Vad är ett undantag från undanhållande?
Återkallande är en allmän term för de belopp som tas från anställdas lön för federala och statliga inkomstskatter och för FICA-skatter (Social Security and Medicare).
Vissa anställda kan inte vara skyldiga att få federala inkomstskatter tas från deras lön om deras inkomst är under en viss nivå. IRS gör det möjligt för anställda att göra anspråk på undantag från innehav i ett visst år om båda dessa situationer gäller:
- Under det föregående året hade de rätt till återbetalning av all federal inkomstskatt, eftersom de inte hade någon skattskyldighet, och
- För det nuvarande året förväntar de sig återbetalning av all federal inkomstskatt, eftersom de förväntar sig att de inte har någon skattskyldighet.
Vissa typer av anställda kan vara undantagna: studenter, deltidsarbetare, personer över 65 år och blinda anställda.
Som du kan se är ett undantag för undantag endast bra för ett år. Det måste hävdas varje år, och det måste hävdas senast den 15 februari. Efter den 15 februari kan du inte acceptera ett krav om undantag från undantag. Arbetstagaren måste vänta på det följande året för att göra anspråk på undantaget.
Hur vet jag om en anställd är befriad från att inneha?
Det viktigaste att komma ihåg i denna situation är att du bara kan ändra källan baserat på den dokumentation som medarbetaren ger dig.
Innan arbetstagaren ger dig rätt formulär eller blanketter måste du fortsätta att hålla in federala, statliga och lokala inkomstskatter baserat på de senaste formulären som slutförts av arbetstagaren. Du kan inte ta med arbetstagarens ord på kravet om undantag.
För att ansöka om undantag från avstående måste arbetstagaren fylla i en ny W-4 blankett senast den 15 februari varje år för att ändra innehav.
W-4-formuläret innehåller information om anställdas äktenskapliga status och antalet ersättningar som krävdes för att beräkna källkod.
Om arbetstagaren begär ett undantag, så här ser W-4-formuläret ut:
- Linje 5 - Totalt antal utsläppsrätter - kommer att vara tomma
- Linje 6 - Ytterligare belopp som ska hållas kvar - kommer att vara tomt
- Linje 7 - Undantagsbegäran - kommer att visa ordet "Undantaget".
Vad annat behöver jag veta om fordringar på befrielse från undanhållande?
En fordran om undantag från undanhållande undantar inte arbetstagaren från att betala sin andel av FICA-skatter, inklusive den extra Medicare-skatten . Alla FICA-skatter måste betalas av både dig som arbetsgivare och anställd. Arbetstagarens medgivande för social trygghet upphör vid socialförsäkringsgränsen , men ditt bidrag till social trygghet som arbetsgivare fortsätter för alla löner.
Påståendet om undantag för federala inkomstskatter har inget att göra med medarbetarens statliga inkomstskatt och lokal skatteskuld. Arbetstagaren måste kolla med statliga och lokala skattemyndigheter för att ta reda på hur detta undantag fungerar i dessa jurisdiktioner. Såsom nämnts ovan, tills arbetstagaren ger dig de undertecknade dokumenten för kravet om befrielse från statliga eller lokala skatter, måste du fortsätta att behålla dessa skatter.
Om arbetstagaren vill ansöka om undantag från avstående men de har redan hämtat från sin lön under året, kan du inte återbetala dem dessa pengar. Vid skattetid kommer du att underrätta medarbetaren om förvaret på W -2-formuläret för året. Arbetstagaren kan då göra anspråk på hushållet. Till exempel kommer Carlton till dig i februari och säger att han vill göra anspråk på undantag från att hålla tillbaka i år. Han fyller i en ny W-4-formulär, men du har redan hållit 276 dollar från sin lön i januari. Han måste vänta med att lämna in sin skattedeklaration och kräva 276 dollar.
Antag inte att en student, deltidsarbetare eller säsongsarbetare kommer att bli befriad från källan. Alla anställda måste slutföra en W-4 blankett som hyras, och detta formulär är vad arbetstagaren måste använda för att göra anspråk på undantag.
Kan jag hjälpa medarbetare att räkna ut om de är undantagna från att inneha?
Din advokat kommer att berätta att du inte hjälper anställda att fylla i formulär.
Men om en anställd frågar dig kan du ge dem information som hjälper dem att fatta beslutet på egen hand. IRS Publication 505 har ett flödesschema som kan hjälpa medarbetaren att besluta att göra anspråk på undantag från källan.
Vad om en anställdes krav på undantag är fel eller falskt?
Om du tror att en anställds W-4-undantag är felaktigt, kan du inte ändra det, men du kan ge arbetstagaren råd om att undantaget kan ifrågasättas av IRS. Oavsett vad arbetstagaren hävdar, måste du endast använda den undertecknade W-4 blanketten för att avstå från anställdslön.
Du behöver inte sätta in W-4 formulär till IRS, men de kan granska en anställds krav på undantag och de kan be dig att skicka in en anställdes W-4 formulär. I vissa fall, om IRS anser att kravet på undantag inte är giltigt, kan de skicka ett "inlåsningsbrev" till ditt företag, tillsammans med en kopia till den anställde. Ett inlåsningsbrev låses i medarbetarens avstående baserat på IRS-granskningen.
I detta brev anges det maximala antalet beviljade ersättningar som tillåts för arbetstagaren. När du har fått denna inlåsningsbrev måste du börja använda denna information för att hålla in federala inkomstskatter från arbetstagarens lön, som är effektiva med det datum som IRS fastställde. Du kan inte ändra beloppet för reservering tills du får tillstånd från IRS. Du kan inte acceptera en ny W-4 från arbetstagaren för att ändra beloppet.
Om du inte ändrar medarbetarens avstående baserat på förvaringen i inlåningsbokstaven, är din verksamhet ansvarig för att betala det extra skattebeloppet som borde ha behölls. (Se den här artikeln om överensstämmelse med IRS för mer information.)