Vilken information ska du inkludera när du erkänner en donation?
För det första behöver du ett varmt tackbrev , men du måste också innehålla lagligt obligatorisk information så att givare kan dokumentera att de gav en avdragsgilla donation till din välgörenhet.
IRS kräver offentliga välgörenhetsorganisationer (även känd som 501 (c) (3) organisationer ) för att skicka ett formellt kvittobrev för varje donation på mer än 250 dollar.
Givaren kan använda detta brev som bevis på hans eller hennes donation och göra anspråk på skatteavdrag . De flesta välgörenhetsorganisationer skickar bekräftelse för alla donationer, även små.
Båda målen, tackar givaren och uppfyller de rättsliga kraven, kan utföras samtidigt eller separat. De flesta välgörenhetsorganisationer lyckas uppnå båda kraven inom ett brev.
När du ska erkänna en donation för skattemässiga ändamål
IRS säger att bekräftelsen måste göras "skriftligen, vid tidpunkten för uppkallandet eller när betalningen är mottagen och på ett sätt som kommer att uppmärksammas av givaren". (Se IRS Publication 1771)
Erkännande av donation måste ske senast den 31 januari året efter gåvan. Bra praxis tyder dock på att välgörenhetsorganisationerna ska skicka ett bekräftelse så snart som möjligt efter att gåvan har tagits emot.
De flesta välgörenhetsorganisationer skickar också en sammanfattning av en givares bidrag för föregående år i slutet av januari.
I en ålder av flerkanals fundraisingappeller och donationer skickar man sammanfattningen i slutet av året via post (oavsett om den ursprungliga donationen / s kom genom fysisk kontroll eller online), försäkrar att din organisation har meddelat givaren på ett tillfredsställande sätt.
Kan du skicka den slutliga sammanfattningen av en givares bidrag för det föregående året via e-post?
Ja. Det finns inget lagligt recept för formuläret som en bekräftelsebrev måste ta. Det kan till exempel vara ett vykort, ett e-postmeddelande eller en fysisk bokstav.
Men enligt min mening är det bäst att göra sammanfattningen i slutet av året till ett fysiskt brev via post. Ett e-postmeddelande kanske inte märks i en fullsatt postlåda eller till och med hamnar i givarens spammapp.
Vad du måste inkludera i bekräftelsen
- Din organisations namn
- Ett uttalande som säger att du är en 501c3 skattebefriad organisation
- Det datum då donationen mottogs
- Kontantbeloppet (kontanter innebär kontroller, kreditkort och löneavdrag)
- En beskrivning (men inte värdet) av ett bidrag utan kontanter. Donatorn uppskattar värdet av icke-kontanta bidrag när de rapporterar till IRS på hans skattedeklaration.
- Ett påstående om att inga varor eller tjänster tillhandahölls av organisationen, om tillämpligt
- En beskrivning och god tro uppskattning av värdet av varor eller tjänster, om någon, som organisationen tillhandahållit till ersättning för bidraget. Ett exempel kan vara en middag där några av pengarna betalar för måltiden medan resten är en donation.
- Ett påstående om att varor eller tjänster, om någon, som organisationen tillhandahållit till ersättning för bidraget, helt och hållet bestod av immateriella förmåner, om så är tillämpligt. Ett exempel kan vara en liten gåva värderad mindre än 75 dollar, till exempel en mugg eller toto väska med organisationens logotyp.
Vad händer om min organisation inte ger en korrekt bekräftelse?
IRS har nekat skatteavdrag till givare som inte kan erbjuda korrekt bekräftelse för sina donationer till en välgörenhet.
"Chronicle of Philanthropy" rapporterade om detta i sin artikel, IRS Crackdown sätter fokus på presentrekord. I ett fall dömde domen på bekräftelsen inte i rätt tid och saknade det önskade språket.
TIPS: Utveckla ditt bekräftelsesspråk och få det bedömt av en advokat som specialiserar sig i ideella frågor. Använd sedan samma språk konsekvent.
Några exempel:
Det finns ingen anledning att din organisation inte kan ge ett varmt tack som uppmuntrar dina givare att ge dig igen och uppfylla din skyldighet att tillhandahålla ett godkänt erkännande av donationen från IRS.
Fastän bekräftelsesspråket ska passa varje välgörenhet, är det två exempel på uttalanden som uppfyller alla krav.
Den första kom i slutet av ett skriftligt brev skickat per post; den andra var en del av ett tack tack .
1. "Som en 501c3 välgörenhet kräver skattelagstiftningen att vi meddelar dig att detta brev är officiellt erkännande av din present. Vi måste också intyga att du inte har fått några varor eller tjänster med hänsyn till detta bidrag. Antalet gåva är avdragsgilla. Tack! "
2. "Partners In Health, en 501 (c) (3) icke vinstdrivande organisation, har inte lämnat några varor eller tjänster helt eller delvis till dig mot denna frivilliga kontantbidrag. Om du vill hävda skatteavdrag för denna gåva i USA, behåll detta bekräftelsebrev för dina filer. Partners i hälsans EIN-nummer är xxxxx. "
Båda dessa exempel fungerar för kontantdonationer. Men vad händer om donationen inte är kontant, men egendom eller fysiska varor av något slag? I så fall använder du språk som det här exemplet:
"Tack för ditt bidrag av ett begagnat kylskåp och en begagnad spis som [name of nonprofit], en 501 (c) (3) icke vinstdrivande organisation, mottagen den [Datum]. Inga varor eller tjänster tillhandahölls i utbyte mot ditt bidrag. "
Medel:
GrantSpace Knowledge Base
National Council of Nonprofits