Tips för att välja Small Business Accounting Software

by Shelley Elmblad

Med hjälp av bokföringsprogram sparas timmar i jämförelse med hanteringen av böckerna manuellt och är vanligtvis effektivare än att använda ett kalkylblad. Det beror på att bokföringsprogrammet minskar eller eliminerar överflödig datainmatning, till exempel att ange kundens adress på citatet, sedan arbetsordern och därefter fakturan.

Om du är en enda innehavare utan anställda, låg eller ingen inventering och en handfull kunder kanske du inte ens behöver bokföringsprogram, eller det finns gratis eller lågprissatt programvara för programvara. Småföretagare som har lager, har fler kunder eller anställda sparar tid och har mer exakta uppgifter om bokföringsprogramvara används.

Den flesta bokföringsprogram är mycket lättare att använda än den en gång var, och vissa små bokföringsprogramvara var utformade för enkel användning av en person utan någon redovisningssäkerhet alls.

01 - Vilken redovisningsprogramvara behöver du?

Begränsa redovisningsprogramval genom att göra en lista över småföretagens bokföringsfunktioner som du behöver driva din verksamhet. De flesta av de småföretagens bokföringsfunktioner inkluderar:

Lagerhantering
Försäljningsspårning
Hantera kundkontakter eller arbeta med din nuvarande kontakthanteringsprogram
Merchant Account Support för att acceptera kreditkortsbetalningar
Budgetering
uppskattningar
Löner
Företagsskattrapportering

Branschspecifik redovisningssoftware

Vissa redovisningsprogram är speciellt utformad för industrier som bygg-, tillverknings- och grossistdistributörer. Om ditt lilla företag är i en bransch med specifika redovisningskrav, kan det finnas bokföringsprogram med funktioner för att uppfylla dessa krav.

Prata med andra om redovisningsprogram

Innan du köper bokföringsprogramvara, prata med minst tre andra personer som använder bokföringsprogram i företag som liknar din. Diskutera vad de tycker om deras bokföringsprogram och vad som behöver förbättras. Det kan hända att det inte finns någon perfekt bokföringsprogramvara där ute, men var inte avskräckt. Målet är att hitta bokföringsprogram som bäst motsvarar dina småföretagares behov.

02 - Mer information om redovisningsprogramvara

Nu när du har nedsänkt dina bokningsalternativ väljer du denna lista med frågor när du handlar för småföretagens bokföringsprogram.

Kommer redovisningsprogrammet att växa med ditt företag?

Ta reda på om programvaran har moduler som du kan lägga till senare om det behövs. En modul som vanligen läggs till efter att ett företag växer är för lönebokföring.

Om moduler inte kan läggas till, uppgraderar programvaran lätt till en mer kompetent version av samma bokföringsprogram? Eller exporterar programvaran till ett dataformat som CSV så att det kan läsas av om du senare byter till en annan bokföringsprogramvara?

Vilken bokföringsprogramvara stöder din bankstöd?

Att kunna ladda ner transaktioner från din bank sparar mycket tid, så ta reda på vilken bokföringsprogramvara din bank arbetar med.

Online eller Desktop Accounting Software?

Online redovisningsprogram är webbaserad programvara som körs säkert via en webbläsare. Online bokföringsprogramvara är särskilt lämplig för att få tillgång till bokföringsdata och poster från flera datorer.

Kan åtkomst vara begränsad för vissa användare?

Om mer än en person använder bokföringsprogrammet kan en enskild person ha fullständig åtkomst till alla funktioner, men andra behöver bara ha tillgång till datainmatningsområden och inte rapporter.

Kommer redovisningsprogramvaran med en gratis test?

Det är alltid bäst om du kan prova programvaran innan du köper den. För att se hur användbar programdokumentationen är, klicka på Hjälp i gratisprovningen och leta efter en användarhandledning eller handledning.

03 - Bokningsalternativ för redovisningsprogramvara

Kom ihåg att räkna upp stödkostnaderna i din bokföringsprogrambudget. Vissa redovisningsprogram ger avgiftsbaserat stöd via e-post eller telefon från det ögonblick du börjar använda programvaran. Det är emellertid vanligt att kostnaden för småföretagers bokföringsprogramvara tillhandahåller stöd utan kostnad för en viss tidsperiod så att du kan ställa frågor när du först börjar använda programvaran utan att drabbas av extra kostnader. Efter den tidsperioden betalar du för stöd årligen, kvartalsvis eller per användning.

Bokföringsprogramvaran kan ha ett gratis online användarforum där du kan ställa frågor också. Det är ofta ett bra alternativ till avgiftsbaserat stöd när din fråga handlar om hur du använder en funktion.

04 - Betala inte för funktioner som du inte kommer att använda

En mindre, mindre komplex affär behöver färre funktioner än ett större företag gör. Kom ihåg frågan i steg 3 om hur du uppgraderar eller lägger till moduler till bokföringsprogramvaran senare? Oavsett hur oemotståndliga extra "whistles and bells" verkar, motstå frestelsen att köpa mer bokföringsprogram än vad du behöver.

I allmänhet betalar du mer för fler funktioner i bokföringsprogram och om ditt företag växer nog för att behöva mer robusta finansiella funktioner är kostnaden motiverad. För mindre företag finns det nu tillräckligt med redovisningsmöjligheter tillgängliga att överköp är onödigt.

05 - Använd en revisor eller bokföringsprogram?

Redovisningsprogramvara ersätter inte en revisor för att säkerställa att ditt företag följer lagliga och godkända redovisnings- och skattepraxis. Men när du använder bokföringsprogramvara tar du varje dag bokföringsuppgifter ut ur en revisors räkning, vilket sparar pengar för ett litet företag.

Bra någon bokföringsprogramvara kommer att ha rapporterna du behöver ge till din revisor på månads-, kvartals- och årsbasis. Antingen kan rapporterna skrivas ut eller de kan levereras säkert till en revisor elektroniskt.

Fråga din revisor om vilka rapporter som behövs och var säker på att du kan skapa dem med den bokföringsprogramvara du överväger.