Analysera företagskraven
Innan du börjar samla data eller utföra intervjuer, montera ett team av människor som har ett intresse för denna speciella leverantörsvalprocess. Den första uppgiften som leverantörsvalet laget behöver utföra är att definiera, skriftligt, den produkt, material eller tjänst som du söker efter en leverantör. Definiera därefter tekniska och affärsmässiga krav. Definiera också leverantörens krav. Slutligen publicera ditt dokument till de områden som är relevanta för denna leverantörs urvalsprocess och söka in deras inmatning. Låt laget analysera kommentarerna och skapa ett slutligt dokument. Sammanfattningsvis:
- Samla ett utvärderingslag
- Definiera produkten, materialet eller tjänsten
- Definiera de tekniska och affärsmässiga kraven
- Definiera leverantörskraven
- Publicera ett kravdokument för godkännande
Leverantörsökning
Nu när du har en överenskommelse om affärs- och leverantörskraven måste laget börja söka efter möjliga leverantörer som kommer att kunna leverera materialet, produkten eller tjänsten.
Ju större omfattning av leverantörsvalet är, desto fler leverantörer borde du lägga på bordet. Självklart kommer inte alla leverantörer att uppfylla dina minimikrav och laget måste bestämma vilka leverantörer du kommer att söka mer information från. Skriv sedan en begäran om information (RFI) och skicka den till de valda leverantörerna.
Slutligen utvärdera deras svar och välj ett litet antal leverantörer som kommer att göra "Short List" och gå vidare till nästa runda. Sammanfattningsvis:
- Kompilera en lista över möjliga leverantörer
- Välj leverantörer för att begära mer information från
- Skriv en begäran om information (RFI)
- Utvärdera svar och skapa en "kort lista" av leverantörer
Begäran om förslag (RFP) och Begäran om Offertförfrågan (RFQ)
Företagskraven definieras och du har en kort lista över leverantörer som du vill utvärdera. Det är dags att skriva en ansökan om ansökan eller en ansökan om offert . Oavsett format du bestämmer bör din RFP eller RFQ innehålla följande avsnitt:
- Inlämningsdetaljer
- Inledning och sammanfattning
- Affärsöversikt och bakgrund
- Detaljerade specifikationer
- Förutsättningar och begränsningar
- Villkor
- Urvalskriterier
Utvärdering av förslag och val av leverantör
Huvudsyftet med denna fas är att minimera mänsklig känsla och politisk positionering för att komma fram till ett beslut som ligger i företagets bästa intresse. Var noggrann i din utredning, sök inlägg från alla intressenter och använd följande metodik för att leda laget till ett gemensamt val av leverantörsval :
- Preliminär granskning av alla leverantörsförslag
- Registrera företagskrav och leverantörskrav
- Tilldela vikt för varje krav
- Tilldela ett prestationsvärde för varje krav
- Beräkna ett totalt prestationsresultat
- Välj den vinnande leverantören
Kontraktsförhandlingsstrategier
Det sista steget i säljprocessen är att utveckla en kontraktsförhandlingsstrategi . Kom ihåg att du vill "partner" med din leverantör och inte "ta dem till städarna." Granska dina mål för ditt kontraktsförhandlingar och planen för förhandlingarna ska omfatta följande punkter:
- Lista Ranka dina prioriteringar tillsammans med alternativ
- Känn skillnaden mellan vad du behöver och vad du vill ha
- Känn din bottenlinje så du vet när du ska gå bort
- Definiera eventuella tidsbegränsningar och riktmärken
- Bedöm potentiella skulder och risker
- Sekretess, konkurrens, tvistlösning , ändringar i krav
- Gör detsamma för din leverantör (dvs. gå en mil i deras skor)
Avtalsförhandlingar
Det minsta misstaget kan döda en annars produktiv kontraktsförhandling. Undvik avtal om förhandlingsförhandlingar och undvika att äventyra en annars produktiv kontraktsförhandling