Om ditt företag har en ansvarsskyldig plan, är ersättningen för vissa företagskostnader inte skattskyldig för arbetstagaren. Om din företagsersättning plan inte överensstämmer med IRS krav för en ansvarsfull plan, är dessa ersättningar skattepliktiga för arbetstagaren, och innehav av federala inkomstskatter och löneskatter måste göras på dessa betalningar.
Dessutom måste du som arbetsgivare rapportera dessa betalningar på anställdas W -2-blankett .
Ansvariga planer kan omfatta ersättning för ett antal olika anställningskostnader, inklusive:
- Anställda resekostnader , inklusive måltider och underhållning,
- Inköp av verktyg och utrustning, och
- Anställdas hemkostnadskostnader.
Den ansvarsfulla planen måste också innehålla ett förfarande som kräver att anställda återbetalar överflödiga ersättningar (de som överstiger tillåtna belopp) till arbetsgivaren. Om en arbetsgivare upprättar och upprätthåller en ansvarsskyldig plan, behöver arbetstagarnas resekostnader inte behandlas som skattepliktig inkomst.
Tillåtna plankrav
För att kunna betraktas som en "ansvarig plan" av IRS, måste ditt arrangemang innehålla alla följande:
- Utgifterna måste ha en affärsanslutning . det vill säga de måste ha betalats eller uppkommit när de utförde tjänster som anställd.
- Arbetstagaren måste på lämpligt sätt redovisa arbetsgivaren för dessa utgifter inom rimlig tid. Du måste kräva att anställda ger dig detaljerad information om dessa kostnader, inklusive datum, tid, plats, belopp och affärsändamål för utgiften.
- Du måste kräva att arbetstagaren returnerar överflödiga ersättningar inom en rimlig och specifik tidsperiod, beroende på omständigheterna
Om alla tre av dessa krav inte uppfylls bestäms planen av IRS att inte vara ansvarig, och eventuella utgifter som ersätts till arbetstagaren av din verksamhet är skattskyldiga för arbetstagaren.
Överflödiga ersättningar
Överflödig ersättning är ersättning större än tillåtna belopp. Om arbetstagaren inte återvänder överskridande ersättningar inom rimlig tid, är dessa överskottsbelopp skattskyldiga för arbetstagaren. Den vanligaste omständigheten skulle vara ett fall där du ger en anställd ett förskott innan hon lämnar en resa, och hennes utgifter under resan är mindre än det belopp som är avancerat.
En rimlig tidsperiod för återbetalning av överskjutande ersättningar bestäms av IRS som till exempel:
- Ett förskott mottaget inom 30 dagar från tidpunkten för utgiften
- Arbetstagaren lämnar en tillräcklig redogörelse för utgifterna inom 60 dagar efter det att de betalades eller uppkommit.
- Arbetstagaren returnerar eventuell överskridande ersättning inom 120 dagar efter det att den betalades eller uppkommit.
- Arbetstagaren ges ett uttalande (minst kvartalsvis) som begäran om återföring eller tillräcklig redovisning av utestående förskott, och arbetstagaren följer inom 120 dagar efter att ha mottagit uttalandet.
Skicka in en ansvarsskyldig plan till IRS
Nej, det finns inget krav på att du skickar in en skriftlig plan till IRS. Men du borde kunna bevisa att du har definierat dina krav på att ersätta anställda för utgifter. Du behöver något skriftligt för att visa IRS att du förstår vad en ansvarig plan är och att du driver ditt företag med kraven.
Först måste du ställa dessa krav skriftligt, som en del av din anställdas policy och procedurhandbok.
För det andra bör du dokumentera alla transaktioner med anställda för deras ersättning för utgifter, hålla register för att visa att alla krav i den ansvariga planen följdes.
Ansvarig plan påverkar och företagsskatter
Om dessa kostnader görs inom en ansvarsfull plan, påverkar inte din förmåga att dra av dessa kostnader på din företagsbeskattningsavgift direkt. Men du måste fortfarande tillhandahålla tillräcklig dokumentation för att bevisa att dessa kostnader var affärsmässiga.
För resebidrag kan du till exempel dra av utgiften på lämplig rad på din företagsbeskattningsavgift. Till exempel, för måltider och underhållningskostnader, använd linje 24b i Schema C (för ensamägare eller ensammedlem LLC.)