För anställda betalda två veckor
Varje gång får kalendern oss att titta på vad vi gör. Under några år måste arbetsgivarna hantera en extra löneperiod om de betalar två gånger per vecka. Hur händer detta? Om du betalar varannan torsdag får du 27 perioder om några år. Eller om du betalar på fredagar och betalar dagen före en semester, kommer du också att sluta med 27 löneperioder om jul faller på en fredag.
Så om du började räkna och funderade på att du ska betala tjänstemän över 27 löneperioder om ett år så har du förmodligen insett att om du inte gör något annat betalar du dem mer på ett år än du kanske hade tänkt (och mindre under nästa år?). Så vad gör du?
Betalningsalternativ för en extra betalningsperiod
Alternativ 1: Dela den totala lönen bland de 27 löneperioderna i stället för 26. Detta kommer att resultera i mindre belopp i varje lönecheck. Om du vill göra detta, var noga med att informera dina anställda så att de inte klagar.
Alternativ 2: Betala samma belopp i varje löptid som du gjorde i det föregående. Detta leder till en effektiv löneökning för dessa anställda. Om du gör det, informera medarbetarna så att du kan ta hänsyn till ökningen. Om du gör det borde du också informera de anställda om att de betalar följande år (året efter "språngåret") kommer att minskas, eftersom de bara betalas över 26 löptid.
Om du betalar extra på ett år kan det också påverka socialförsäkringsbeloppet och den extra Medicare-skatt som innehas för vissa högre tjänstemän.
Alternativ 3: Justera årets sista lönecheck så att den totala lönen för året är densamma som föregående år. Detta är förmodligen endast genomförbart för tjänstemän, eftersom timmearbetare förmodligen inte kommer att ha samma inkomstandel från ett år till nästa (inklusive övertid mm).
Ett annat alternativ för att hantera denna fråga
I slutet av 2017 skulle en löneperiod två veckor resultera i 27 löneperioder. US Post Office skapade ett löneskema som visar den 27: e löneperioden som den första löneperioden 2018. De sa: "Lösenåret börjar alltid den första dagen av den första hela löneperioden under kalenderåret. börjar 7 januari 2017 (löptid 2-2017) och sträcker sig för 26 fulla löneperioder som slutar 5 januari 2018 (löptid 01-2018).
Informera medarbetare
Under någon av dessa omständigheter måste du informera medarbetarna vad du gör, både före årets slut och när du distribuerar W-2-formulär till anställda för inkomstskattrapportering.
Andra effekter av en extra betalningsperiod
Några andra överväganden du måste vara medveten om:
Löneskatter. Beloppet kommer att påverka den totala sociala tryggheten och Medicare du och dina anställda betalar. Vissa anställda kan nå det högsta sociala bidraget tidigare och kan nå tröskeln för den ytterligare Medicare-skatten (0,9%) med denna extra betalning.
Anställningsförmåner. Att betala extra lön kan också leda till att du betalar extra förmåner. Till exempel kan du överfinansiera någons 401 (k) med extra löneperiod, bortom det maximala tillåtna beloppet.
Om det händer måste du ge tillbaka pengarna till arbetstagaren.
Skattår för W-2s. Att ha en löneperiod förlängning i slutet av året ger upphov till frågan om vilket års skatter betalningen är. Den allmänna regeln är att skatten borde vara på W-2 för det år då lönebeviset utfärdas och arbetstagaren har användning av den.