Så här skapar du ett dokumenthanteringssystem för småföretag
För många företag handlar fokusen på dokumenthantering om organisation och lagring av dokument. De vill kunna lagra dokument på ett organiserat och säkert sätt som fortfarande tillåter att dokument hittas enkelt.
I den här artikeln visas hur du skapar ett dokumenthanteringssystem som gör exakt det.
Om du skriver "dokumenthantering" till en sökmotor får du långa listor av lösningar för dokumenthantering, många med programvara eller appar som annonserar fördelarna med att ha ett papperslöst kontor .
Dokumenthanteringsprogram eller -program är dock utformade för att förbättra företagets hantering av elektroniska filer . Problemet är att många småföretag måste hantera blandningar av gammaldags data på pappers- och elektroniska filer - och i vissa fall är andelen pappersdata mycket större.
En lösning på problemet med att ha en blandad datormiljö skulle vara att använda ett dokumentbildningssystem för att konvertera alla dina företags dokument till elektronisk form. Men det här är för dyrt och tidskrävande för många småföretag.
Den goda nyheten är att du kan lägga grunden på ett dokumenthanteringssystem utan att köpa någon speciell programvara eller gå igenom bilddokumentation i grossistledet.
Systemet behöver inte vara komplicerat. du behöver bara investera lite tid i planering och implementering av det.
Så här skapar du ett dokumenthanteringssystem
Konfigurera ett dokumenthanteringssystem innebär tre steg;
- skapa en dokumenthanteringsplan,
- genomförande av dokumenthanteringsplanen,
- och följa igenom.
Det första steget som skapar planen innebär att man svarar på dessa fyra frågor:
Vilka regler gäller för att skapa dokument?
Fakturor , betalningspåminnelsebrev, säljbroschyrer, e-post, balansräkningar , kalkylblad, rapporter - Alla företag skapar en mängd olika dokument i samband med att göra och hålla reda på affärer. Och för att hålla saker organiserade måste alla företag skapa regler för att skapa dokument.
Till exempel finns det inbyggda mallar för några av dina vanliga affärsdokument, t.ex. brev och fakturor, och var finns de?
Finns det en inbyggd stilguide som behöver följas?
Skulle nya dokument vara daterade och / eller stämplade?
Vilka förfaranden bör följas för att dela eller granska dokument?
För vissa småföretag är den enda punkten om dokumentskapande som är viktig, var mallarna för olika affärsdokument finns och hur man använder dem. Men om dokumentskapande inom ditt företag involverar olika personer som samarbetar, granskar eller uppdaterar dokument, måste du spendera lite tid på hur dessa saker ska göras för att säkerställa effektivitet och konsistens.
Hur lagrar vi dokument?
Det finns faktiskt två aspekter på denna fråga.
Det första handlar om de fysiska aspekterna av lagring. Även om ditt lilla företag lagrar dokument i arkivskåp finns det kostnader som är förknippade med lagring. inte bara kostnaden för arkivskapen själva, utan kostnaden för tid när du och / eller dina anställda skickar dokument eller går för att hämta dem. I själva verket är den största kostnaden för lagring, för de flesta småföretag, förmodligen kostnaden för tiden förlorad när folk letar efter dokument.
Den andra aspekten av att lagra dokument är organisatorisk; hur kommer dokument att arkiveras? Nyckeln till arkiveringsdokument är att följa bra filhanteringsmetoder.
Du behöver också veta hur du arkiverar dokument. Hur hanterar du filer som är föråldrade eller bara redo att flyttas till bakbrännaren i ditt dokumenthanteringssystem?
I början av varje år går jag till exempel igenom de olika arbetsrelaterade filerna på min dator, klipper ut de som inte längre är aktuella och skapar nya mappar märkta med år och / eller ämne, flyttar filer efter behov.
Detsamma kan göras med pappersfiler; Det är inte svårt att ta bort gamla (er) dokument från en filmapp och etikett och skapa en ny med "Old" i titeln. Vissa program erbjuder automatiska arkiveringsalternativ. Microsoft Outlook, till exempel, låter dig arkivera gammal e-post.
Hur kan hämtning av dokument förenklas?
