Bra Business Record Management betyder mindre skatt tid stress
Men medan de flesta av oss definitivt anser att företagsrekordhantering ska skåpa arbete och tenderar att ge den en låg prioritet, gör bra rekordhantering inte bara våra arbetsliv lättare men kan ge oss verklig stressavlastning vid skattetid.
Här är vad du kan göra för att göra rekordhantering enkelt:
1. Håll dina affärs- och personalkostnader separata
Låter lätt, eller hur? Men det här är den del av rekordhanteringen som går upp för de flesta. Om du tar en potentiell klient ut för en golfrunda, är det till exempel en personlig kostnad eller en företagskostnad? (Svaret är personligt eftersom greenfee inte är avdragsgilla företagskostnader.) Fordon som du använder både av personliga och affärsmässiga skäl är ett annat ständigt problem. Du behöver veta vad som kvalificerar som legitima affärskostnader och vad som inte gör det och vara säker på att dina företagsrekord speglar detta korrekt.
2. Få tillräcklig dokumentation för alla affärskostnader
Många affärsmän gör misstaget att tänka att "listor" är tillräckligt bra för rekordhantering. Till exempel har de en lista över inköp på sina kreditkortsutlåtanden och tycker att det är tillräckligt bra när det gäller att hävda dessa inköp som företagskostnader.
Tyvärr är CRA (Canada Revenue Agency) mer krävande. De accepterar inte kreditkortsutlåtanden eller annullerade kontroller som tillräcklig dokumentation för utgifter när en faktura eller kvitto normalt skulle utfärdas. IRS är mer förlåtande och i avsaknad av kvitto accepterar vi vanligen kreditkortsutlåtanden och annullerade kontroller som bevis på kostnadsanspråk.
När det gäller att hålla journaler finns det två punkter att tänka på:
a) Ta alltid ett kvitto . Få vana att fråga om kvitto när du köper - oavsett hur liten. Lite utgifter lägger till, och du behöver dokumentationen för dina företagsrekord.
b) Märk dina kvitton, om det behövs . Det finns fortfarande företag runt de handout kvitton som inte har något på dem utom det datum som varan köptes och hur mycket det kostar - vilket inte är till stor hjälp när du stirrar på ett kvitto som försöker lista ut vad varan i fråga var och vilken företagskostnadskategori den passar in i.
När du får ett kvitto , kolla på det och skriv den saknade / relevanta informationen på den, till exempel vad kvittot är för och kostnadskategorin.
3. Få ett separat bankkonto för ditt företag
Medan avgifterna för bankkonton för företag är notoriskt höga jämfört med personliga konton, är ett företagsbankkonto absolut nödvändigt för god företagsrekordhantering. Ett företagsbankkonto hjälper dig att hålla dina affärs- och personalkostnader separata. Du kommer att sätta in alla dina företagsintäkter i företagskontot och ta ut eventuella företagsrelaterade kostnader eller betalningar från företagskonto.
Vilken typ av företagskonto skulle du få? Ett chequing konto - helst en som levererar månatliga uttalanden och returnerar dina avbeställda kontroller till dig.
Företagskontroller hjälper dig att göra din rekordhantering lätt, eftersom du kan använda noteringsrutan på framsidan av varje check för att dokumentera affärsändamålet med utgiften.
4. Ha och använd ett separat kreditkort för företagskostnader
Med hjälp av dina personliga kreditkort för affärsändamål kommer du snabbt att släppa dig in i en rekordhanteringsquagmire. Ett företags kreditkort förenklar din företags rekordhantering genom att hålla dina personalkostnader och företagskostnader separata. (Det hjälper också att göra ditt företag ser mer professionellt ut.)
5. Håll en milstolpe över din företagsresa
Om du använder någon av dina fordon för affärsändamål , kommer en körsträcka att vara en stor hjälp i rekordhantering.
Notera körsträckan (eller kilometer) på kilometertern i början av året och ange sedan körsträckan efter varje gång du använder fordonet för ett företags ändamål. Att hålla din körsträcka loggar in i ditt fordonets handskfack gör det enkelt. Om du har mer än ett fordon som du använder för affärsändamål, behåll en körsträcka logga in vardera.
6. Håll alla dina företagsrekord för ett visst skatteår tillsammans
Att ha dina företagsrekord spridda överallt är en realtidskrävande när det gäller redovisning eller förberedelse av dina skatter och organisering av ditt företags rekordhanteringssystem under räkenskapsåret gör det mycket lättare att hitta de affärsrekord du behöver när du behöver dem.
7. Håll dina företagsrekord i rätt tid
Av någon anledning verkar det finnas mycket förvirring om hur länge du måste behålla dina företagsrekord . För skattemässiga ändamål, "om du skickar din avkastning i tid, behåll dina handlingar i minst sex år efter slutet av beskattningsåret som de avser". Den här sexårsperioden börjar från den sista gången du använde affärsdokumenten, inte från den tidpunkt då transaktionen inträffade.
För amerikanska intäkter, "spara register i 3 år från det datum du lämnade din ursprungliga avkastning eller 2 år från det datum då du betalade skatten, vilken tidpunkt som är senare om du ansöker om kredit eller återbetalning efter att du har skickat tillbaka. i 7 år om du ansöker om förlust från värdelösa värdepapper eller avdrag för osäkra fordringar ".
8. Redovisningsprogramvara gör det enkelt
Med sin användarvänlighet kan tillgängligheten från mobila enheter och låga kostnader, dagens molnbaserade program för småföretagers bokföring, förenkla registerhanteringen . För cirka $ 10 / månad erbjuder programvaruleverantörer som FreshBooks och Zoho grundläggande startpaket som passar frilansare och ensamföretag , inklusive fakturering , kostnadsspårning och enkel rapportering. Tänk på fördelarna med att t.ex. skicka en faktura direkt från din smartphone, ta en bild av ett lunchkvitto med en kund och registrera det som en kostnad eller spåra betalbar tid med en inbyggd timer.
Dessa åtta saker du kan göra för att göra din rekordhantering lätt är inte svårt. Precis som mycket av det administrativa verksamheten i samband med att driva ett företag, behöver de bara etablera goda vanor och uthållighet. Men om du tillämpar dessa regler nu och följer igenom, ser du en stor skillnad nästa skatteperiod och din redovisning blir lättare hela året.