Att hålla företagskvitton organiserad kan hjälpa företagare att övervaka utvecklingen av sin verksamhet tillsammans med att förbereda dem för bokslut.
Det hjälper också att identifiera inkomstkällor, håller reda på kostnader och förbereder föremål för avkastning.
Ett bättre system
Under åren är det viktigt att utveckla ett bra arkivsystem för kvitton. Till exempel kan detta innehålla ett arkiveringssystem som gör datainmatning lätt och låter dig hämta ett visst kvitto om du behöver söka efter en viss en efter datum eller kategori.
Ett exempel på att organisera kvitton är att hålla en serie filmappar märkta med månad och år, till exempel "Kvitton November 2017". De två mest aktuella filmapparna kan sitta ovanpå skrivbordet så att när du samlar in kvitton på dina olika rundor är det enkelt att popa dem in i den korrekta månadsmappen.
När du sedan gör dina månatliga uppgifter, kan du ta en lämplig månadsfilmapp och sortera företagskvittona i staplar utifrån deras inkomstskattsklassificeringar . Du kan till exempel papperslipa alla programkvitton tillsammans, alla inköpsintäkter för mat och underhållskostnader tillsammans, samt alla fordonsrelaterade kostnadsintäkter tillsammans.
När du är klar med att mata in data kan du placera månadens kvittotmapp på lämpligt ställe i en låda i en av dina arkivskåp.
Om du är en affärsperson med många kostnadsintäkter, är det enkelt att anpassa samma system som beskrivits ovan tillsammans med mer frekventa inmatningar.
Gör kopior eller digitala bilder
Om du försöker göra övergången till en "Paperless Office" som den mesta av den moderna världen, kan du skanna kostnadsintäkter och lagra dem med annan digital redovisningsinformation.
I själva verket har några av de nyare molnbaserade bokföringsprogrammen mobila appar som tillåter dig att ta en mobilklapp på ett kostnadskvitto och registrera det på flyg.
För de som bedriver verksamhet i Kanada är papperskopior eller digitala bilder av kostnadsintäkter generellt acceptabla för Kanada Revenue Agency (CRA), förutsatt att de är tydliga läsliga. Om inte, kan CRA kräva att de ursprungliga papperdokumenten ses under en revision eller rutinmässig begäran om dokumentation. Originalen ska således alltid hållas under föreskriven tid, vilket är i genomsnitt för en föreslagen sex år.
Ease Tax-Time Burden
Utbetalningen för att ha tagit dig tid att organisera dina utgiftsintäkter innan du skickade in dem är att göra din företags inkomstskatt. För en sak har du alla dina kvitton som ska tjäna som bevis för dina företagsrelaterade inkomstskattavdrag. För en annan har du redan sorterat dina kvitton för företagskostnadskategorier. Alla dina relevanta kvitton för varje kategori är redo att räkna, vilket gör att du snabbt och enkelt fyller i din inkomstskatt.
Obs! I Kanada, om du driver ett eget företag eller ett partnerskap , anges dina företagskostnader på T2125-formuläret som ingår i din personliga inkomstskatt av T1.
Om du driver din verksamhet som ett bolag i Kanada, kommer du att hävda dina företagsutgifter på din T2-bolagsskatteavkastning.
När din inkomstskatt är arkiverad
Eftersom så många inkomstskatter är nu inlämnad online, är det inte längre vanligt eller nödvändigt att skicka dina utgiftsintäkter när du lämnar in din inkomstskatt. Lägg istället alla relevanta kvitton för skatteåret i en enda mapp märkt med år, till exempel "Skattemottagningar 2017", och lägg till mappen i din arkiv, antingen digital eller fysisk.
Om du någonsin har någon form av tvist med Kanada Revenue Agency, IRS, eller helt enkelt granskas , kommer dina kvitton vara avgörande bevis.