Hur processen fungerar
Leverantörsförloppsprocessen börjar vanligtvis med skapandet av en RFP / RFQ eller ett annat dokument som leverantörerna svarar på för att verksamheten ska objektivt utvärdera leverantörernas kapacitet och resurser.
När den bästa leverantören för uppgiften väljs ut, börjar en förhandlingsprocess som beskriver alla prestationsriktlinjer och förväntningar som en leverantör kommer att vara lagligt bunden att följa.
När avtalets villkor har godkänts av köparen och säljaren, genomförs ett bindande avtal som sammanfattar de ömsesidiga förväntningarna, särskilt när det gäller frekvent övervakning och mätning av leverantörernas prestation. Regelbunden och frekvent kommunikation är nödvändig för att säkerställa en framgångsrik leverantörshanteringsprocess
Övervakning av leverantörens prestanda
Som beskrivs i The Best Practice Guide för leverantörshantering är ett av de viktigaste prestandakriterierna en process för att övervaka leverantörens prestanda. För att göra detta är det nödvändigt att ha ett säljkort för leverantörsledning. Oavsett företagets storlek bör ett scorecard för säljare hantera följande kriterier:
- Scorecarden ska mäta de viktigaste resultatindikatorerna (KPI) som säljaren är bunden till. Ett enkelt sätt att utveckla denna lista är att använda leverantörens avtalsvillkor som en lista över uppmätta artiklar. Med andra ord bygga på den ansträngning som användes för att utveckla villkoren i kontraktet för att skapa en lista över de viktigaste föremålen för att mäta med poängkortet.
- Scorecarden ska vara lätt att använda av alla anställda som behöver interagera med det här verktyget. Det spelar ingen roll hur omfattande listan med prestandaindikatorer är om verktyget är för besvärligt och användarvänligt. Även om scorecarden kommer att vara komplett i sin definition av vad som ska mätas, om det inte är intuitivt, kommer ingen att använda det - vilket besegrar syftet med att få ett styrkort.
- Scorecarden ska ha en motsvarande tidslinje och uppsättning milstolpar som synkroniseras med prestationsindikatorerna. Det betyder att prestanda är en funktion av både tider och kvalitet. De två är inte ömsesidigt exklusiva, och scorecarden ska vara tid, såväl som kvalitetsprestandebaserad.
- Scorecarden ska inte vara en överraskning att ett företag plötsligt väljer att använda sig av en leverantör om de finner att säljaren är underpresterande. Idealt sett har säljaren blivit medveten om att deras prestanda kommer att övervakas och mätas under hela kontraktets löptid. Mätningen kommer att baseras på konsekventa och regelbundet planerade revisioner eller utvärderingar som överenskommits av båda sidor. Denna medvetenhet bör skapas under kontraktsförhandlingsfasen av leverantörsförhållandet.
- Uppgifterna som samlas in och analyseras av scorecarden ska användas för att följa upp säljaren. Vilka bra är korrekta uppgifter om leverantörernas prestation om verksamheten inte vidtar åtgärder med säljaren baserat på slutsatserna om leverantörsutveckling som scorecardet visade sig och gav insikt om.
Beroende på företagets storlek är det kanske ett enkelt leverantörslednings scorecardkalkylblad, som det här, tillräckligt för detta ändamål. För större företag finns det många kommersiellt tillgängliga leverantörskort som finns tillgängliga.