Funktioner att söka i Online Payroll Software
Det är inte konstigt att många småföretag vänder sig till lönestjänster för dessa uppgifter.
Men vilken lönelsetjänst är bäst?
Vad är löneservice?
Det finns två typer av lönestjänster: onlinetjänster och (för avsaknad av en bättre term) personliga tjänster. Online-tjänsterna kan vara appar eller online-baserade. De personliga tjänsterna är ett företag som ägs av en person som kan göra lön online eller som kan vara lokal.
Utvärderingsprocessen fungerar på samma sätt för båda typerna av lönestjänster. Men den här artikeln kommer att fokusera på onlinetjänsterna. Här är några funktioner du bör ta hänsyn till:
Hur mycket kostar en online lönelsetjänst?
Det första sakägare frågar när man letar efter en lönjänst är "hur mycket kostar det?" Medan kostnaden är viktig är andra faktorer lika viktiga.
Tänk på kostnaden för tjänsten nu och in i framtiden. Om du har ett mycket litet företag med endast en eller två anställda kan du begränsa din kostnad genom att använda en skalbar tjänst, där kostnaden är minimal för endast några anställda och som ökar när du lägger till anställda och tjänster.
För de flesta av de lönestjänster jag tittade på är kostnaden per månad, så du kan ändra när som helst. De flesta baserade kostnaden på antalet anställda. Vissa erbjuder 1099 alternativ för att betala entreprenörer, säljare eller frilansare. (Du hittar en kort lista med kostnader i slutet av den här artikeln.)
Kostnaderna finns i två nivåer för några av tjänsterna: En grundläggande tjänst som bara beräknar och levererar lönecheckar, med kanske en W-2-tjänst och ett fullservicealternativ som också gör att du betalar in och betalar löneavgifter och skatteansökningar, inklusive Form 941 (kvartalsvis löneskattrapporteringsformulär).
Vad ska en fullservice lönjänst innehålla?
- Setup, Training och Dashboard. Systemet ska vara enkelt att installera. Du bör ha en instrumentbräda för att vägleda dig genom processer och låta dig kontrollera aktiviteter som arkivering och lönecheck. Utbildning bör vara enkel, med bra videor för att hjälpa dig att arbeta genom de olika processerna. Vilken nivå av lönekunskap antar de att du har? De flesta företagare har liten kunskap, så din tjänst bör ge detaljerad grundläggande kunskaper om lönevillkor, lönecheck och arkivering.
- Lönecheckar . Vart och ett av dessa system kan du ange informationen för varje anställd, inklusive W-4-formuläret för federal inkomstskatt och annan information som behövs för att förbereda lönecheckar. System ska låta dig skriva utskrivna kontroller eller ha kontroller direkt deponerade (det bästa sättet). Kontrollera med din bank på sina krav.
- W-2 former. Din tjänst bör ge dig W-2 formulär , den årliga anställdas löne- och skatteinformationsformulär du måste ge till anställda i januari. Alternativet för fullservice bör också skicka dessa blanketter till Social Security Administration för dig vid den aktuella tiden.
- Fil- och insättningslöneskatter. Detta är förmodligen den viktigaste tjänsten. Att ha någon fil och betala dessa skatter är ett stort ansvar. Ett fullservice-system ska innehålla alla relevanta löneavgiftsskatter och arbetsskattehandlingar för dig. De borde göra betalningar på dina vägnar med lämpliga federala, statliga och lokala regleringsorgan. Blanketterna bör innehålla formulär 941 - Kvartalslöne- och skattedeklaration samt skattesätt för federala och statliga arbetslöshetsskatter.
Tjänsten bör också hålla reda på statliga och lokala löneavgifter, vilket är en stor hjälp om du har anställda som arbetar i olika städer och stater.
Vilka andra funktioner borde du förvänta dig?