Denna fråga är hjärtat i ditt dokumenthanteringssystem. I en undersökning som gjordes av Leger Marketing för Xerox Canada, uppgav kanadensiska SMB- ägare och chefer i genomsnitt att det kostar $ 2.152 per år att hantera och lagra dokument och ungefär en timme om dagen för att söka efter dessa dokument (globeandmail.com).
Återigen kan goda arkiveringsmetoder gå långt för att lösa problemet. Genom att bläddra i Data Management-artiklarna på den här webbplatsen kommer du igång. Om du gör saker som konsekvent följer strikta namngivningskonventioner, är dokument till exempel mycket lättare att hitta.
Och om du är en enda innehavare som arbetar ensam eller företagsägare med anställda , rekommenderar jag att du skapar en fillistorlista , som påminner användare där särskilda typer av filer går - och var du hittar specifika dokument. Om ditt företag är som mest, kom ihåg att inkludera huruvida filen kommer att finnas på ditt datorsystem, en intern server, i molnet eller om den är arkiverad på en fysisk plats, t.ex. en arkivskåp. Antag att du använder bilder, video eller till och med pappersfoton i min verksamhet. En post i din fillistorlista kan vara:
Digitala bilder / video: dator (eller server) - kör E: / photos - fil i lämplig ämnesmapp
Pappersfoton: arkivskåp 3 - Bilder - alfa efter ämne
Delade nätverks- eller molndrivningar ska märkas enligt innehåll som ska vara arkivskåp.
Hur kan vi göra / hålla våra dokument säkra?
Den första försvarslinjen för dokumentsäkerhet är fysiskt säkrade affärslokalerna själva. Alla företag behöver ha säkerhetssystem, som larmsystem, installerade - även hembaserade företag .
Företagen kan också behöva eller vill investera i andra säkerhetsenheter, till exempel fönsterfält / grillar, säkerhetskameror och / eller patrulltjänster. Du kan spendera hela tiden du vill skapa lösenord och kryptera filer i ett försök att skydda dina elektroniska filer, men det spelar ingen roll om någon bara kan vandra in och stjäla din dator och åtföljande hårddisk.
Alla arkivskåp bör vara låsbara och hållas låsta efter öppettider (och låst vid lunchtid om ingen tillförlitlig kommer att vara i närheten).
Allmänna säkerhetsförfaranden för elektroniska dokument involverar att säkerhetskopiera dokument regelbundet och hålla dokumentbackupar någon annanstans än samma hårddisk där originaldokumenten finns. Off-site är bäst att skydda mot att dina företagsuppgifter torkas ut av naturkatastrofer - ännu en anledning till varför molnet är idealiskt för affärer .
Småföretag med kollegor eller anställda som delar samma datanätverk kan också begränsa vissa användares åtkomst så att de bara kan använda eller se några av nätverksresurserna. Du kan till exempel ha ett nätverks- eller moln-delkatalog med namnet "Redovisning" som endast har åtkomst begränsad till hantering. Även om en användare får komma åt en resurs, till exempel ett program, kan vissa dokument vara lösenordsskyddade. Innehållet i dokument kan också krypteras, vilket gör dem tillgängliga endast för dem som har den önskade krypteringsnyckeln.
Anställdstöld är ett annat hot mot datasäkerhet. Småföretag med anställda bör göra résuméfakta kontroll och få bakgrundskontroller av anställda en fråga om politik.
Genomföra ditt dokumenthanteringssystem
När du har skapat din dokumenthanteringsplan genom att svara på ovanstående frågor är du redo att genomföra den, så att alla anställda känner till detaljerna i ditt företags dokumenthanteringssystem och följer lämpliga procedurer när du skapar, lagrar och hämtar dokument.
Du måste också vara säker på att alla som åtkomst till och använder dokument inom din organisation följer igenom, gör saker som att namnge och lagra dokument på lämpligt sätt. Spot checkar regelbundet för att testa om specifika filer lätt kan hittas och att skydda mot misfiling.
Du kan skapa ett dokumenthanteringssystem på en dag, men implementera det konsekvent över tid kommer att vara nyckeln till framgången. Belöningarna är enorma - att kunna hitta vad du vill hitta när du vill ha det och sinnesfrid.