Det här är affärsägarna som uppträder vid skattetid med all information för sina företagsbeskattningar i shoeboxar. Skatteförberedarna måste sortera ut kvitton och kontoutdrag från shoeboxerna och försöka räkna ut skatterna för verksamheten så att en avkastning kan utarbetas.
Ibland kommer dessa Shoebox Business People med inkomstinkomst , men oftast har de bara sina bankredovisningar (oavstämda, förstås).
Eftersom de är oorganiserade måste dessa affärsmän betala mer för sin företagsbeskattning än någon som gick in på kontoret med en utskrift av balansräkningen och resultaträkningen i slutet av året.
Varför vill du inte vara en shoebox affärsman
Om du förvarar dina företagsrekord i en shoebox eller någon form av oorganiserat tillstånd kan du förlora pengar:
1. Din avkastning tar mycket mer tid att förbereda, vilket innebär att kostnaden för avkastningen ökar.
2. Du kan sakna många avdragsgilla kostnader eftersom du har förlorat - eller aldrig fått - de kvitton du behöver för att säkerhetskopiera kostnadsavdraget.
3. Andra affärsavdragsavdrag kan gå vilse eftersom du inte registrerade dem. Till exempel måste körkostnader infångas vid resans gång. Du kan inte bara göra affärsresa i slutet av året.
4. Förutom skattemässiga problem som inte organiseras kan det leda till att du förlorar pengar dagligen.
Om du till exempel arbetar med ditt företag utan att känna till ditt kassaflödesstatus kan du drabbas av kassakrav och andra bankavgifter.
5. Om du inte känner till din övergripande finansiella ställning kan du förlora möjligheterna att köpa på goda tider och investera för att dra nytta av bra avkastning.
Skatteproffs kommer att berätta att det finns en bestämd korrelation mellan företagets ekonomiska hälsa och deras företagsrekord.
Vill du undvika att vara en shoebox affärsman?
1. Få ett online bokföringssystem och håll det uppdaterat. Lägg alla konton i anteckningen ovan i det systemet. Använd länkarna till dina konton och få de automatiska uppdateringarna, så du behöver inte göra manuell inmatning.
2. Skapa ett sätt att fånga varje enskild transaktion (finansiell händelse) när det händer. Jag skickar varje online kvitto till min bokförare via e-post och berättar för vilken kategori den ska sätta i. Då kan jag glömma det. Ett annat enkelt sätt är att hålla alla dessa poster online, med hjälp av Evernote. Du kan skicka ett mail till ditt Evernote-konto. Glöm inte små transaktioner; spela in dem i ett småkasssystem .
3. Sätt en loggbok i din bil och hålla koll på företagets körsträcka . Gör en anteckning varje gång du kör var som helst för affärer, inklusive datum, mil driven och affärsändamål.
4. Granska varje månad dina utgifter och förena ditt företags bankkonto. Det är inte så svårt. Med ett online-system är det nästan gjort för dig. Se till att alla utgifter är korrekt kategoriserade. Om en kostnad var för ett affärsmöte på en restaurang eller annan plats där du betalade med ditt företagsdebit eller kreditkort, notera affärsändamålet och vem du var med på kvittot (det finns oftast plats för anteckningar).
Om du ser något märkligt, följ upp på det. Bara du kan göra det, och det tar bara några minuter.
5. Innan slutet av året, gör en snabb översyn av året , notera något konstigt, några utgifter i linje med förväntat. Lägg till alla dessa kostnader för körsträcka från din loggbok. Förbered en lista över hemmakontor utgifter. Och du är klar!
Efter årets första år, när du har gjort alla dina bokslut i slutet av året , kan du gå till skatteförmedlarens kontor med en minnepinne. Eller, ännu bättre, kan du maila filerna direkt till din skatteförberedare.