising ordförande att underteckna. Använd riktiga första klassens frimärken för dessa bokstäver.

06 - Lägg till en personlig, handskriven anteckning

Om så är lämpligt ber du verkställande direktören eller styrelsens ordförande att lägga till en personlig anteckning i brevet. Långtidsledare som kanske känner dina ED- eller styrelseledamöter tycker att detta är särskilt glädjande.

Att nämna ett nytt evenemang som givaren deltog kommer både att påminna givaren om en trevlig upplevelse och lägga till äkthet i noten. Överväg att ha ett notiserande parti med volontärer som kan skriva anteckningar på brev eller bifoga post-it-anteckningar med handskrivna meddelanden.

07 - Inkludera ett svarkuvert

Jag rekommenderar inte att du begär en annan donation i ett tackbrev. Ärligt talat blir det fler människor än du tror. Men bara inklusive ett svarkuvert kan påminna givaren om att framtida donationer är välkomna.

Många givare behåller dessa kuvert och använder dem till en present senare ... eller ens direkt. Andrew Olsen av Fundraising Fundamentals är entusiastisk om att inkludera svar kuvert i tack brev. Han har funnit välgörenhetsorganisationer som använder denna taktik för nya givare har "2: a presentomräkningskurser som ligger överallt 8% -12% högre än de organisationer som inte inkluderar dem".

08 - Använd brevet som ett kvitto

Din givare tack kan också vara ett kvitto. Du måste ange ett kvitto årligt för skattemässiga ändamål om en givare ger $ 250 eller mer , och du kan inkludera det här meddelandet med detta brev.

Tack bokstäver idag innehåller vanligtvis de korrekta uppgifterna varje gång en givare ger, oavsett om det är online, med check eller genom månadsledning .

Det är också bra att ge en sammanfattning av att ge årets början i början av nästa år, just då donatorer typiskt förbereder sina avkastningar . Kom bara ihåg att ett kvitto inte är ett tack . Kvittot ska vara en mindre del av brevet.

09 - Bjud in mer engagemang

Det är alltid trevligt att inkludera en inbjudan att besöka din byrå och se ditt arbete första hand.

I dagens värld där du kan begära donationer från människor över hela världen, kan engagemang uppnås genom sociala medier . Uppmuntra din givare att följa din organisation på Facebook och Twitter eller andra sociala nätverk som du deltar i.

Eftersom det inte finns några hyperlänkar i ett mailat brev, ge din webbadress och se till att dina sociala medier knappar är lätta att hitta.

Inkludera en uttrycklig inbjudan att besöka webbplatsen och klicka på dessa knappar och för att anmäla dig till ditt nyhetsbrev eller annan kommunikation. Sociala medierikoner är några av de viktigaste elementen på din välgörenhets webbplats.

10 - Lägg till ett inlägg och ge kontaktinformation

Vi är alla skummare. Därför läser de flesta av oss bokstaven och hoppar över till PS. Då kan vi gå tillbaka och läsa resten av brevet. Direktpostmarknadsförare vet allt om PS och inkluderar alltid det. Ibland har de mer än en.

För PS av ett tackbrev, kanske du vill referera igen till den berättelse du gav ("Michael och Jane är säkra och glada på grund av dig") eller sätta viktig kontaktinformation där.

Givare bör ha namn, telefonnummer och e-postadress till någon i organisationen som de kan kontakta med frågor. Kundtjänst är lika viktigt för ideella företag som för företag, så gör det enkelt för en givare att hitta en riktig person om de skulle ha problem.