Grunden är: Om du inte kan bevisa det, dra inte av det.
Det är bra att kunna ta avdrag för alla dina företagsutgifter, men det är ännu bättre att kunna bevisa dessa avdrag i en IRS-revision. Om du har en kompetent skatteförberedare, kommer den här personen att be om att se all dokumentation om dina skatteavdrag.
Så innan du går till din skatteförberedare med ditt pappersarbete ( INTE i en shoebox , tack!)
I den här artikeln ska vi titta på några enkla företagskostnader, alltid ställa frågan "Hur kan jag bevisa att det här är en riktig affärskostnad?" Och vi kommer alltid att titta på dessa transaktioner ur IRS och din skatteförberedande synvinkel.
Det viktigaste faktum att komma ihåg är att du måste kunna visa inte bara att transaktionen ägde rum, utan att det var ett affärssyfte.
Köpa egendom eller betala utgifter
Du köper en allt-i-ett-skrivare från Best Buy för ditt företag. Du skriver en check från ditt företagskonto, eller använder ditt företagskreditkort. Så det räcker för att visa att det är en affärsutgift, eller hur? Faktiskt nej. Att spara din avbokade check eller ditt kreditkortsbevis är bara en del av ditt bevis. Den avbeställda kontrollen visar inte vad du köpte. Att använda ett kreditkort är bättre, eftersom kvittot visar köpet.
Inklusive kassakontot kvitto med din avbokade check är också nödvändig, för att visa vad du faktiskt köpt.
Betala från ett personligt konto
Betalningskostnader från ditt företagskonto eller ett kreditkort fungerar på samma sätt. Självklart bör du använda ett separat företagskontroll- eller sparkonto eller företagskreditkort.
Medan du ser dina personliga konton inte nödvändigtvis är ett problem, gör det det svårare att bevisa att denna personliga kontroll användes för affärsändamål.
När du startar ditt företag, kan du behöva använda ett personligt konto för några saker. Till exempel bildade jag nyligen en ny LLC och jag var tvungen att använda en personlig check för registrering i min stat. När du använder ett personligt konto för ett företags ändamål, var noga med att du har gott om dokumentation. I det här fallet skrev jag ut ett kvitto från statssekreteraren som visade att jag hade betalat för en LLC-registrering. I det här fallet var det ganska svårt att tro att det här var för personlig användning.
Använda Expense Logs
Vissa utgifter är svårare att bevisa än andra. De två stora exemplen på detta är resekostnader, inklusive körsträcka och listad egendom. Under båda omständigheterna är det bästa sättet att tillgodose IRS-kravet på bevis för kostnader att hålla en logg.
IRS föredrar "vid tiden" bevis . Det vill säga en anteckning du gör på en kostnadslista eller kvitto eller körsträckningslog vid tidpunkten för pengarna är bättre än en lista du skriver upp i slutet av året.
Att hålla en körsträcka logg är, jag vet att hålla en körsträcka logg är en stor smärta. Det betyder att varje gång du kommer in i din bil (spelar ingen roll om verksamheten betalas för bilen, förresten) måste du registrera:
- Datumet
- Körsträckan
- Där du gick
- Syftet - affär eller personligt - så konkret som möjligt.
Om du vill göra det enklare, notera körsträckan på bilen den 1 januari året och notera sedan körsträckan endast för affärsändamål.
För att dra av kostnaden för företagets körsträcka, antingen med standardavdrag för körsträckor eller faktiska utgifter, måste du visa att du har använt bilen minst 50% av tiden för affärer.
Ett tips: Om du är ansluten till din smartphone kan du prova en körsträckaapp eller en kostnadsansökningsapp. Det sparar mycket papper och håller dina kostnader loggade online.
Slutligen kom ihåg att pendlingståg l (går fram och tillbaka till jobbet) inte betraktas som en avdragsgärd resekostnad. Medan du kan hålla koll på pendlingskostnaderna, inkludera dem inte i din affärsresor logg.
Använda reseinkomster från företag
Förutom en körsträcka logg, om du reser för företag måste du hålla reda på kvitton för kostnader.
Dessa kostnader, som körsträckor, ses noggrant av en IRS-revisor, eftersom det är lätt att inkludera personliga resekostnader med affärsresor.
Det bästa sättet att bevisa resekostnader s (inklusive hotell, flyg, hyrbilar, mat och underhållning) är att använda ett kreditkortskick (med ditt visitkort, förstås) med ytterligare anteckningar om affärsändamålet. Gör anteckningen vid den tidpunkt då du ådra dig bekostnad. Du kan också använda en dagplanerare, mötesbok eller kalender för att notera affärsresor och binda sedan in dem med dina kvitton.
Köpa Listed Property
Låt oss titta närmare på den allt-i-ett-skrivaren du köpte. Skrivaren kan också användas för personlig utskrift, och IRS kategoriserar dessa typer av fastigheter som listad egendom . De är på en lista eftersom de kan användas antingen för personliga eller affärsmässiga ändamål. IRS kräver en högre grad av bevis för företagsanvändning.
Du måste specifikt dokumentera hur du använder listad egendom. Det bästa sättet är att hålla en logg med fastigheten (som exponeringsloggen enligt nedan). Varje gång du använder skrivaren eller annan noterad egenskap, notera datum, användning (antal exemplar, till exempel), det specifika jobbet (utskriftskopior av en broschyr för företag ") och om användningen är affärer eller personliga. Observera även kostnader associerad med skrivaren, som patroner.
Vid årets slut borde du kunna visa procentuell andel av verksamheten och sedan tilldela den procentdelen till kostnaderna. Om du till exempel finner att du har använt skrivaren 60% av tiden för affärer, kan du ta 60% av kostnaderna som ett företagsavdrag.
Som en påminnelse, om du har fastigheten på din affärsplats (INTE ditt hemkontor ) behöver du inte behålla en logg. All användning på ett företagsplats antas vara av kommersiell karaktär.
Använda kontoutdrag
Låt oss säga att du har tappat bort kreditkortsavgiften, eller om du inte har den avbokade kontrollen för det här skrivarköpet. Du kan använda ett kontoutdrag eller kreditkortsutlåtande för att bevisa ett företagsinköp, men du behöver också ytterligare verifiering, från en mötesbok, kalender eller dagplanerare.
Det finns ingen sådan sak som för mycket bevis
Om det råder några tvivel om huruvida en viss kostnad är för affärsändamål, är det bäst att ha flera sätt att bevisa utgiften.
Ditt företagsregistersystem
Slutligen ska de register som du behåller på dessa företagskostnader vara en del av ditt övergripande affärsregistersystem.