Oavkrävda lönecheckar är en speciell typ av ej anspråk . Om du sitter på oavlönade lönecheckar är du (arbetsgivaren) juridiskt bunden av statlig lag för att återlämna eventuella kontantpengar till staten där personen senast arbetade.
Du kan bötes eller straffas om du inte returnerar checken, även om personen inte kan hittas.
Varför måste oanställda lönecheckar överföras till staten?
Principen bakom denna lag kallas " escheat " (det uttalas som det ser ut, i två stavelser: es-cheat.) Escheat betyder "uppgivande" och det är baserat på en gemensam lag doktrin som kräver att obefordrad egendom returneras (överlämnas) till staten, inte förvaras av den person som har den.
Vad är reglerna för återföring av anställda lönecheckar?
Escheat lagar varierar beroende på stat, men de flesta har krav på att det företag som utfärdar lönechecket måste göra ansträngning för att hitta den ex-anställda och vända om lönecheckens belopp inom en viss tid (en årsgräns från Den tid som lönechecket utfärdades är vanligt).
Hur meddelar jag ex-anställningen?
Först, skicka ett certifierat brev till personens senast kända adress (det är därför du behåller bra löneposter , eller hur?).
Tiden mellan anmälan och arkivering varierar med statligt tillstånd, men det är oftast inte längre än 180 dagar (ca 6 månader). Det vill säga du måste meddela personen och vänta inte längre än den angivna tiden innan du vänder över lönecheck till staten.
Att skicka ett certifierat brev betyder att du har en post om brevet inte kan överlåtas. Detta hjälper dig att visa det tillstånd du gjorde din due diligence när du försökte hitta den ex-anställda.
Hur skickar jag in kontanter med kontanter?
Varje stat har ett annat krav. I Iowa, till exempel, måste du försöka hitta ex-medarbetare från juli till september och skicka in din rapport senast den 1 november.
Hur hittar jag Escheatlagen för min stat?
Börja med att söka på "escheat" och ditt statliga namn. Eller du kan titta på webbplatsen för din statstjänsteman, inkomstavdelningen eller skattebyrån för att hitta information. Bizfilings har en lista över okravade egendomslagar av staten. Kom ihåg att varje stat har olika krav.
Upprätta en procedur för att hantera oanställda lönecheckar
- Ange en "att göra" anteckning på din lönekalender för slutet av varje år och kör en rapport som visar informationen för varje lönecheck. Tag de lönecheckar som inte har blivit inkasserade.
- Skicka sedan ut de certifierade bokstäverna.
- Slutligen, följ dina staters krav på att returnera oanmälda lönecheckar till de ex-anställda som inte har inkasserat kontroller.