Företagsägare hanterar ofta sin egen bokföring av många anledningar som inkluderar rädsla för att delegera känslig finansiell information, som vill ha fullständig kontroll och hålla personalkostnaderna luta sig. De anledningarna, som visserligen är giltiga för start och mindre verksamhet, blir alltmer opraktiska när ditt företag växer. Vissa ägare delegerar bokföringsuppgifter till betrodda familjemedlemmar eller anställda, men de mest framgångsrika och kunniga entreprenörerna lär snabbt att redovisning och ekonomi är livsnerven i affärer och förtjänar professionell ledning från kvalificerade finansiella specialister.
De tre primära finansiella cheferna i de flesta företag är bokförare eller revisor, chefsjurist och finansdirektör eller finansdirektör.
Som företagare kan du hantera uppgifterna för dessa positioner själv eller delegera dem till en anställd eller betrodd associerad, men när verksamheten mognar upptäcker de flesta ägarna att anställningsprofessorer genererar solida fördelar för kostnaden samtidigt som de befriar ägarna att koncentrera sig på kärnan affärsproblem. Resultaten av att anställa redovisningspersonal inkluderar - men är inte begränsade till - följande affärsmässiga fördelar:
- Att hitta kostnadsbesparingar i tillverkningsprocessen, leverantörsrelationer, kontorsverksamhet och personaladministration
- Spara pengar på skatter
- Hantera en ständigt växande mängd internt pappersarbete och externa rapporter
- Utforma ett finansiellt säkerhetsnät genom att mildra risker med försäkringsskydd, lagerhantering, diversifiering och skattemässiga hotbedömningar
- Planeringsutvidgningar
- Hantering av löneavgift
- Effektivisering av verksamheten och maximering av vinsten
- Undvik böter, påföljder, lägre kreditbetyg och räntekostnader som beror på missade tidsfrister, beräkning av löneuppgifterna felaktigt, glömmer att betala räkningar och saknar tids känsliga affärsmöjligheter
Faktum är att de flesta företag sparar pengar genom att anställa professionell finansiell personal för att hantera sin dagliga affärsverksamhet.
Beroende på företagets storlek, din bransch och andra faktorer kan du dock bara behöva en deltidsbokhållare eller kräva en hel finansiell personal som inkluderar en controller och CFO. Att bestämma vilken ekonomisk personal som ditt företag verkligen behöver är ett komplext beslut som beror på många faktorer. Dina behov kommer nästan säkert att förändras över tid, och om ditt företag växer framgångsrikt kan du cykla genom alla dessa positioner. I följande avsnitt beskrivs vad varje professionell gör och förklarar när ditt företag kan behöva en eller flera av dessa finansiella specialister:
Viktiga bokföringsfunktioner
De flesta bokförare arbetar reaktiv med att registrera vad som redan har gjorts finansiellt i företaget med liten eller ingen inverkan på affärsstrategi. Bokförare arbetar på transaktionsnivå och tar sällan beslut om framtida affärstransaktioner. En begåvad bokhållare kan förklara dina alternativ, hålla register och rapportera aktuella, identifiera avvikelser i böckerna och rekommendera kostnadsbesparande idéer, men deras primära jobb är att chronicle verksamheten och dess finansiella transaktioner och sammanställa rapporter från denna information. Några av de typiska dagliga uppgifterna hos en företags bokhållare är:
- Inspelning av försäljningar, utgifter, leverantörsskulder och kundfordringar
- Övervakning av kostnader för leveranser, kontorsutgifter, hyra, verktyg och andra fasta och rörliga kostnader
- Förvaltande av löneavgift , skatteavdrag, momsskattskonton, löneavdrag och försäkringsavdrag
- Säkerställa att viktiga former och pappersarbete är färdiga och lagrade säkert
- Förbereder dagliga, veckovisa, månadsvisa, kvartalsvisa och årliga rapporter för ledning, myndigheter, aktieägare, anställda och intressenter
- Betala räkningar i tid
- Att undersöka alternativa leverantörer och göra kostnadsjämförelser
