Hur man förbereder en företags kontinuitetsplan för ditt lilla företag
En plan som skyddar mot affärsavbrott vid oförutsedda händelser. Eller, om du vill, "... de förfaranden som används för att säkerställa en organisations konjunktur i tid och ordentligt återupptagande genom förmågan att genomföra planer med minimal eller ingen avbrott i tidskänslig verksamhet eller serviceverksamhet" ( Facility Management Journal).
Målen för affärsplanering omfattar:
- Säkerställa hälsa och säkerhet för all personal
- Minimera avbrott i företagets förmåga att tillhandahålla sina produkter och / eller tjänster
- Minimera ekonomisk förlust
- Att kunna återuppta kritiska operationer inom en viss tid efter en katastrof
En väl genomtänkt kontinuitet plan kan betyda skillnaden mellan ditt företags överlevnad och misslyckande om katastrof slår till. En brand, en översvämning, en hårddiskfel eller datatyveri - någon eller alla av dessa skulle kunna göra din verksamhet oskadlig. Om du tar tid att sätta ihop en kontinuitetsplan för företag, kommer det att bidra till att ditt företag kan återuppta verksamheten på kortast möjliga tid.
Att skapa en företags beredskapsplan:
1) Bestäm vad de viktigaste riskerna är för ditt lilla företag.
Är det data stöld? Översvämning? Jordbävning? Att bestämma vilka typer av katastrofer som troligtvis kommer att hjälpa dig att fokusera din kontinuitetsplan och inte slösa bort tid och pengar för att förbereda sig för något som är mycket osannolikt att hända.
Det finns ingen mening att planera hur man återhämtar sig från en jordbävning, till exempel om din verksamhet inte ligger i en jordbävningszon. Men glöm inte bort växande risker som ofta förbises av småföretag som cyberattacker, hackeraktivitet och sabotage.
2) Bestäm vad som är absolut nödvändigt för att ditt lilla företag ska börja fungera igen om en affärskatastrof stängde dig ner och vidta åtgärder för att säkerställa att dessa väsentliga skulle vara tillgängliga snabbt.
Dessa väsentliga kan omfatta personal, data, utrustning, finansiella anslag och infrastrukturskydd.
Vilka människor är nyckeln till din verksamhet? Vilken utrustning behöver du fortsätta att producera och leverera dina kritiska produkter och / eller tjänster? Kanske kan ett arrangemang göras med ett annat företag som har den utrustning du behöver. Vilka leveranser är nödvändiga? Ta reda på i förväg vem alternativa leverantörer eller transportörer skulle vara om ditt nuvarande arrangemang kanske inte fungerar. Hur länge kan din verksamhet fungera om inkomstströmmen stängdes av? Var skulle du få pengarna för att fortsätta?
2) Förbered en evakueringsplan vid fysisk katastrof.
Gå över det med personal och lägg det tydligt i dina affärslokaler. Hur kommer personalen att veta att de behöver evakuera? Vad ska de göra när de anmäls om en evakuering? Vilka vägar finns tillgängliga från byggnaden / byggnaderna? Var borde man träffas utanför byggnaden / byggnaderna? Vem ansvarar för att kontrollera att alla är ute säkert?
3) Skapa ett kommunikationsfläkt-ut-system.
Om något hände i ditt företag, vem skulle vara ansvarig för att anmäla varje person som jobbar där? Se till att telefon- och e-postkontaktlistor är aktuella och att de som ansvarar för att kontakta andra har tryckta listor, eftersom all teknik misslyckas förr eller senare och vanligtvis vid den mest obekväma tiden.
Besluta också vem som ska ansvara för att kommunicera med allmänheten och hur (uppdatering av företagswebbplatsen , publicering på sociala medier , pressmeddelanden, skyltar i fönstren, radiomeddelanden etc.)
4) Var säker på att dina nödsituationer på plats är kompletta och aktuella.
Dessa arbetsstöd för första hjälpen Säkerhetscheck från St. John Ambulance visar exakt vad första hjälpenpaket för olika företag måste innehålla baserat på antalet anställda. Beroende på vilka typer av katastrofer som kan hända i ditt område kanske du vill lägga till andra tillbehör. Till exempel är en gallon vatten per person per dag en av de rekommenderade förnödenheterna på denna lista över nödsituationer för detaljhandeln.
