Bokföring på en budget för ideella organisationer
Som en ideell organisation måste din bokföringsprogramvara kunna hantera bidrag från givare, bidrag, investeringar och insamlingshändelser noggrant och producera rapporter som gör det lättare att skicka IRS Form 990 och annan skatterapportering. Små ideella organisationer har inte pengar att spendera på dyra specialiserad bokföringsprogramvara, så jag har avrundat några lågkostnadsalternativ.
Volontärer utan betydande bokföringserfarenhet bör inte skapa konton i programvara utan hjälp från en CPA eller icke-vinstdrivande finansiell specialist. Northland Foundation har ett bra exempel på ett diagram över konton som kan användas för att skapa redovisningsprogram för ideella organisationer.
Denna lista är definitivt inte uttömmande. Jag har inte inkluderat programvara som krävde kontakt med en säljare för en prissättning eller billigare bokföringsprogram.
01 - RÄKENSKAPER
Om du använder QuickBooks , Quicken eller Simply Accounting / Sage 50 kanadensiska utgåvan kan du importera ditt konto (men transaktioner kan inte). Nya ideella organisationer kan skapa egna konton eller välja mellan ett av många prover, som har länkar till för T3010, 990 eller 990 EZ. Den enskilda användarversionen av ACCOUNTS kan användas på flera datorer, men databasen måste kopieras mellan datorer. Nätverksversionen stöder upp till fem användare på ett lokalt nätverk eller via Internet, samtidigt som databasen är tillgänglig.
- Spåra intäkter och kostnader
- Spåra fondbalanser
- 15 olika rapporter kan exporteras till PDF, Excel och CSV
- Årlig budget
- Betalningsbara
- Kontrollera utskrift
- Stöd för flera organisationer på en dator
- Importera inlåning från DONATION-programvara
- Enkel säkerhetskopiering av data med påminnelser, säkerhetskopiering till USB-enhet eller annat media, eller skicka krypterad säkerhetskopiering till en online-backuptjänst
Kostnad: $ 120 för en användare eller $ 200 upp till fem användare per år.
Gratis försök: 60 dagar
Plattform: Windows
Stöd: Löpande
Stöd: 1 år
Läs mer: software4nonprofits.com
02 - Aplos
Aplos är online redovisningsprogramvara som är speciellt utformad för kyrkor och ideer, och det är anpassningsbart så att det kan sättas upp för att möta organisationens ekonomiska behov. De har varit verksamma sedan 2008, och är ett bra alternativ för små ideella organisationer. Prenumerationen innehåller alla funktioner du behöver för ideell redovisning, och du kan lägga till på ytterligare saker som Bidragsförvaltning.
Stödjer också så många användare som en organisation kräver, och det tar mindre än en timme att lära sig att navigera och använda. Också erbjuder flera fördelar jämfört med stationär programvara, som säkerhetskopiering av data, möjligheten att komma åt den från vilken dator som helst, och inga uppdateringar eller uppgraderingar att installera.
Basprogrammet innehåller:
- True Fund Accounting funktionalitet
- Kontounderhåll för att hantera dina konton
- Markera Registrera för transaktionsposter
- journalanteckningar
- Anpassade rapporter
- Budgetering
- Betalningsbara
- Kundfordringar
- Branded webbsidor för att acceptera online donationer
Bidragsstödsmodulen omfattar:
- Enkel datainmatning för välgörande bidrag
- Automatiserade redovisningsposter för bidrag
- Spåra bidrag av person
- Utskriftsinställningar utskrifter
- Donorer går automatiskt in i People Database.
Kostnad: Aplos Redovisning är $ 15 / månad för en användare och $ 25 / månad för 2 + användare. För att lägga till Bidragsförvaltning är det $ 15 / månad mer. En ny kyrka eller ideella växter kan också få 6 månaders fri användning.