- Identifiera problemområden som avfall, bristande hantering, bedrägeri och stöld
- Spårningsmaterial, leveranser, lager och personal
- Förbereda skatter och dagliga, månatliga eller kvartalsvisa inlåning för staden, staten, IRS, arbetslöshetsbyråer och försäkringsbolag
- Hantera affärs- och anställningsförsäkringar och hälsoplaner
- Skydda företagsrekord
- Få uppskattningar och hitta och betala service och reparera människor
- Kontrollera efterlevnadsproblem
- Hantera kundkreditfrågor internt och företagskredit med externa leverantörer och långivare externt
Att veta när du ska hyra en bokhållare
De flesta företagare - särskilt de som har en entreprenörsanda - trivs på att driva alla aspekter av sina affärer, och redovisning har blivit lättare med all den intuitiva mjukvaran som finns tillgänglig. Det är helt möjligt för företagare att behålla böckerna, men det är inte nödvändigtvis en bra idé när verksamheten växer. När pappersarbete börjar äventyra din tidshantering, arbetsnöjdhet eller effektivitet är det dags att överväga att hyra en bokhållare. Du kanske inte behöver anställa en heltidsarbetare och kan till och med lägga ut hela eller en del av det bokförda arbetet som löneavgift. Att hyra en bokhållare är meningsfull om något av följande gäller för dig och ditt företag:
- Du förstår inte riktigt redovisning men litar på programvaran för att berätta allt du behöver veta.
- Du är inte bekant med skattekoden och skatteundviklingsstrategierna.
- Din verksamhet upplever snabb tillväxt på kort tid.
- Investerare, långivare eller aktieägare vill ha professionellt beredda rapporter.
- Du spenderar mer tid på att göra böckerna än att generera försäljning eller nya affärer.
- Du planerar att expandera till en annan region, bransch eller produktlinje.
- Du vill köpa, sälja eller handla tillgångar.
- Du har blivit informerad om att dina böcker kommer att granskas.
Att hyra en bokhållare behöver inte vara en smärtsam process eftersom du kan börja genom att outsourca arbetet till ett professionellt bokföringsföretag. Det är en särskilt effektiv strategi om du inte är bekant med bokföring, anställer en bokhållare eller sköterskonton eller sökande för ekonomisk jobb.
När man ska överväga att anställa en kontrollör
Controllers, som ibland kallas comptroller, övervakar bokhållare, skattechefer, kreditansvariga och annan redovisningspersonal, medan de rapporterar till CFO, VD eller företagsägare direkt. I mindre företag kan en kontrollant vara den enda Certified Public Accountant i företaget eller övervaka ett team av revisorer. Många av dessa yrkesverksamma hanterar sina uppgifter med hjälp av en clerk, bokhållare eller administrativ assistent.
En controller är företagets chefsredovisning och ansvarar för att upprätta finansiella rapporter, affärsplaner, budgetar, skatter, överensstämmelseskertifikationer och speciella projekt som planering av kort- och långsiktiga affärsstrategier, företagsförvärv, försäljning av tillgångar, företagsförvärv och säkra finansiering eller investerare. Betraktas som en ekonomichef på mellannivå utför regelbundet följande uppgifter:
- Hantera finansiell personal.
- Underteckna kontroller och ha ansvar för företagets verksamhet.
- Logga ut på ekonomiskt relaterade rapporter och dokument.
- Fastställa företagens ekonomiska politik och rutiner.
- Skapa rapporter för intern granskning.
- Hantera försäkringar och riskhanteringspolicyer.
- Skydda företagets tillgångar.
- Förbered, övervaka och uppdatera budgetar.
- Spearhead förberedelser för offentliga erbjudanden.
- Rådgöra med ägare och chefer på finansmarknader, trender och bästa praxis.
- Utveckla proaktiva skattestrategier.
- Välj och administrera bokföringsprogram.
- Fortsätt samlingar.
- Hantera mänskliga resurser som att upprätthålla anställningsrekord.
- Utbilda personal om anställningsförmåner och företagsansvar.
