Svara på din telefon med en riktig företags telefonhälsning.
Till exempel, när du svarar på telefonen säger något som "Cypress Technologies. Susan speaking. Hur kan jag hjälpa dig?" Detta låter inte bara den som ringer vet att de har kommit till ett företag, men lägger på honom för att svara på frågan, vilket sparar tid på utforskande frågor som "Är det här Cypress Technologies?" Och inaktiv chit-chat.
Tänk och prioritera när du talar.
Ringer samtalet bäst nu eller senare? Många av de telefonsamtal som företagen får är snabba förfrågningar som lätt kan besvaras, till exempel, "Hur sent är du öppen?" Men andra involverar mer komplexa och tidskrävande svar. Om så är fallet berätta det för den som ringer så och fråga när det skulle vara bekvämt att ringa tillbaka för att diskutera det.
Använd Parafrasering och sammanfatta för att hålla telefonsamtal på spår.
Om du pratar med någon i telefonen som tycks vilja chatta eller gå ifrån punkten, säg något som "Så vad jag hör dig säger är ..." eller "Så de viktigaste punkterna är ..." eller "Är (sätt sammanfattande) en rättvis sammanfattning av vad du sa?" Det är svårt att vara chattig med någon som inte vill prata.
Stäng varje samtal med en sammanfattning av den åtgärd som du och uppringaren har kommit överens om
Medan detta bara tar sekunder i de flesta fall kan det spara mycket tid genom att undvika fel och behovet av dubbelkontroll. Till exempel, efter en konversation under vilken du arrangerat ett möte med en klient , kan du säga, "Bra.
Jag kommer att träffas med dig på ditt kontor på (infoga plats) klockan 10 på morgonen och vi går över proven tillsammans. "
Håll ett meddelandefält med telefonerna så att du kan jota detaljer under samtalet.
Det här är inte bara bra tidshantering vid den tiden, vilket hjälper dig att hålla dig inriktad på samtalet, men en hjälp till tidhantering senare om du behöver hitta och / eller granska detaljerna för en viss konversation.
Ge dina kunder och kunder e-postalternativet
Många av dem kommer att använda e-post för att kontakta dig istället för att ringa om de vet vad din e-postadress är. Se till att ditt företags e-postadress är framträdande på ditt visitkort och på din webbplats om du har en. Om du har sina e-postadresser, skicka e-post till dina nuvarande kunder och kunder, och ange alternativet för e-post och presentera det som ett sätt att förbättra kommunikationen.
Använd teknik för att hantera tiden du spenderar svarar på
Som ett minimum bör ditt företag ha en telefonsvarare och telefonsvarare. Sätta upp dessa med lämpliga företagsskript och använd dem för att svara på telefonen för dig när du är ute av kontoret eller behöver jobba på något oavbrutet. Planera sedan en tid att svara på dessa telefonsvarningar varje dag. När det gäller tidsstyrning får du värdefull tid genom att gruppera telefonsamtal tillsammans.
Om du kör ett hembaserat företag får du en separat företags telefon eller linje
Du behöver ha en andra "business-only" -telefon med sin egen "telefonsvarare" och / eller telefonsvarare. Inte bara är detta mer professionellt, men det kommer att spara dig den tid det tar att wade genom meddelanden och bestämma vilka som är affärsrelaterade.
Det är alltid bäst att få en person att svara på telefonen
Att ha en maskinplocka eller sämre, ett automatiskt system för interaktiv röstrespons (IVR) är en riktig avstängning som kommer att kosta dig när människor inte stör att lämna meddelanden eller ringa tillbaka. Om du svarar inkommande telefonsamtal tar upp för mycket tid under din dag, överväga att anlita en receptionist eller en professionell telefonsvarare för att svara på telefonen för dig. Kostnaden för att ha någon annan gör det kanske mer än att kompenseras av ökningen av produktiviteten och bättre försäljning .
Håll ett skriftligt skript med vanliga frågor som skickas av din telefon.
Det sparar dig och dina anställdas tid om de inte behöver söka efter svar eller tänka på hur man svarar på en viss förfrågan när man svarar på telefonen.
Telefon Tips Sammanfattning
Kom ihåg att telefonen ska vara ett affärsverktyg, inte en påträngande tidsavbrytare som reglerar din arbetsdag. Hantering av inkommande telefonsamtal enligt dessa tips för tidshantering hjälper dig att bättre hantera din tid, förbättra din produktivitet och sätta din telefon tillbaka på rätt plats - hjälpa dig att driva din verksamhet istället för att köra dig.