Skriva tackanmärkningar tar mål, ett system och stora brevpapper
Kanske beror det på att, som MarketingProfs påpekade, våra e-postinkor är slagfält, fulla med skräp. Eller det kan vara nostalgi för det sätt som vi brukade vara, som Lifehack fann när det skrev om vykortets glädje. Vi vet alla att vi borde skriva anteckningar och vykort, särskilt till våra givare, volontärer och supportrar.
Men det är en vana som vi måste träna.
Sätt din välgörenhet kan använda handskrivna anteckningar eller vykort
Det finns många skäl att skriva tackanvisningar. Handstil vykort eller bokstäver ger meddelandet en minnesvärd touch som kopplar dig till din målgrupp.
- Tack länge givare: Handskriven tack är speciellt trevligt för befintliga givare. En lojal givare har sett mycket av ditt material, och en formell skrivelse vid denna tidpunkt kan tyckas som bara mer av samma sak. Försök att använda en anteckning bara för att säga, "Tack, vi uppskattar allt du gör." Eller använd en handskriven anteckning för en bortfallen givare. Säg bara, "Vi saknar dig."
- Tack en frivillig: Ibland tar vi våra bästa frivilliga för givet. Försök tacka de speciella personerna med handskriven anteckning eller vykort minst en gång per år. Det kan du hända när volontören har gjort något speciellt trevligt, men när som helst är den bästa tiden.
Skriv också ett handskriven tack till några av dina "superhjältar". Det är de människor som konsekvent talar upp dig, leder insamlingskampanjer på dina vägnar, och är de första som dyker upp när det är en nödsituation.
- Tack de människor som RSVP till din händelse: Skicka en handskriven anteckning till de personer som har sagt att de kommer till en av dina evenemang. Det kan tjäna både som ett tack och en påminnelse. Om det finns hundratals människor kommer bara att välja några. Helt enkelt säga, "Tack för din RSVP till gala! Vi ser så fram emot att vi ses där."
- Fira milstolpar: Noterar du dina bästa donors årsdagar eller födelsedagar? Vad sägs om när de går i pension? Har de fått en kampanj eller ett nytt jobb? Har deras barn bara examen från gymnasiet eller college? Det här är fantastiska möjligheter att ta kontakt och visa dina givare hur mycket du uppmärksammar och bryr dig om dem.
- Tack till en affärspartner eller sponsor: Vem var punktpersonen på den sista orsaken till marknadsföringskampanjen, eller som tog ledningen för det företagets sponsors sponsring ? Du kan ha skickat ett formellt brev till företaget med resultatet av din händelse eller kampanj, men ta ytterligare några minuter att skicka en handskriven anteckning till den person som hjälpt mest. Det kan bana väg för framtida samarbeten.
- Tack en reporter eller bloggare: Om en journalist har skrivit eller bloggat om din välgörenhet, så är det här en chans att göra dem till en supporter. Skicka en handskriven anteckning tack och tack. Också erbjuda att vara en källa för framtida artiklar, och inte bara om din välgörenhet. Journalister behöver alltid expertkällor om problem. Det kan du vara. Men vårda relationen genom att säga tack.
Komma in i vanan
Gör skrivning tack noteringar eller vykort en vana. Det spelar ingen roll om du bara kommer ihåg att göra det en gång i taget.
Få vana att erkänna "tacka stunder" och göra det lätt att följa igenom.
- Beställ några noterkort med din logotyp: Gör dem tillräckligt stora så att du kan skriva ett rimligt meddelande, så de kommer att sticka ut när du kommer in i posten. Om du inte kan beställa noterkort som är specifika för din organisation, så är det några som är redo att skriva ut gratis eller bara låta dem inspirera dig. Få vykort som har en av dina mest ikoniska foton på den. Har flera versioner av vykortet utformats så att du inte kommer att skicka samma över och över till samma personer.
- Samla in fysiska adresser, inte bara e-postadresser till dina kontakter: Det gör vi inte så mycket längre. Vi har telefonnummer och e-postadresser men glömmer de fysiska. Dina donor- och volontärdatabaser kommer att få dem för de personer som är närmast din välgörenhet, men glöm inte dem för människor längre bort. Försök att bli vana att samla dem för de flesta.
Ange specifika mål: Skriv till exempel ett tack per dag eller tre i veckan. Den faktiska frekvensen är mindre viktig än att du ställer in ett mål för dig själv. I slutet av dagen eller veckan, fråga dig själv om de anteckningar du har skrivit. Bli en förebild för resten av din personal genom att låta dem veta att du skriver anteckningar och uppmuntrar dem att göra det också.
Skaffa medlemmar av din välgörenhet: Skriva tackanvisningar till givare är ett utmärkt sätt att få styrelseledamöter som är engagerade i insamling . Och de flesta volontärer älskar att skriva tackanvisningar. Ha ett tackande parti där de kan komma ihop och skriva dem. Det fungerar särskilt bra under semestern eller strax efter det första året. Det finns inget som kan matcha ett handskriven tack från en av dina välgörenhets kunder. Barnens teckningar med ett tack är kraftfulla. Ett kapitel för Habitat for Humanity ber sina nya husägare att skriva till givare om hur mycket deras hem betyder för dem. DonorsChoose har lärare som får hjälp med att skicka ett tackmeddelande till givare, plus bilder av barnen i det klassrummet.
Inkludera en tackkomponent i allt du gör: Efter händelser, efter insamlingskampanjer , som en uppföljning till bidrag både efterfrågad och mottagen. Titta på meddelanden om kampanjer, pensionärer och äktenskap. Dessa alla gör underbara tack eller gratulerar möjligheter.