Det finns variabler att överväga när du gör ditt val. Dessa inkluderar målet med ditt evenemang, budgeten du jobbar med, din anledning till att anställa externt och de lediga kandidaterna till jobbet, och lyckligtvis finns det några utmärkta resurser företag kan använda för att välja den bästa evenemangsplaneraren eller producenten till hjälpa till att skapa deras företagsevenemang.
Använd följande guide för att hjälpa dig att avgöra huruvida du behöver en evenemangsplanerare för din nästa företagsevenemang, och om du gör det, väljer du den bästa kandidaten för jobbet.
Bestäm ditt evenemangsmål och behov för händelseplanerare
De flesta tycker att att anställa en extern händelsesplanerare eller caterer börjar genom att bestämma händelsens budget , men sanningen är att det är viktigare att börja med att definiera varför du vill hålla en händelse i första hand. Innan du når ut till en extern eller intern resurs som hjälper dig att planera den händelsen, vill du vara i stånd att dela viktiga mål för evenemanget. Besvara dina relevanta frågor om vem, vad, var, när, varför och hur-det kommer att finnas gott om tid att göra justeringar senare.
När du har definierat dina mål börjar några klara idéer dyka upp om vilket tema och meddelande du vill förmedla vid din händelse, men viktigast av allt vill du bestämma vilka aktiviteter och tjänster du behöver den externa resursen för att hantera å dina vägnar.
Du vill bestämma vilken budget du har för en planerare och om de ska hjälpa till att välja plats, bygga menyerna och göra rekommendationer om mat och dryck, källhögtalare och underhållning, vara på plats för produktionsdagens behov, och / eller bidra till att skapa viktiga kommunikationsdokument som inbjudningar och gästlista.
Om du planerar din händelse ensam och fortfarande har någon av dessa behov oförmögna, är chansen att du vill hyra en evenemangsplanerare för att hantera dessa uppgifter och ansvarsområden.
Använd lokala källor för att hitta en kvalificerad evenemangsplanerare
Ofta tycker folk att det är det bästa sättet att anställa en evenemangsplanerare för deras årsdagsfesten, frukostmöte, helgdagsresa eller en annan typ av händelse, och det hjälper säkert, men det är förmodligen inte det mest effektiva tillvägagångssättet.
Om du försöker hitta den bästa evenemangsplaneraren för din affär är det bäst att undersöka någon som är erfaren och har ett starkt rykte inom community of eventplanerare. Muntliga ord ger möjlighet till enkel försäljning för en planerare som vill hitta nya kunder, men peer-rykte är mycket effektivt.
Oavsett huruvida det är en social händelse eller ett företagsmöte, är reglerna för att hyra en evenemangsplanerare eller cateringfirma i allmänhet samma: du vill anställa någon som har expertis för att skapa din typ av händelse.
Tänk på kapitel av professionella medlemskoncerner eller kolla med det nationella eller lokala kapitlet för mötesprofessorer International, Internationella Special Events Society, National Association of Catering Executives.
Det är också relevant att ta reda på vem som publicerar artiklar i sin bransch.
Om du vill veta vem som har ett rykte för att leverera tjänster eller expertis på en viss marknad, kolla med den lokala konferensen och besökarbyrån, så många evenemangsplanerare är aktiva medlemmar, och de upprätthåller också relationer med lokala handelskamrar. Ett annat sätt att källa experter är att nå ut till hotellkonventionens försäljningsavdelning-de delar med dig som de litar på.
Intervjuer och diskutera Eventbehov med sökande
De flesta evenemangsplanerare kommer att vara angelägna att höra om din specifika händelse, men ge dem korta detaljer först och fokusera lite mer på deras expertis i den första intervjun intervjuer, under vilken tid bör du minska antalet kandidater ner till tre starkaste sökande.
Du bör då be varje händelseplanerare eller deras firma att dela med sig av information om deras verksamhet, erfarenhet av tidigare händelser och hur de planerar för händelser, noga uppmärksamma hur sökandens svar och eventuella uppföljningsfrågor han eller hon kan ha för ditt företag, evenemanget eller dess mål.
Bra planerare kommer att gå igenom en diskussion för att lära dig mer om ditt evenemangs övergripande mål, tidslinje, budget, gästräkning och personliga preferenser. Bra planerare ställer frågor till din organisation och lär dig om dina mål och ditt speciella evenemang. Leta efter dessa tecken när du intervjuar för att hitta kandidater som sticker ut från resten.
Även om det inte alltid är möjligt att träffa någon personligen under den första omgången av intervjuer, särskilt om ditt program är ute av stan, kan det vara ett viktigt steg för att välja rätt planerare eller producent för ditt evenemang och företag.
