Gör ditt fondrapporteringsbrev personligt, specifikt och lättläst
Precis som copywriting, skriva stora insamlingsbokstäver är inte för amatören. Även om företag ofta har råd att betala de stora pengarna för bra copywriting, beror ideella organisationer ofta på inrikes personal att skriva det viktiga brev och att sätta ihop ett direktbrevpaket.
Förtvivlan inte. Du kan göra det även om du inte är mer än en butik för en person.
Här för att hjälpa är kardinalreglerna att skriva ett insamlingsbrev, anpassat från Mal Warwicks oerhört användbara sätt att skriva framgångsrika insamlingsbrev .
Vi har också tagit med exempel från reella bokstäver för att illustrera varje punkt.
01 - Använd "jag" och "du" men mestadels "du".
Glöm det du har lärt dig om att skriva ett pressmeddelande eller en broschyr och tänka på hur du skulle skriva ett brev till en annan person, som din moster eller granne med granne.
Lägg till mänskligt intresse och betona den personliga touchen med hjälp av " jag" och " du". Dessa två ord kunde hålla ditt brev ur papperskorgen .
Ett brev från Save the Chimps sa till exempel: "Du hjälper oss att ge livslång vård till våra schimpansboende - och din engagemang gör hela skillnaden."
02 - Prata om förmåner, inte behov.
Givare ger för att få något i gengäld, som de goda känslorna som kommer från att hjälpa andra, eller en möjlighet att njuta av en bra upplevelse. De är inte intresserade av ditt budgetunderskott.
Immateriella fördelar är livets rädda eller mänsklig värdighet återställd.
Ett bra exempel är den här rörliga meningen från Operation Smile: "... för så lite som $ 240, kan du hjälpa till att betala för en operation för ett barn som väntar nu. Det är ett liv som förändrats, helt på grund av dig."
Möjliga fördelar kan vara biljetter till en exklusiv prestanda för ditt ballettföretag eller tidigt tillträde till en speciell utställning på ditt museum.
Berätta för dina givare vad de kommer att få ut ur deras donation, både materiella och immateriella.
03 - Be om pengar, inte för stöd.
Även om du inte begär en viss summa pengar, till exempel $ 100, begär du ett åtagande. Till exempel bad en lokal livsmedelsbank om en pant att täcka de tre månaderna av sommaren för att hjälpa mata barn medan de var ute av skolan. Så här formulerade de det:
"Följ med oss i sommar med ett speciellt tre månaders engagemang som kommer att bidra långt till att hjälpa människor att komma igenom den här försökstiden. Du kan skicka en gåva idag och lova att göra detsamma i juli och augusti eller göra en enda gåva som sträcker sig över hela sommaren. Bättre än, anmäla dig till månatlig ge och gör skillnad hela året! "
Var tydlig och upprepa en viss variation av ditt anrop till handling genom hela bokstaven. Var inte blyg och var inte vag.
04 - Skriv ett paket, inte ett brev.
Brevet är det viktigaste föremålet i ditt paket, men det är bara en del av en enhet med flera enheter som alla måste arbeta tillsammans.
Åtminstone bör ditt paket innehålla ett yttre kuvert med en teaser , ett svarkuvert och en svaranordning, såväl som brevet. Tänk på hur var och en av dessa saker kan övertyga givare att vidta åtgärder nu.
Använd ett förenande tema, symboler, färger och typsnitt, så paketet är både minnesvärt och tillgängligt.
En välgörenhet som gör det här vackert är Best Friends Animal Society. Ett insamlingspaket utformades kring en valp som heter Mila och hennes erfarenhet med valpskola. Paketet fokuserade på Mila, med söta bilder och till och med en kopia av ett examensbevis. Så här började brevet:
Graduation innebär att man börjar ett nytt kapitel i livet. Eller roliga tider att riva ditt examensbevis! Det var åtminstone det som Mila kom ut ur ceremonin.
Att fokusera på historien om en hunds erfarenhet var en vinnande strategi för denna välgörenhet.
05 - Använd enkla ord, rakt framåt.
Dina ord ska vara kraftfulla och dina meningar korta och klara.
Använd känslomässiga ord snarare än de som behöver analys. Undvik främmande fraser och stora ord.
Använd adjektiv och adverb sparsamt, och undvik förkortningar eller akronymer.
Skriv ut namn. Upprepa och till och med understreck nyckelord och fraser.
Läsare skumma, så gör det lätt att hitta köttet i ditt meddelande utan att läsa hela brevet.
Här är ett exempel på enkelt, till hjärtat att skriva från en välgörenhet:
"När den sexårige Alec kom till TROT för ett år sedan, pratade han inte med sina föräldrar eller vänner, och fadern fruktade att han aldrig skulle. Tack vare dig idag pratar Alec hela tiden - och det är musik till hans fars öron ".
06 - Gör ditt brev lätt att läsa.
- Inge varje stycke.
- Undvik stycken som är längre än sju linjer. Men varierar deras längd.
- Använd kulor för att lägga till oomph till dina poäng.
- Använd underrubriker. Om brevet är långt, försök centrera och understryka underrubrikerna.
- Undersök sparsamt men konsekvent att uppmärksamma nyckelord och fraser.
Ett utmärkt exempel på korta, punchiga meningar och stycken är dessa från ALS Association:
"Det kan börja med ryck och svaghet i din arm eller ben.
Du kanske tror att det inte är något. Att det kommer att passera.
Men svagheten i dina muskler utvecklas tills du förlorar din förmåga att flytta ... att prata ... för att svälja ... eller till och med andas ... "
07 - Ge läsarna en anledning att skicka pengar NU.
Skapa en känsla av brådskande med en tidsfrist för en matchande donation , eller nämna en budgetperiod eller en viss semester.
Upprepa ditt argument för brådskande i texten i brevet, i din PS och på din svaranordning. Var försiktig med att använda aktuella datum om du använder bulkpost. Brevet kan komma efter det nämnda datumet.
Här är vad Big Cat Rescue ingår i en årsskiftes insamling av pengar:
"Vi är så tacksamma för ditt stöd av vår helgedom och katter! I år tack vare The SHARE Foundation, Fields Galley Private Foundation och en anonym givare kommer din present att matcha dollar för dollar för de första 38 000 dollar i donationer, så det kommer att gå två gånger så långt för katterna! "
08 - Skriv så mycket som du behöver för att göra ditt ärende.
Oroa dig inte för att irritera dina långa anhängare. Forskning visar att även de mest aktiva givarna kanske kommer ihåg lite om din organisation, så oroa dig inte om att upprepa dig själv.
Tänk på ditt brev som ännu en möjlighet att utbilda din givare om vad din organisation gör och varför det är viktigt.
Dessa punkter är bara ett urval av Mal Warwicks expertis. Hans bok har rikliga tips, exempel och fallstudier. Det finns också en utmärkt Writer Toolbox med förslag på att utveckla ett bra insamlingspaket från kuvertteasers till sätt att hantera PS för ditt brev.