Skattegarantier. Din tjänst ska garantera att skatteformulär skickas före alla tidsfrister och att betalningar kommer att ske i tid så att du inte ålägger böter eller påföljder . Tjänsten ska vara överens om att betala böter eller påföljder för sen anmälan eller betalning. Om de inte gör denna garanti, använd inte dem.
Mobil tillgänglighet. Du ska kunna komma åt instrumentpanelen och göra ändringar, skicka in information på din dator, mobiltelefon eller surfplatta eller ringa in information.
Medarbetare självbetjäning. Några av dessa tjänster har en instrumentpanel som anställda kan logga in och få information om sina löpande lönecheckar.
De kan kanske ändra W-4 information online.
Integration med ditt bokföringssystem. Med din löneservice integreras med ditt bokföringssystem sparar du tid och pengar. Intuit Payroll säljs endast med QuickBooks Online, så det kan vara ett bra alternativ för dig om du redan har QBO. Patriot-mjukvaran har ett redovisningssystem som du kan lägga till i din löneservice.
Andra viktiga frågor att fråga
Support och service. Det här är verkligen viktigt. Det händer saker och löner måste köras vid specifika tider. Du måste veta att din tjänst är tillgänglig och till hjälp.
Högsta servicenivå är telefonsamtalet. Vilka timmar har helpdesken?
Den näst högsta nivån är chatt. Vad är deras timmar?
Den tredje nivån är e-post. Hur snabbt svarar din tjänst på e-postmeddelanden?
Under försöksperioden eller de första 30 dagarna, se till att du kontaktar flera gånger för att utvärdera det stöd som tillhandahålls.
Uppdateringar. Löneskatteregler och skattesatser förändras alltid. När du utvärderar system, fråga hur de uppdaterar programvaran och hur de kommunicerar dessa uppdateringar till dig.
Säkerhet. Hur säker är deras system? Är det i molnet (förmodligen)? Hur ofta säkerhetskopierar de?
Andra ytterligare tjänster du kanske vill ha
1099 Service. Några av dessa system har tillägg (till extra kostnad) som gör att du kan betala kontraktsarbetare, leverantörer och frilansare och utfärda 1099-MISC-formulär till dem (liknande W-2-formulär för anställda). Tjänsten bör också tillhandahålla arkivering av 1099-MISC formulär med IRS.
Säkerhetskopiering . Om du betalar icke-anställda, kan du behöva ha säkerhetskopieringsavdrag från sina betalningar. Om du har 1099-tjänsten bör din tjänst kunna göra det och rapportera.
Var att kolla efter potentiella tjänster
När du har minskat ditt val till ett par tjänster, kolla in dem. Kontrollera online-betyg, men beror inte på dem för mycket. En bättre plats att kontrollera är Better Business Bureau . Se vilka klagomål som har gjorts mot detta företag och hur de har lösts.
Vad är vissa lönestjänster att överväga?
Du hittar många lönestjänster om du söker online. Här är bara några att börja med din sökning med. Vi valde fullservicealternativet för varje.
Jag ntuit Full Service Payroll. Denna tjänst är ett tillägg till QuickBooks Online. Prissättningen beror på vilken version av QBO du vill ha och vilken lönekostnad du behöver. Prissättningen är månadsvis.
Patriot Payroll Software. Deras fullservice lönssystem börjar på $ 25 per månad för en anställd, vilket ökar med antalet anställda.
Paychex. Deras system är baserat på antal anställda. De behöver ett skriftligt bud från en potentiell kund innan de lämnar prisinformation.
Gusto: Priserna är $ 39 per månad baspris plus $ 6 per månad per person (Vi antar att det innebär att per person betalas).
ADP har tre nivåer av lön, inklusive HR. Ingen prissättning var tillgänglig.
Hur man provar ett lönesystem
En sista fråga: Problemet med att pröva dessa system är att de kräver att du ska "gå live" och du kan inte utfärda lönecheckar mer än en gång. Patriot och Gusto har demoversioner du kan försöka. ADP har två gratis månadslön, men det innebär att du är skyldig att köra två månader med sitt system.