5) Ta steg nu för att skydda dina företagsuppgifter.
Din företagsinformation är din mest värdefulla tillgång. Om det stulits eller förstörts skulle ditt företag snabbt kunna komma igång eller ens fortsätta?
3 steg till framgångsrik säkerhetskopiering förklarar hur du kan få lugnet att veta att dina företagsuppgifter är skyddade och kommer att bli tillgängliga igen snabbt. Dataskydd är en av många fördelar med att byta företag till molnberäkning .
6) Se till att ditt företag bär tillräcklig försäkring.
Brandförsäkring är den typ som kommer i åtanke, men brand är verkligen inte den enda möjliga katastrofen som ditt lilla företag skulle kunna uppleva. Förutom andra uppenbara fysiska katastrofer som översvämning eller vindskador, ta hänsyn till den skada som kan vara resultatet av stöld, till exempel. Och då finns det den potentiella ansvarsfaktorn om ditt lilla företag är engagerat i aktiviteter som kan öppna dig för rättegångar.
Att välja rätt typ av försäkring för att täcka dina risker och ha bra och aktuell försäkringsskydd kommer att gå långt för att få ditt lilla företag att springa igen om katastrof slår.
8) Lär känna dina grannar.
Att öppna kommunikationslinjerna med företagare runt om i dig kan verkligen gynna din företags kontinuitetsplanering. Låt dem veta vad du hoppas göra och se om du kan få dem involverade. Du kan kanske dela kostnaderna för vissa utgifter relaterade till kontinuitetsplanering eller göra tit-for-tat-arrangemang för att hjälpa varandra i händelse av katastrof. Koordinerade beredskapsplaner är särskilt viktiga för företag som delar intilliggande utrymme som dem i bandgallerier eller längs stadsgator.
9) Kolla in lokala program och resurser.
Din stad, stad eller företag i handlingsutskottet kan ha beredskapsplaner / katastrofplaner på plats eller tillhandahålla resurser som gör det enklare för dig att sätta din egen plan tillsammans. Till exempel erbjuder staden Ottawa information om beredskap för Ottawa-företag på sin webbplats och erbjuder träningsverkstäder om ämnet. Se vad som är tillgängligt i din stad innan du börjar skriva din egen affärskatastrofplan.
10) Sätt allt ihop.
När du arbetar genom din kontinuitetsplan lägger du alla bitar i tryckt form. (Digitala kopior är trevliga men inte mycket användbara om strömmen går ut och / eller digitala enheter kan inte användas.) Ett tre-ringsbindemedel fungerar bra. Inkludera företagets evakueringsplan, kommunikationsplan, information om nödsituationer och försäkringspolicyer, dataskyddsåtgärder och operativa väsentligheter samt detaljer om eventuella arrangemang som du har gjort för att hålla eller få igång igen.
11) Håll din företags beredskapsplan praktisk.
Sist men inte minst vill du vara säker på att du håller din katastrofplan på en lättillgänglig plats och se till att alla som behöver veta var den är, vet sin plats. Du bör också tilldela en person och en sekund för att ta hand om företags beredskapsplanen på väg ut om affärsolyckan kräver att du lämnar lokalerna.
12) Använd din företagswebbplats och sociala medier
Din företagswebbplats och sociala medier plattformar som Facebook , LinkedIn och Twitter är utmärkta sätt att kommunicera med kunder och affärsföreningar vid en nödsituation. Låt inte dina kunder undra om du är öppen eller inte när katastrofen träffar - en snabb inlägg på Facebook kan hålla dem uppdaterad.
Affärsplaner för kontinuitet planerar att löna sig
Det är lätt att avbryta kontinuitet planering. Det finns alltid omedelbara kriser som kräver vår uppmärksamhet. Men hur signifikanta jämförs de verkligen med en händelse som stänger ditt företag i timmar, dagar eller veckor? Att ta sig tid att förbereda en kontinuitetsplan kommer att få en stor utdelning om katastrofen någonsin träffar.