Den allmänna boksluten är den sammanfattande bokslutet för ditt företag
Den allmänna bokslutet är en fullständig redovisning av alla finansiella transaktioner som har gjorts under företagets livstid, inte bara det senaste året eller föregående månad.
Varför behöver ditt företag en huvudbok?
Den generella bokslutet tjänar flera funktioner i den ekonomiska verksamheten i ditt företag. Tänk på det som en fångst-all hink. Den innehåller all finansiell information som du ska använda för att skapa dina resultaträkningar och balansräkningsrapporter. Det är vanligt att förbereda bokslut , undersöka förhållanden utanför balans och för intern och extern revision. Det innefattar redovisning av tillgångar, skulder , eget kapital , intäkter och kostnader.
Långivare kommer alltid att begära en mängd av dina finansiella poster om ditt företag ansöker om ett lån. Din generaldirektör kan hjälpa dig omedelbart att hitta och hitta vilken information du behöver.
Huvudboken vs. General Journal
Förväxla inte huvudboken med din allmänna tidskrift. Den sistnämnda är bara en kronologisk rekord av transaktioner, medan huvudboken är organiserad av konton och kan visa kontosaldot efter varje postering.
Företag skriver vanligtvis mycket av sin finansiella transaktionsdata i olika bokföringstidningar på daglig basis. När en finansiell transaktion inträffar och ett källdokument genereras, införs transaktionen sedan i den allmänna tidningen.
Transaktioner listas i kronologisk ordning. Datumet, beloppet, räkenskaperna som påverkas och den riktning där kontona påverkas är alla noterade.
Du måste se till att debiteringen och krediterna är i balans när du noterar varje transaktion.
Särskilda tidskrifter
Ditt företag kan också ha ett brett utbud av specialtidskrifter. Några av de vanligaste av dessa är försäljnings tidskrifter , kontanter kvitto tidskrifter och kontanter utbetalning tidskrifter. Antalet och typerna av specialtidskrifter som ett företag håller är ett personligt beslut. Dessa tidskrifter genereras normalt när du anger dina finansiella transaktioner i datorn om ditt företag använder ett datoriserat bokföringssystem.
Den generella boksluten visar all sammanfattningsinformation för finansiella transaktioner för ditt företag från den allmänna tidskriften och dessa specialtidskrifter.
Hur Journalen skriver in
Huvudboken är uppbyggd genom att överföra journalerna för ett företags finansiella transaktioner från sina bokföringsblad till huvudboken. Varje finansiell transaktion har ett källdokument, såsom en faktura eller en avbokad check, samt en journalpost som normalt finns i den allmänna tidskriften, dina specialtidskrifter eller båda.
Rollen i ditt kontoplan
Allmänna konton är baserade på kontoplanen för ditt lilla företag. Detta diagram visar huvudkonton som visas i din bokslut .
Beroende på företagets storlek och komplexitet kan ditt diagram bokstavligen bestå av hundratals konton, inklusive de för omsättningstillgångar, anläggningstillgångar , kortfristiga skulder, långfristiga skulder, eget kapitalkonton , försäljningsintäkter, kostnadskonton, vinster, och förluster.
Ett enkelt exempel på en generalbokföring
Låt oss anta att du just har öppnat dina dörrar för affärer som utformar webbplatser för andra företag. Din operation kräver att du underhåller ett ganska omfattande datorsystem som sätter dig tillbaka $ 10,000.
Ange transaktionsdatumet i den första kolumnen till vänster om din huvudbok och notera journalposten för datorsystemet i nästa kolumn. Den tredje och fjärde kolumnen är avsedda för debetbelopp och kreditbelopp.
Tänk på att debet och kreditbelopp verkar kontraintuitiva på ytan.
Tillgångar, som är ett plus, har en debetbalans, så du skulle ange värdet $ 10 000 som debiteringsbelopp. Om du har uttömt andra tillgångar, till exempel pengar, för att komma upp till $ 10 000, eller om du har lagt till ansvar i vägen för ett lån för att köpa systemet, är dessa transaktioner krediter. Du skulle därför ange motsvarande nummer i den fjärde kolumnen.
Microsoft Business Systems erbjuder en mycket mer omfattande uppdelning för flera kolumner för att hjälpa dig att spåra transaktioner. Du är inte begränsad till fyra.
Ett slutligt ord om huvudbokens poster
Transaktioner bör ingå i deras lämpliga tidskrifter, sedan sammanfattas och ingås i huvudboken en gång i månaden. Det ska finnas en separat sida för varje konto.