Innan du börjar skriva din handbok, en försiktighetsåtgärd:
Var noga med att ha en advokat som är expert på arbetsrättens granskning, se din handbok för att vara säker på att det inte finns något i det som kan orsaka problem. Att betala en advokat för att ge denna översyn kan spara dig från att inkludera något som kan missuppfattas av en läsare.
Introduktionen till din anställdas handbok är mer än bara några ord om ditt företag.
Det låter dina anställda förstå betydelsen av handboken och innehåller ett område för anställda att underteckna för att bekräfta att de har läst handboken. Här finns mer information om vad introduktionsdelen innehåller:
- Historien om ditt företag
Beskriv kortfattat ditt företag, inklusive hur det började och betydande händelser i sin historia. - Ditt uttalande om syftet eller uppdragsförklaringen.
Om du har skapat en vision eller ett uppdrag för ditt företag, diskutera det här. Att ange din vision hjälper medarbetarna att se vad du tror på, och får dem glada att arbeta för ditt företag. - Välkomstbrev
Ta med ett välkomstbrev, tala direkt till anställda och låta dem veta hur viktigt du tycker att de är för organisationen. - Uttalande om "Detta är inte ett kontrakt"
I ditt välkomstbrev eller ett separat uttalande, ge ett uttalande om att låta anställda veta att de inte får några garantier:"Denna handbok utgör inte ett anställningsavtal, det ger inte heller någon garanti för anställning."
- En signatursida
Inkludera ett uttalande att alla nya anställda måste underteckna handboken för att visa att de har läst dokumentet och förstått det.
Introduktionen är en viktig del av din anställdas handbok. Var säker på att din advokat granskar det här avsnittet i synnerhet.
Skapa en anställningshandbok
Den första huvuddelen av din anställdas handbok innehåller anställdas policy.
Dessa policyer ger information till anställda om dina förväntningar på dem.
Anställningsförmåner
Den sista delen av din anställdas handbok beskriver fördelarna och tiden du ger medarbetare:
- Närvaro och punktlighet
Inkludera ett avsnitt som anger att anställda förväntas vara på jobbet varje dag och i tid. Definiera "överdriven" frånvaro och "vanligt" latens. - Avbrott, lunch gånger, personal lounge
Kan anställda ta pauser när som helst eller är det specifika brytider? Vad sägs om lunch? Beskriv protokollet för användning av personalsalongen. - Datorprogramvara och dokument
Gör medarbetarna medvetna om upphovsrättslagar relaterade till handlingar. Vilka dokument kanske inte kopieras? Vilka kopior kan vara gjorda av programvara? Var är programvarulicenserna och vad säger de? - konfidentialitet; gåvor
Statliga policyer rörande affärsärenden och egna förfaranden. Anställda bör inte ta emot gåvor från kunder utom för mycket små tokens. - Disciplin / termine
Beskriv procedurer för disciplin, inklusive varningar, skriftliga och muntliga. Inkludera en appelleringsprocess, även för ett litet kontor, så att anställda känner att de har "någonstans att gå." Beskriv omständigheter under vilka anställningen kan avslutas. Hur mycket meddelande lämnas? Hur betalas ackumulerad semester?
- Läkemedel och alkoholanvändning; rökpolitik
Ange att användning av droger eller alkohol på företagets lokaler är orsak till omedelbar uppsägning. Tillåt du att röka på företagets lokaler? - EEOC uttalande
Du diskriminerar inte någon av någon anledning. du kan också diskutera boende för religiösa observationer och policyer för sökande och anställda med funktionshinder. - Lika lön
Du utvärderar din anställdas lön beroende på positionens nivå och prestanda, inte på externa faktorer som kön. - utvärderingar
Berätta för anställda hur och när du genomför prestationsbedömningar. - Anställd status (heltid vs deltid, probationär).
Beskriv de veckotimmar som krävs för heltidsanställning (32? 35? 40?). Har heltidspersonal förmåner (som sjukförsäkring) som deltidsanställda inte gör? Få deltidsmottagare betald semester?
