Telefon Answering Tips för att vinna företag
1) Svara på alla inkommande telefonsamtal innan den tredje ringen.
2) När du svarar på telefonen, var varm, entusiastisk och professionell .
Din röst på telefonen är ibland det enda intrycket av ditt företag som en ringer kommer att få.
3) När du svarar på telefonen välkomnar du ringerna rättvist och identifierar dig själv och din organisation omedelbart. Säg till exempel "God morgon. Cypress Technologies. Susan speaking. Hur kan jag hjälpa dig?" Ingen borde någonsin behöva fråga om de har nått en sådan verksamhet.
4) Förklara tydligt, behåll din röstvolym måttlig och tala långsamt och tydligt när du svarar på telefonen så att din uppringare lätt kan förstå dig.
(Min gratis prata för framgång online ecourse lär dig hur du talar mer professionellt.)
5) Kontrollera ditt språk när du svarar på telefonen. Använd inte slang eller buzzwords . I stället för att säga "OK", eller "Inget problem", till exempel, säg "Säkert", "Mycket bra" eller "Okej". Om du är en person som använder fyllmedel när du talar, som "uh huh", "um" eller fraser som "som" eller "du vet", träna dig försiktigt så att du inte använder dessa när du pratar i telefon .
( Läs mer om talproblemet med att använda fyllmedel och hur man löser problemet .)
6) Träna din röst och vokabulär för att vara positiv när telefonen svarar, även på en "nere" dag. Till exempel, snarare än att säga, "Jag vet inte", säg "Låt mig ta reda på det för dig."
7) Ta telefonmeddelanden helt och noggrant.
Om det finns något du inte förstår eller inte kan stava, till exempel en persons efternamn, be den som ringer till att upprepa den eller stava den för dig. Kontrollera sedan att meddelandet kommer till den avsedda mottagaren.
8) Besvara alla dina telefonsamtal inom en arbetsdag. Jag kan inte betona den här nog. Kom ihåg den tidiga fågeln? Den tidiga uppringaren kan få kontraktet , försäljningen , problemet löst ... och förstärka det gynnsamma intrycket av ditt företag som du vill cirkulera. Några saker irriterar ringer som försöker nå ditt företag mer än oanvända samtal.
9) Fråga alltid den som ringer om det är okej att få henne till vänster när du svarar på telefonen och lämna inte personer i vänteläge. Ge uppringare i vänteläge med lägesrapport varje 30 till 45 sekunder. Erbjuda dem val om det är möjligt, till exempel "Den linjen är fortfarande upptagen. Kommer du fortsätta att hålla eller ska jag ________ ringa dig tillbaka?"
10) Använd inte en högtalartelefon om det inte är absolut nödvändigt. Högtalartelefoner ger uppringaren det intryck att du inte koncentrerar dig fullt ut på hans samtal och får honom att tro att hans samtal inte är privat. Den enda gången du använder en högtalartelefon är när du behöver mer än en person att vara med i samtalet i slutet. Fråga uppringaren om du får sätta dem på högtalartelefon innan du gör det.
11) Om du använder röstbrevlådan eller en telefonsvarare för att svara på samtal när du inte kan, kontrollera att du har ett professionellt meddelande inspelat, det gör samma sak som tips # 3 och ger uppringare annan relevant information innan den registrerar deras meddelanden. Uppdatera ditt röstmeddelande efter behov. Till exempel, om ditt företag ska stängas för en semester, uppdatera ditt röstbrevmeddelande för att säga det och säga när ditt företag kommer att återupptas.
12) Träna alla andra som svarar på telefonen för att svara på samma sätt, inklusive andra familjemedlemmar om du kör en hemmabaserad verksamhet . Kontrollera hur företagets telefon besvaras genom att ringa in och se om telefonen besvaras på ett professionellt sätt. Om de inte klarar provet, gå över den här "hur man svarar telefonen" -listan med dem för att se till att alla i ditt företag vet hur man svarar telefonsamtal på rätt sätt.
Se även:
Time Management Tips för inkommande telefonsamtal
10 sätt att få positivt ord i mun för ditt företag
10 billiga sätt att marknadsföra ditt företag