Personliga möten ger insikt utöver en planerares sakkunskap eller erfarenhet av sin rapport med laget i ditt företag som hjälper till att skapa den här händelsen. Du vill välja en kandidat som inte bara har en bra rekord för producerar kvalitetshändelser, men också en som träffar ditt lag.
Begränsa ner alternativ och göra ett urval
Det är inte tillräckligt att du fortsätter på din tarminstinkt, råd från dina vänner eller kollegor och medarbetare eller ensammötet ensam. Det här är din händelse, och ditt namn och ditt rykte kommer att vara förknippade med det - du ska behöver också kolla dina kandidaters referenser. Var noga med att be om namn på klienter som kandidaterna tidigare har arbetat med, men gräva också in i varje planners historia för att hitta händelser som han eller hon kanske inte har nämnt. Du kan få reda på att han eller hon knäckte några händelser med en viss kund som inte gjorde det gör inte hans eller hennes CV.
När du väl har verifierat att en kandidat följer dig med ditt företag, visar kompetens inom området och har en ganska bra förståelse för det evenemang du vill producera med honom eller henne, är det dags att begränsa ditt val till en och lyssna på hans eller hennes idéer om evenemanget. Baserat på dina mål och idéer kommer en bra evenemangsplanerare att presentera en plan som hjälper dig att uppnå ditt tema - om det är en privat kväll och middag för en intim grupp människor ska planeraren komma till dig med idéer som innehåller många av detaljerna för ditt program.
Vid denna tidpunkt bör evenemangsplaneraren presentera dig med idéer som får dig att känna att de har tagit din budget och fördubblat sitt värde. Det borde vara uppenbart i det sätt som de tonar sin vision för ditt evenemang.
Jämför din budget till evenemangsplaneraren
Baserat på dina evenemangsmål är det möjligt att skapa en allmän uppfattning om hur mycket det kostar för olika delar av ditt program, vilket kommer att variera beroende på vilken typ av händelse du är värd och vad den innehåller. Många som anordnar en händelse för första gången tenderar att falla i fällan av att vilja planera en champagnehändelse på en ölbudget, varför många kommer att vända sig till sin evenemangsplanerare för hjälp.
En ideell kandidat kommer att ta vilken budget du presenterar dem och förvandla den till något magisk, men de här idéerna kommer till ett pris och det är viktigt att du frågar planeraren att avslöja alla sina kostnader och potentiella källor till hur dessa avgifter kommer att täckas och införlivas i den övergripande budgeten. Eventplanneravgifterna varierar från planerare till planerare eller evenemangsföretag till evenemangsföretag.
Beroende på arten av ditt evenemang kommer du att bli ombedd att lämna in insättningar, pappersarbete och kontrakt till evenemangsplaneraren och evenemangsorter och tjänster som de erbjuder. Det är ett helt acceptabelt sätt att hantera affärer, men det bästa rådet är att söka professionellt råd och aldrig teckna ett avtal som inte har granskats av din egen juridisk rådgivare, särskilt när det gäller privatpersoner som kanske inte har samma resurser hos ett stort företag.
Bo med din planerare och var beredd att brand och rehire
De flesta dåliga historier som händer i samband med händelseplanering är vanligtvis ett resultat av brist på uppföljning. Händelseplanering kräver en effektiv samordning av logistik och uppskjutande av dessa till en tredje parts person kan komma tillbaka om händelseplaneraren du anställt inte är fullt ansvarig för företagets mål och mål för evenemanget.
Därför bör du som anställningsledare arbeta nära med planeraren eller producenten för att försäkra dig om att varje del av produktionen släcks utan hitch - från att se till att arenor och leverantörer är redo för evenemanget för att se till att betalningar har gjorts till varje leverantör före och efter. Det är inte att säga att de flesta evenemangsplanerare inte levererar på sina utlovade tjänster. det betyder helt enkelt att du ska se till att logistiken har bekräftats.
Om allt går som planerat kommer du att ha en framgångsrik händelse och en utmärkt eventplaneringsresurs för framtiden, men om planeringsprocessen inte löper smidigt för de tjänster som avtalats skriftligen är det viktigt att se över om projektet är en bra passform med planeraren.
Medan det är rimligt att vara tålmodig och arbeta genom logistik och eventuella missförstånd på vägen, om du inte tar emot de tjänster du vill ha bör du vara redo att ta några seriösa diskussioner. Om du måste, var redo att avfyra en dålig planerare och ha alltid ett backupalternativ.