- Trakasserier
Ange att ditt företag inte tolererar det, antingen mellan anställda eller med kunder. Diskutera hur trakasserier ska hanteras. - Anställningsregler
Beskriv hur du annonserar en position, internt och externt, och din intervjuprocess. - Office Dress Code
Du kanske vill inkludera ett generellt uttalande om efterlevnad av klädpolitik, inklusive hår, smink, smycken. Om anställda måste bära specifika uniformer, vem betalar för dessa? Vem betalar för rengöring? Fel eller missbrukande språk kan vara "bara orsak" för uppsägning. - Orientering / utbildning av nya anställda
Beskriv ditt företags program för utbildning och orientering på jobbet. Betalas orienteringstid? - Betalningsperioder / tidskrifter / lönecheckar / övertid
Hur ofta betalas anställda? (Varannan vecka eller två gånger i månaden är typiska.) Betonar att tidskort / tidskort måste bibehållas av alla anställda; när måste de sättas in? Ange att lönecheckar innehåller information om avdrag, aktuell information. Ange när anställda är berättigade till övertid. - Parkering för anställda
Beskriv din parkeringsplats och eventuella begränsningar för användningen. Behövs anställda ett parkeringskort för att komma in i partierna? Hur övervakas partierna? - Personliga telefonsamtal och besökare
Beskriv dina policyer för besökare och personliga telefonsamtal. - Provperiod
Det är en bra idé att inkludera en tidsperiod, vanligtvis inte mer än 90 dagar, under vilken en ny medarbetare utvärderas och sysselsättningen är "tillfällig" eller "på vilja". Du kan justera lönen efter denna provperiod, för att ge incitament till en ny anställd. Vanligtvis får inte provisoriska arbetstagare förmåner, men betalar du tvingande anställda för betalda semestrar som faller inom provperioden? Tror provtagande anställda att pågå tid för beräkning av semesterlön under den här tiden? - avgångar
Begär att en anställd som vill säga upp dig ger dig minst två veckors varsel. - Väderdagar
Beskriv hur och när du kommer att meddela anställda om verksamheten är stängd för dåligt väder. Inkludera ett uttalande om hur du kommer att behandla arbetstagarens ledighet för väder när verksamheten är öppen. - Vänta perioder
Måste anställda vänta en viss tid för att få förmåner? Kan provisoriska medarbetare börja ackumulera förmåner? - Betald ledighet (semester, personliga dagar, sjuktid)
Det här avsnittet hanteras på olika sätt. Det finns ingen federal lag som kräver att du betalar en anställd för ledig tid, inklusive semester, semester, personlig tid eller sjuktid, men "ledig tid" står högt på listan över förväntningar från anställda. Anställda har möjlighet att ta ledig tid utan lön. Eventuell betald ledighet påverkar din produktivitet och kundtjänst direkt. Ett sätt att hantera detta är att tillhandahålla en övergripande "pay-off" -förmån som ackumuleras över tiden till högst "x" timmar. Betald tid kan användas för något ändamål. Detta förfarande belönar anställda som är på jobbet varje dag, vilket ger dem möjlighet att ta semester eller tillfälliga personliga dagar. Kräv anställda att planera PTO i förväg, förutom sjukdomar. När du har slutfört det här avsnittet är du nästan redo att visa det för anställda. Men innan du gör det, ta det till din advokat eller en advokat som är expert på arbetsrätt för granskning.
- Semester.
Beskriv semesterberättigande hur länge ska en anställd arbeta för att ha rätt att ta semester? Hur bestäms längden? Hur betalas semestrar? Vad händer om någon lämnar; får han / hon betalning för oanvänd semester? De flesta arbetsgivare tillåter inte anställda att få betalt istället för att ta semester, av flera skäl. Låt inte en anställd överföra semester till nästa år. alla borde ta semester varje år. När måste anställda meddela sina semesterplaner? Vem prioriterar planering? - Högtider.
Ingen federal lag kräver semesterlön. Om kontoret är stängt behöver du inte betala för den här tiden. Vilka betalade semestern ger du? Ange specifika semestrar för varje år. Du kan bestämma att byta semester från år till år, men oftast måste du behålla samma nummer. Måste anställda arbeta dagen före och dagen efter en semester för att få semesterlön? Du behöver inte betala deltidsanställda för semester, även om heltidsanställda får dem. Om du bestämmer dig för att stänga kontoret på en viss dag och inte betala anställda, bör du meddela dem i förväg. - Sjuktid / Personliga dagar
De flesta små kontor anser det vara en stor börda att betala anställda för ytterligare ledig tid, både vad gäller bemanning och ekonomisk kostnad. Du kanske vill ge anställda ett begränsat antal betalda personliga / sjuka dagar om året, eftersom de vet att de förmodligen kommer att ta dem, oavsett om de behöver dem eller inte. Du kanske vill beteckna dessa dagar kollektivt som "personliga" dagar, inklusive sjukdagar; Låt inte folk ljuga för att vara sjuk för att få en ledig dag. Låt inte anställda överföra dessa dagar till ett annat år; använd dem eller förlora dem. Kan anställda ta ½ dagar eller ett visst antal timmar, hellre än en hel dag? Deltidsanställda är vanligtvis inte berättigade till sjuktid. Beskriv proceduren för att begära personliga / sjukdagar. - Jury Duty
Du är skyldig att ge arbetstagare ledig tid om en anställd får en kallelse för juryns plikt. Hur hanterar du detta? Kommer du betala dem under den här tiden? Kommer du att kräva att de vänder sig i sin juryns lön eller kan de behålla det? När måste de rapportera tillbaka till jobbet ("när dom inte är i session" är vanligt)? Var noga med att du beaktar scenariot "värsta fallet" i det här avsnittet. - Löv av frånvaro
Även om du inte behöver tillhandahålla obetald ledighet, kanske du vill överväga denna bestämmelse, särskilt för värdefulla anställda. Vilken är den maximala tiden att någon kan ta obetald ledighet och fortfarande vara säker på att han eller hon kommer tillbaka till jobbet? Om du ger försäkring, kan personen fortsätta försäkra sig om han / hon betalar premierna? Vad händer när arbetstagaren återvänder får han / hon den tidigare positionen? - Militärlov
Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act kräver arbetsgivare att göra en rimlig insats för omskolning eller uppgradering av färdigheter hos anställda som återvänder från militär tjänst. Vad sägs om anställda som går till sommarläger eller andra kortfristiga militära skyldigheter? Hur kommer deras avkastning att hanteras?
När du har slutfört det här avsnittet är du nästan redo att visa det för anställda. Men innan du gör det, ta det till din advokat eller en advokat som är expert på arbetsrätt för granskning.
Ansvarsbegränsning: Jag är inte advokat och jag tillhandahåller inte juridisk rådgivning. Denna artikel tillhandahålls för information och borde inte åberopas. Konsultera en advokat för detta dokument och alla dokument av denna typ.