Hur man ansöker om en förlängning av tiden till fil W-2s
Den nedersta raden: Om du måste lämna in sen, fil så snart som möjligt, för att undvika ytterligare böter och påföljder.
UPDATE: Ny tidigare inlämningsdatum för W-2 och 1099-MISC Forms
IRS har meddelat att inlämningsfristen för W-2s och 1099-formulär , inklusive W-2-formulär, 1099-MISC-formulär och transmissionsformerna W-3 och 1096, är den 31 januari det följande året.
Det är en månad tidigare än det tidigare inlämningsdatumet, och det gäller både inlämnade blanketter och e-arkiverade blanketter. Det nya tidigare datumet gäller i skatteår som börjar med 2016 skatteåret för att bidra till att förebygga skattebedrägerier.
Tidsfristen för att ge W-2 till anställda har inte förändrats. det är fortfarande 31 januari det följande året.
Nya krav för att arkivera en förlängningsansökan för W-2s
Förutom ändringar i anmälningsfristerna har IRS ändrat reglerna för ansökan om förlängning för inlämning av W-2-formulär. Utvidgningsansökan är inte garanterad, och du måste tillhandahålla en detaljerad förklaring till begäran om förlängning. Begäran måste lämnas in på IRS Form 8809 senast den 31 januari. Förlängningen är i 30 dagar.
Förfallodatum för W-2 Forms och 1099-MISC Forms
Blanketterna och vem måste ta emot dem, senast den 31 januari året efter skattåret
- W-2s måste ges till anställda och arkiveras hos Socialförsäkringsverket.
- 1099-MISC formulär måste ges till icke-anställda och arkiveras med IRS.
Form 1099-MISC måste lämnas till den icke-anställda och skickas till IRS för alla som du betalat minst $ 600 eller mer under skatteåret. Här är listan över personer som måste få Form 1099-MISC.
Påföljder för sen arkivering av W-2s och 1099-MISC-formulär
IRS pålägger straff för misslyckande att lämna W-2-utlåtanden till anställda.
Om du filar W-2s online behöver du inte inkludera W-3-formulär, men om du skickar W-2 via post kan du betala en straff för att du inte skickar W-3-uppgifter tillsammans med kopior av anställda W- 2 s.
Påföljder kan också åläggas för uttalanden som är ofullständiga eller felaktiga. Om du kan visa "rimlig orsak" för ditt misslyckande, kan du undvika påföljderna, men räkna inte med SSA eller IRS som accepterar din "rimliga orsak" ursäkt. Om ditt misslyckande är försiktigt eller det kan bevisas att du avsiktligt ignorerat lagen, är straffen högre. Här är detaljerna:
Straffet för att misslyckas med att lämna en W-2 är $ 50 per uttalande, oavsett när det korrekta uttalandet är inrett.
Arkivering med Social Security Administration (SSA)
Du kan vara ansvarig för straff om du misslyckas med att fylla i formulär W-3 med SSA (tillsammans med W-2s för alla anställda) i slutet av februari för föregående år. Dessutom kan du straffas om formulären är felaktiga, med fel eller utelämnanden. Du kan undvika påföljder om du:
- Fil i tid, senast på förfallodagen
- Inkludera all nödvändig information på blanketten
- Se till att informationen är korrekt
- Se till att du fyller i rätt formulär (inte en kopierad blankett för W-3)
- Arkivera elektroniskt, om du måste göra det (det vill säga om du har 250 eller fler W-2 formulär att skicka in
Kontrollera noggrant formulären för fullständighet och noggrannhet. Särskilt se till att du har rätt TIN för anställda, rätt stavade efternamn och att eventuella pengar är korrekta.
Sanktioner för småföretag
Sanktionerna är mindre för " småföretag " (de med 5 miljoner dollar eller mindre i genomsnittliga årliga bruttoinkomster för de tre senaste skatteåren).
Mängden straff beror på när du fil. Det lägsta beloppet är $ 15 för avkastning korrekt inlämnad inom 30 dagar från förfallodagen.
Att använda en tjänsteleverantör avlöser inte ansvaret för att se till att formulären W-2 lämnas in korrekt och i tid. Om ditt misslyckande med filen är avsiktlig, är straffet minst $ 100 för varje blankett, utan max.
Påföljder för sen arkivering av 1099-MISC formulär
Om du misslyckas med att lämna in en 1099-MISC-blankett före förfallodatumet kan du bli föremål för ett påföljd, baserat på fördröjningen: Om du skickar in korrekt inom 30 dagar är straffavgiften $ 30; $ 60 per avkastning om du fil mer än 30 dagar sen men senast den 1 augusti och $ 100 per retur om du skickar efter 1 augusti eller om du inte filar alls. Returer måste vara fullständiga och korrekta för att undvika sanktioner.
Om du inte lämnar 1099-MISC-utlåtanden till betalningsmottagare i tid, kan du också medföra en separat straff. Beloppet baseras på när du lämnar rätt uttalande.
Tillbaka till Arkivering Årsavfall och momsrapporter