5 sätt att skära ner på den tid du spenderar arkivering
Men tyvärr hatar det eller inte, när du kör ett litet företag måste arkiveringen göras, eller du kommer snart att hitta ditt skrivbord kollapsar under vikten av allt papper som håller på att hälla upp sig. Vad är en hater av arkivering att göra?
Det finns två tillvägagångssätt för det problem som kan hjälpa till.
Du kan försöka göra din tidslista så kort som möjligt (en metod som jag nästan har perfektiserat under många år med att köra ett kontor) eller göra din tid arkivering så mycket som möjligt (något jag fortsätter att försöka nå). Låt oss titta på tips för att minska hur lång tid du faktiskt spenderar arkivering först.
Skaka och återvinna när det är möjligt
Den första frågan om något papper som stirrar på dig som väntar på att arkiveras är, "Ska detta dokument lämnas in?"
Många av dokumenten som kommer i posten kan gå direkt till shreddern. Vad är poängen med inlämningsannonser eller informationsbokstäver från andra företag, till exempel? När du hanterar mail, läs en post en gång, bestämma om du behöver det ett år från och med, så fil eller strimla det i enlighet med det.
Chansen är bra, du lägger också in mycket papperskopior av dokument som du inte behöver arkivera - och bör inte ens skriva ut i första hand.
Det finns ingen anledning att föra papperskopior av fakturor eller bokstäver, till exempel om dina elektroniska filer är organiserade och du följer rätt säkerhetskopiering.
Så när du klarar av den här stapeln av arkivering, strimla det "papper du kan leva utan".
Använd ett arkiveringssystem som gör andra kontorsdrag lättare, inte svårare.
Det mesta av det papper som jag behöver arkivera är relaterat till affärsprocessen - och dessa dokument måste ingå i bokföringssystemet innan något annat görs med dem.
Så istället för att ta det kvittot för en tonerkassett för skrivare och arkivera den under "P" i mitt huvudansökningssystem, lägger jag det i mitt "första" arkivsystem, en serie mappar märkta med månad och år.
Om jag till exempel köpte tonerkassetten i september 2017, är det filen den går in, tillsammans med alla andra fakturor, kvitton och andra affärsdokument som inträffade inom den månaden. Då är det enkelt att arbeta igenom mappen i slutet av månaden och göra alla bokföringsuppgifter som behöver göras (eller om du inte gör det själv, att lämna den månatliga mappen till din revisor eller bokförare) .
Observera att vi driver ett serviceföretag , inte ett detaljhandeln, så sitter ner och arbetar med kontona en gång i månaden fungerar för mig. Du måste ändra den månatliga mappidén i enlighet därmed om du behöver uppdatera dina konton oftare.
Tänk innan du filen
Vad händer efter att jag har använt de månatliga mapparna för att göra bokföringen? Dokumenten måste flyttas till "huvud" arkiveringssystemet . Men istället för att bara skicka varje dokument individuellt beroende på dess titel, loggar jag logiskt enligt gruppen, ett arkiveringsförfarande finner jag mycket snabbare.
Låt oss ta en titt på exemplet på tonerkassetten för skrivaren.
I stället för att sända detta kvitto under "P" för skrivartonpatronen skulle jag fila den här under Kontorsmaterial - Kvitton, samma plats som jag skulle skicka dokument som ett kvitto för en samling post-it-anteckningar eller kvitto för skrivare papper. Detta gör inte bara arkivering snabbare, utan gör det mycket lättare att hitta dokument efteråt.
Använd hela ord och fraser på dina filmappsetiketter, inte bara bokstäver
Det finns ingen regel som säger att du bara är begränsad till enstaka bokstäver när du skapar divisionerna i ditt arkivsystem. Och om du gör det gör du din arkivering onödigt långsam och komplicerad. Anpassa ditt arkivsystem så att du kan dra nytta av att arkivera en grupp och hitta rätt plats för att placera ett dokument snabbare.
Till exempel, i stället för att bara ha en del av mitt arkivsystem märkt "C", har jag också en sektion som heter "Klientfiler".
Filerna i "Klientfiler" är organiserade alfabetiskt. Skönheten att anpassa ditt arkiveringssystem på detta sätt är att det alltid kan delas upp och organiseras om du behöver. Så en större klient kan ha en filsystemdelare märkt med hennes namn i avsnittet "Klientfiler" för att göra det enklare att hitta dokument som är relaterade till henne.
I det här exemplet skulle etiketterna på arkiveringssystemet läsa "B", "C", "Klientfiler", "D" ... Se hur mycket enklare din arkivering blir?
Ett annat tips för att påskynda din arkivering: Glöm inte att anpassa alfabetet också. I stället för att bara ha en "M" -sektion, märka en "Mc" också.
Håll ditt "första" arkivsystem nära och bekvämt
Det andra bra med att använda ett tvåstegs arkiveringssystem som det jag har beskrivit ovan är att det blir mycket lättare att hålla den första etappen av ditt arkivsystem (de månatliga mapparna) fysiskt nära din arbetsyta . Du kommer att vara mycket mer benägen att skriva papper omedelbart istället för att låta dem stapla upp om du har en nära, organiserad plats att fila dem.
Lägg sedan din senaste, nuvarande och nästa månads månadsmappar i ett fack eller använd en konsertfil och lägg den inom armlängden i din arbetsyta. Huvuddelen av ditt arkivsystem ("huvud" arkiveringssystemet, som vi kallade det ovan, kan vara över rummet eller ens i ett annat rum helt, men för att spara tid , borde du inte behöva gå upp till gör din första fas arkivering.
Hur man gör arkivering kul
De arkiveringstips jag har gett dig hittills borde hjälpa dig att skära ner tiden du spenderar arkivering och förhindra hjärnskrost. Men hur är det med att göra din tid arkivering roligare?
I själva verket är den enda strategin jag har kommit upp med här den direkta muta som belönar mig själv med en kaka om jag filar en viss tid. Detta kommer att fungera men kan leda till att du lägger på massor av pounds om du har mycket arkivering att göra.
Eller du kan ta ett mer konstnärligt tillvägagångssätt, använda alla olika färger för dina filmappar och använda ovanliga teckensnitt eller kalligrafi för etiketterna. Huruvida detta gör din arkivering roligare, det kommer säkert att göra det mer attraktivt.
Och vem vet? Kanske är det faktum att din arkivering är så mycket snabbare nu att den är så organiserad att göra det mycket roligare att göra.