Vad är Petty Cash?
Petty cash beskriver små affärstransaktioner.
Begreppet "små" används eftersom det är små (petite) mängder kontanter eller kontantliknande transaktioner. "Petty" är inte så liten längre, så tänk på det som små mängder som du kanske inte tycker om spårning. I den här artikeln använder vi termen "småkasser" för att inkludera en mängd småföretagstransaktioner.
Till exempel:
- Köper kaffe till kontorsmackaren
- Betalar vägtullar eller parkeringsmätare
- Behandla anställda till pizza för att fira en prestation
- Köper en liten gåva på väg till ett affärsmöte.
Varför är småpengar viktigt?
Petty cash transaktioner läggas upp. Att dokumentera och spåra dessa små inköp kan inte innebära många potentiella affärskostnader kvar, inte hävda, som att slänga bort dem.
Låt oss titta på några exempel:
- Om du använder Keurig koppar för ditt kontors kaffe, även om du köper billigt och i bulk, kostar det ca 26 cent en kopp. För en genomsnittlig kaffedryckspersonal är det två koppar om dagen 200 dagar om året, det är över 100 dollar för den ena anställden. Multiplicera det med antalet anställda och du har en stor summa pengar.
- Pizza för 10 personer kostar $ 50. Om du gör det en gång i månaden, det är $ 600 per år. Att inte hålla en rekord innebär $ 600 i förlorade utgifter.
Hur ska småpengstransaktioner registreras?
Du kan spela in på glidningar eller en lista, beroende på vilket som är enklare. Det viktiga att komma ihåg är att varje transaktion måste registreras och måste innehålla:
- Datum för transaktionen
- Transaktionsbeloppet
- Allmän beskrivning av transaktionen ("munkar för ett möte på kontoret", till exempel)
Du behöver inte spela in kontonummeret vid transaktionstidpunkten.
När du fyller på mindre pengar , gruppera transaktioner med kontonummer och ange dem i ditt bokföringsprogram.
Kan jag spåra småpengstransaktioner online?
Smarta företagare betalar idag för affärstransaktioner med företagskreditkort eller betalkort och appar. Du kan spåra parkering med en app, och du kan använda ett automatiskt betalningssystem för att eliminera tiden som spenderas i "cash-only" lane på vägtullar. Naturligtvis betalar du med ditt företagskort eller kreditkort, vilket gör det enkelt att spåra små kostnader. Var noga med att notera affärsändamålet på kvittot.
Vad händer om mitt företag fortfarande har en kassa?
Många företag har en likviditetsfond på kontoret, särskilt detaljhandelsföretag som har kunder som betalar kontant. Kassan används för att göra förändringar, och i vissa fall för småföretagstransaktioner. Vanligtvis börjar lådan med en balans i kontanter, i lämpliga valörer. Då, när kassan blir låg, fylls den på nytt.
Om kassaflödesfonder används för små inköp, behåll en logg i rutan så att dessa inköp kan spelas in.
Hur ser jag till att alla småkontantransaktioner spelas in?
Det är ditt ansvar som företagsägare att upprätta policyer för användning av småpengar, att övervaka kassakontotransaktioner, och för att se till att anställda använder ansvarsfullt ansvarsfullt ansvar. Några möjligheter:
- Ge betrodda anställda ett företagsbetalkort och kräva att de sätter in detaljer om affärsändamål för alla sina inköpsköp.
- Kräv anställda som använder egna bilar för företag att ha en tolling tracker. Du kan ge det och få detaljerna. Du behöver arbetstagaren för att verifiera affärsändamål.
- Om anställda har smartphones för företagsanvändning, kräva att de inkluderar appar för att ta emot kvitton på foto eller skicka dem till din bokföringsavdelning.
Bottom Line på småkassor:
Att ställa in och hålla reda på småkassor bör ingå i det övergripande system för rekordhantering för ditt företag.
Kom ihåg att om du inte registrerar det kan du inte dra av det som en affärsutgift. Se till att du utnyttjar alla dessa småkontantstransaktioner, så att du kan kräva mer legitima affärskostnader och sänka dina företagsskatter.