Tecken som anger ditt företag behöver en kontrollör
Ju större ditt företag växer desto mer sannolikt behöver du mer än bara en bokhållare. Om du har aktieägare eller en styrelse som består av personer som inte är vänner, närstående och familj som du har utsett, är det en bra affärspraxis som hjälper dig att skydda ditt företag och tillgångar. I allmänhet fokuserar en kontrollant på redovisning medan en ekonomidirektör fokuserar på strategisk finansiering.
När företagets intressenter utökar, tillhandahåller en kontrollant taktisk rapportering och personalövervakning av redovisningsproblem medan CFO hanterar finansiell planering och bär ansvaret för kontrollen och redovisningsteamet. De flesta små företag har inte råd med en heltidsansvarig, men när verksamheten växer, har du inte råd att arbeta utan en kontroller, även om han eller hon arbetar på deltid eller konsultbasis.
När att hyra en finansdirektör
Ekonomidirektörer arbetar utöver strikta gränser genom att delta i alla affärsbeslut och förespråka organisationens bästa ekonomiska intressen. Som alla erfarna företagare eller företagare vet, är strikta ekonomiska bedömningar bara ett framgångsrikt företags affärsmål. Initiativ som ger stark vinst kan lätt försvaga företaget med kunder som inte gillar att betala höga priser för sämre produkter eller lojala kunder som lägger större värde på företagets mål, principer, miljöansvar eller driftsteknik.
De bästa ekonomidirektörerna bedömer inte bara kostnaderna för att göra affärer utan även de risker och hot som varje företag kan generera. CFOs arbetar som ägare, styrelse, ledande befattningshavare och andra viktiga aktörer och spelar viktiga roller inom forskning och utveckling, företagens tillsyn, regleringsöverensstämmelse och den dagliga verksamheten. Övriga CFO-uppgifter inkluderar:
- Styra ett företag genom fusioner, förvärv, offentliga erbjudanden och förändringar i affärsstruktur och verksamhet
- Hantera stora affärsutbyggnader till nya marknader
- Förespråka för sund ekonomisk praxis i komplext beslutsfattande
- Hantera tillgångar och finansiella relationer med flera intressenter
- Effektiviseringar
- Bedömning och hantering av finansiella risker
- Planerar kort- och långsiktiga finansiella mål
- Tolka marknadsdata från flera finansiella indikatorer och affärstrender
- Förstå orsakerna till att affärsmarknaderna utför det sätt de gör
- Bestämma hur man investerar företagstillgångar
- Prognoser marknadstrender och hur företaget kan dra nytta av dem
Varje del av företaget är starkt beroende av sin CFO: s kombinerade uppgifter: kontroll av kontroller, finansförvaltning och planering och prognoser för kritiska finansiella frågor.
Progressivt mer krävande finansiella förvaltningsbehov
Små och medelstora företag har utvecklingsbehov för bokföring och redovisning när deras verksamhet växer. Ägare eller utsedda lagmedlemmar hanterar ofta redovisning för små och startande företag med hjälp av bokföringsprogram. Så småningom bestämmer de flesta företagen att de anställda professionella bokförarna - antingen helt eller delvis och internt eller outsourcad - frigör personal för kärnverksamhetsuppgifter och främjar större noggrannhet, bättre efterlevnad och ökat tillsyn. Rätt bokhållare ser till att rapporter lämnas in i tid och hjälper företag att identifiera kostnadsbesparande strategier, bedrägerier, stöld och avfall.
När ditt företag växer och kraven på din tid förökas kan du tycka att du behöver en finansiell personal som övervakas av en kontroller eller en ekonomichef för att hantera företagets alltmer sofistikerade finanser. Dina alternativ inkluderar att anställa heltid, intern personal eller outsourcing bokföring och finansiella uppgifter till en erfaren professionell bokföringstjänst. Båda alternativen är lika giltiga sätt att stärka din företags finansiella styrka, men många små och medelstora företag har nytta av att anställa rådgivare som behövs för att undvika de höga kostnaderna för att anställa heltidspersonal.