Framgångsrik affärsdata säkerhetskopiering

Så här skyddar du din kritiska företagsdata

Data backup är avgörande för att skydda företagets kontinuitet . Om din enda säkerhetskopiering är på en enda dator / bärbar dator eller mobilenhet och det är förlorat eller stulet, är din företagsinformation borta. Och det är inte tillräckligt med dataskydd om du har papperskopior av företagsdata . Vad händer om dina affärslokaler brinner till marken eller upplever svåra översvämningar? Återigen kan de uppgifter du behöver för att fortsätta ditt företag vara oupphörligt förlorade.

Dataförlust

För att parafrasera Paul Simon finns det 50 sätt att förlora dina data:

• En krasch på stationära / bärbara hårddiskar eller skador på din mobila enhet kan göra dina uppgifter oåterkalleliga
• Din dator eller telefon kan stulen - Business Break-ins är vanliga och enligt FBI-statistiken återvinns 97% av stulna bärbara datorer / stationära datorer aldrig
• Data kan oavsiktligt raderas (eller avsiktligt raderas av en missnöjd anställd)
• Din dator kan kapas av skadlig kod
• Dina online lagringskonton kan hackas
• En ransomware-attack kan göra dina filer otillgängliga tills en betydande avgift betalas

En Data Backup Regime är ett måste

För adekvat dataskydd måste du upprätta ett datasäkerhetssystem som följer dessa tre steg:

• Säkerhetskopiera företagsdata regelbundet
• Skapa säkerhetskopior på pålitliga media eller i molnet
• Om du använder media för säkerhetskopiering behåll enheterna i en säker plats utanför platsen

Grundregeln för affärsdataskydd är att om du förlorar data kommer att störa affärsverksamhet, säkerhetskopiera det.

Stationära programprogram kan installeras om det behövs, men återvinning av uppgifter om transaktioner eller företagskorrespondens är omöjligt om dessa filer går vilse eller skadas om de inte är reparerade.

Data Arkiv vs Data Backup

Säkerhetskopieringar är normalt periodiska, kortvariga bilder av data för katastrofåtervinning.

Arkivering hänvisar i allmänhet till långvarigt lagring av data som inte längre används regelbundet men kan återställas om det behövs (till exempel ett färdigt projekt eller data från en tidigare klient).

Säkerhetskopieringskritisk företagsinformation

Det finns två steg för framgångsrik säkerhetskopiering av data.

• Identifiera den kritiska data som behöver säkerhetskopieras
• Genomföra säkerhetskopiering av data på ett vanligt schema

Vad behöver vara i en datasäkerhetskopia?

Alla filer som du har skapat och / eller ändrat bör säkerhetskopieras regelbundet. För många företag inkluderar detta allt från bokföringsfiler via e-post.

Fler och fler affärsapplikationer är tillgängliga via molnet. Men om du använder skrivbordsprogram (icke-webbläsare) kan de installeras om från media eller hämtas, så behöver du inte säkerhetskopieras.

Molnlagring

Att använda online-säkerhetskopieringstjänster gör det enkelt att säkerhetskopiera dina data - vilket bara är ett av anledningarna till att cloud computing är idealisk för småföretag . Men molntjänster kan fortfarande vara sårbara för dataförlust genom hacking eller anställdas sabotage (överväga det nyligen gjorda Indianapolis-baserade American College of Education, som efter att ha skjuten en IT-anställd upptäckt att han, innan han lämnade, hade ändrat de administrativa lösenorden till online konton, vilket hindrar kollegiet från att komma åt deras data).

Det är inte en dålig idé att tillfälligt göra lokala säkerhetskopieringar av molndata.

