Tipsen nedan hjälper dig att finjustera dina kommunikationsförmåga så att du kan spara tid, minska stress och bli mer produktiv genom att kommunicera effektivt i varje interaktion du har i ditt lilla företag.
Begränsa distraktioner och lyssna
Lyssna är nyckeln till effektiv kommunikation, men det är inte alltid lätt. Ett sätt att bli en bättre lyssnare är att försöka begränsa distraktioner under dina konversationer som gör det svårt att höra och absorbera vad andra säger. Det kan innebära att du stänger din e-postklient, stänger av din telefonsamtal eller stänger dörren till ditt kontor. Genom att göra dessa små saker ser du till att personen du talar med har din fulla uppmärksamhet.
Det är också viktigt att begränsa interna distraktioner, det vill säga allt som händer i ditt sinne. När du har flera ämnen att hantera under ett möte eller konversation som rusar igenom dem för att få alla dina idéer ute kan det vara frestande, men det förorsakar förvirring och kan få den andra personen att känna att hans eller hennes inmatning inte är viktig.
Sakta ner och kom ihåg att kommunikation är en tvåvägsgata. Upprätta en give-and-take som gör det möjligt för båda parter att säga.
Var Responsive
En av de värsta sakerna du kan göra när en konflikt uppstår eller någon har ett klagomål om ditt företag, produkter, tjänster etc. ignorerar det. I de flesta fall bör någon typ av svar utfärdas omedelbart, även om det bara är ett kort uttalande att du ska titta på problemet.
Om du väntar tills du har all information som behövs innan du når ut till den olyckliga festen, kan de sluta inte bara olyckliga men nu också arg. Håll kommunikationslinjerna öppna i alla situationer genom att vara så lyhörda som möjligt och se till att människorna når ut till dig som att deras problem är viktigt för dig.
Fråga de rätta frågorna
Så mycket kommunikation är beroende av att få den information du behöver, och många gånger betyder det att du behöver ställa rätt frågor. Det finns ledtrådar om vilka frågor du borde fråga i varje del av konversationen du har. Du måste kunna lyssna och nolla på de ledtrådarna för att ta reda på vilka frågor som kommer att riva upp den information du behöver.
Tänk på en anställd som inte har träffat mål och är generellt missnöjd på jobbet. Om du inte ställer rätt frågor kan du aldrig komma till roten till problemet, vilket kan vara allt från personliga frågor till att bli underutmanad.
Gör det mesta av möten
Möten är berömda för att vara tidskrävare om de inte är välplanerade och grundligt organiserade. Om du är arrangören är det första du bör göra för att respektera allas tid och göra ditt möte så effektivt som möjligt, att schemalägga det i förväg.
Ta sedan tid att förbereda en agenda som skisserar fokuspunkter och sätter en struktur för mötet.
Här är några andra smarta mötetips som hjälper dig att se till att dina möten är produktiva:
- Bekräfta mötetiderna i lämpliga tidszoner en till två dagar före mötet.
- Tilldela en mötesmanager som hanterar mötet och se till att deltagarna håller fast vid dagordningen.
- Uppmuntra inmatning och frågor från alla i mötet.
- Ta anteckningar, eller tilldela någon annan att ta anteckningar, för att fånga viktiga detaljer i mötet.
Kombinera kommunikationsmetoder
Ansikte mot ansikte eller röst-till-röstkommunikation är utmärkt för att eliminera de tidsutmaningar som ofta kommer med e-post. Men det kan också skapa fler frågor och förvirring om alla berörda parter inte är på samma sida.
Även om det mesta av din kommunikation sker via telefon eller vid nätverkshändelser kan du skapa sammanfattande e-postmeddelanden som beskriver vad som diskuterades, vad de kommande stegen är och vem ansvarar för. Det kan vara ett bra sätt att kombinera olika kommunikationsmetoder för effektivare (och mindre förvirrande) framåtriktad kommunikation.
Fokusera på kundtjänst
Bra kundservice beror på dubbelriktad kommunikation. Ofta när konflikter uppstår med kunder, kommunicerar nyckeln till upplösning för att upptäcka problemet och fortsätter sedan kommunicera tills en lösning har identifierats.
Ett sätt att upprätthålla långsiktiga relationer med dina kunder är genom att hålla öppna kommunikationslinjer. Det betyder att du frågar om hur saker och ting går och hur de känner till de produkter och tjänster du tillhandahåller. Det kan genomföras i slutet av ett projekt, under dagliga samtal, med en fokusgrupp eller genom formella undersökningar.
Använd den feedback du mottar
Om du redan kommunicerar med dina kunder får du förmodligen återkoppling regelbundet, även om du inte begär det genom formella metoder. Det kan vara en guldgruva av användbar information om hur ditt företag, produkter och tjänster uppfattas av kunder och potentiella kunder. För att vara effektiv måste du använda dessa data för att ändra och förbättra dina processer. Skapa en process för att samla in den feedback du får på ett ställe, sätt sedan åt sidan varje månad eller två för att analysera data och skapa en plan för att implementera och spåra förbättringar.
I slutändan kan effektiv kommunikation vara en av de viktigaste färdigheterna som du använder i din verksamhet. Om dina kommunikationsförmåga kan använda finjustering, ta tid att analysera hur du kommunicerar och resultaten av din kommunikation. Fokusera sedan på sätt du kan förbättra med tiden. Du kan bli förvånad över hur mycket det förändrar dina relationer med personal, kunder och kollegor till det bättre.