Du kan starta ett företag, ha anställt din första anställd, eller om du funderar på att ha anställda och undrar om du ska behandla löneavgiften själv eller få en lönesamlingstjänst.
Som du väger alternativen för bearbeta lön och hantera löneskatter, kan du tycka att det är bra att överväga de uppgifter som är inblandade i behandlingen av löner för arbetstagare och betala och rapportera löneskatter.
För denna diskussion antar du att alla dina anställda är vanliga och inte oberoende entreprenörer.
Först, vissa lönebeslut beslutar att göra
Du kanske vill använda den här artikeln om att välja alternativ för behandling av lön och löneavgifter, för att hjälpa dig att fatta ditt beslut.
Innan du börjar bearbeta lön
När du anställer anställda finns det pappersarbete du och de måste slutföra. Varje ny anställd måste ha nya anteckningsformulär undertecknade och placerade i en specifik fil. För att hjälpa dig att skapa löneavgift, här är en lista över uppgifter som måste fyllas i och beslut som ska fattas om hur du ska betala anställda.
Behandling av lön
Lönen behandlas i slutet av varje löneperiod (antingen veckovis, bi-vecka, halvmånad eller månad).
Din första uppgift är att förbereda en lönecheck för varje anställd. För att göra detta måste du:
- Beräkna bruttolön för arbetstagaren, baserat på huruvida den här personen är tjänsteman eller timme.
- Ta avdrag för federal inkomstskatt (källskatt) , socialförsäkrings- och Medicare-avdrag, statligt avdrag och andra avdrag som anställts avtalsslutande.
När du har förberett lönecheckar
När du har gjort lönecheckberäkningarna och förberett en lönecheck för varje anställd har du några andra uppgifter att slutföra innan löneprocessen för den löneperioden är klar.
1. Du måste beräkna det belopp du ska ha för både arbetsgivarens och anställdas andelar av FICA-skatter (Social Security och Medicare) och avsätta ett belopp som är lika med både anställda och arbetsgivaravgifterna för dessa skatter, som ska betalas senare via lön skatteintäkter.
2. Du måste lämna alla inkomster för alla anställda och avsätta denna summa som ska betalas senare, genom löneavgiften.
Att göra löneavdragsskulder
Beroende på storleken på din lönedel måste du göra inlösen av löneskatt till IRS på en halv vecka eller månad för:
- De belopp du behöll från arbetstagaren betalar för federala och statliga inkomstskatter
- de belopp som du dras av från anställda betala för social trygghet och Medicare
- de belopp du är skyldig som en arbetsgivare för social trygghet och Medicare.
Du kan göra dina löneskattbetalningar på formulär 8109 eller använda det elektroniska arkiveringssystemet IRS (EFTPS) .
Övriga lönebeskattningar
Förutom federala källkod och Social Security / Medicare avdragsbetalningar måste du:
- Gör regelbundna betalningar för federal arbetslöshetskatt.
- Gör löneavgifter till ditt land, och eventuellt din ort i tillägg till federala löneskattskort.
Löneskattrapportering
Företagen är också skyldiga att regelbundet lämna in löneavgiftsrapporter.
Du måste:
- Skicka en kvartalsrapport till IRS på Form 94 1 som visar hur mycket din löneskattskuld och de belopp du har betalat för detta ansvar under föregående kvartal.
- Skicka in en årlig arbetslöshetsskattrapport på blankett 944 till IRS som visar hur mycket din arbetslöshetsskatt är och hur mycket du betalat för detta ansvar.
- Skicka in annan statsledighet och arbetstagarens ersättningsrapporter.
Att hålla löneuppgifterna raka
För att du inte missar några löneskattbetalningar eller rapporter, skapa en löneskattskalender.