Lokala datasäkerhetskopior

Om du sparar dina data lokalt (t.ex. du inte använder molnlagring) kan du förenkla dina säkerhetskopior genom att hålla alla filer som måste arkiveras på en enda enhet på din dator. Anta till exempel att du behöver säkerhetskopiera bokföringsfiler, ordbehandlingsdokument, kalkylblad, foton och e-post. Om du bara placerar redovisning, Microsoft Office (inklusive Outlook) och Paintshop Pro allt på en separat enhet eller under en separat mapp, blir det lättare att arkivera alla filer du har skapat eller modifierat med de här programmen. Allt du behöver göra är att säkerhetskopiera enheten eller mappen.

När du väl valt den kritiska data som ska arkiveras är det enkelt att installera och använda ett program för säkerhetskopiering för att arkivera dina företagsdata regelbundet.

Säkerhetskopiering av dina data varje natt rekommenderas. Det finns många säkerhetskopieringsprogram som är tillgängliga, så att du kan ställa in ett schema som automatiskt säkerhetskopierar dina data. Backup-programvara som även zipar och krypterar filer sparar diskutrymme och ökar datasäkerheten.

Håll bara dina data säkerhetskopior på plats om de lagras i ett brandsäkert, oförstörbart säkert. Att investera i en bandet eller en extern hårddisk och noggrant följa ett regelbundet datasäkerhetsschema hjälper inte om alla dina säkerhetskopior av data finns på ett ställe och det här stället drabbas av katastrof. För att vara riktigt säker ska dina säkerhetskopior lagras på plats. (Cloud backup eliminerar inte helt denna oro men det är säkert bättre än många fysiska platser.)

Vissa företag behåller sina säkerhetskopior i säkerhetskassor i banker. (Avgiften för en säkerhetslåda är avdragsgilla, om du behöver ytterligare incitament.) Andra småföretagare behåller flera datasäkerhetskopior av sina poster i hemma hos olika vänner eller familjemedlemmar. Det spelar ingen roll om vart du väljer att behålla dem, så länge som webbplatsen du väljer för säkerhetskopiering på platsen är säker och du har regelbunden åtkomst till det.

Backup-enheter

Online säkerhetskopieringstjänster

För bästa säkerhet, se till att du använder starka lösenord, byter dem regelbundet och kontrollerar att de säkerhetskopierade filerna är krypterade (eftersom molnlagring delas, krypterar molnleverantörer normalt användardata).

USB (tummen) enheter

USB-pinnar ständigt ökar i kapacitet och är idealiska för snabb data säkerhetskopiering. Medan de inte har kapacitet på externa hårddiskar har de snabba dataöverföringshastigheter och är mycket bärbara. Du kan enkelt säkerhetskopiera data till en USB-enhet och ta den bort från webbplatsen. Eftersom de inte har rörliga delar är USB-enheter mycket pålitliga.

Externa hårddiskar

För småföretag är den rekommenderade metoden att köpa och använda en extern hårddisk för dataut säkerhetskopiering. Externa hårddiskar är billiga jämfört med banddrivsystem. De är också lätta att använda; Anslut bara hårddisken till datorns USB-port. De flesta externa hårddiskar kommer med backupprogramvara.

Lokalt nätverk (LAN) lagring

Om du har ett lokalt nätverk (LAN) kan du också säkerhetskopiera filer till en annan dator eller server. Om backupmaskinen ligger på samma plats kan den dock vara sårbar för stöld eller skadad av brand eller översvämning. För att förhindra stöld kan en server installeras i en låst bur, skåp eller garderob.

Tape lagring

Om du har stora mängder data för att säkerhetskopiera (eller vill göra och behålla vanliga fullständiga datalaggar för långtidslagring) är kassettbackar det bästa alternativet. De är mycket tillförlitliga och kan lagra massiva mängder data.

Back It Up eller riskerar att förlora den

Riskera inte att du förlorar dina företagsuppgifter. Det bästa försvaret mot en sådan katastrof är korrekt dataskydd. Genom att skapa ett backup-system som innehåller arkivering och säkerhetskopiering av dina företagsdata regelbundet och korrekt, kommer du att se till att ditt företag kommer att kunna väva vilken storm det står inför och fortsätta. Kom ihåg - du kan aldrig ha för många data backup!