Gratis provperiod: 15 dagar
Plattform: Online
Stöd: Löpande
Stöd: Löpande
Läs mer: AplosSoftware.com
03 - Zoho Böcker med icke-vinstmoduler
Zoho är en online kontorspaket med lättanvända verktyg som alla arbetar tillsammans. Affärsapplikationerna inkluderar bokföringsprogram Zoho Books , en CRM-app som kan användas för att spåra givare och som integreras med e-post, en personalmodul som är fri för upp till 10 anställda, bland andra. Några perks som Zoho Books författare till ideella vinster är flera valutasupport, stöd för bank- och kreditkortskonton, datadeling med en revisor och förmågan att ta emot online-betalningar. Zoho Books kan användas av två användare med ytterligare användarstöd för $ 5 per månad.
Gratis eller lågkostnadsmoduler som är specifika för ideella vinstmedel finns tillgängliga från Zoho Marketplace och inkluderar:
- Donor Management
- Klubbregistrering
- Volontärregistrering
- Bevilja spårning
- Community Bulletin Board
Kostnad: $ 24 per månad eller $ 240 per år
Gratis provning: 30 dagar
Plattform: Online
Stöd: Löpande
Stöd: 1 år
Läs mer: zoho.com/books
04 - Big EZ
Big EZ är inte fristående bokföringsprogramvara. Det är en kalkylarkmall som är avsedd att användas med Microsoft Excel. Det kräver inte dubbel bokföring och uppdateras varje år för att inkludera de senaste IRS skattereglerna. Mallfilerna består av 12 månadsfiler med anpassningsbara inkomst- och kostnadskolumner.
Big EZ är en möjlig redovisningslösning för mycket små ideella organisationer med en bokförare som är bekant med Excel. Stor EZ kan endast användas på en dator. Medan mallen inte kräver någon Excel-programmering, med förståelse för hur Excel fungerar kommer det att bli lätt att använda Big EZ. Mallpaketet kan laddas ner direkt efter köp online.
- 10 månadsvisa och 14 års aktuella sammanfattningsrapporter
- Hjälpknappar guidar användaren
- Spårar 12 inkomster och 24 kostnadskategorier och spårar upp till 100 underkategorier
- Checkbook avstämning
- Mileage spårning
- Budgetering
- Multiple Entity-version för upp till 4 konton (personer, partnerskap, organisationer eller företag)
Kostnad: $ 59,95- $ 99,95
Gratis provperiod: 7 dagar
Plattform: Windows
Stöd: 1 år
Läs mer: BigEZ.com
05 - Araize FastFund Redovisningsstandard
Denna programvara har utformats av CPAs för att specifikt uppfylla fondbokföring och FASB-rapportering för ideella organisationer, vilket är en stor fördel. Nackdelen är att kostnaden för standardprogramvaran bara omfattar 30 dagar telefonsupport. FastFund har också insamlingsprogram och löneprogramvara, men de kommer att sätta tillbaka dig ytterligare $ 300 vardera. Från vad jag bara kunde avgöra, integrerades löneprogramvaran med bokföringsprogrammet.
- Fondbalansera revisionsrapporter
- FASB 117-kompatibla rapporter
- Nonprofit terminologi om rapporter
- Programbudgetar
Kostnad: $ 299
Gratis provning: 30 dagar
Plattform: Windows
Stöd: 30 dagar
Stöd: 1 år
Läs mer: FastFund Accounting Standard
06 - QuickBooks Nonprofit
Majoriteten av ideella organisationer använder den mycket populära QuickBooks bokföringsprogrammet. Medan den här mjukvaran kan vara för dyr för de flesta små ideella organisationer (se om du hittar den på TechSoup.org), måste den inkluderas i den här listan. QuickBooks Nonprofit har alla funktioner i QuickBooks Pro med verktyg speciellt för ideella organisationer. Avancerade rapporter inkluderar donationer och utgifter för budgetposter. QuickBooks har också en mängd olika tillägg (tilläggsavgifter) för lönebetalning av kreditkortsbehandling, faktureringstjänster, kontroller utskrift och mer - så bekvämligheterna finns där, men de kan verkligen lägga till.
- Spåra donationer och löften
- Handledning specifika för ideella upplagan
- Lätt att lära sig att använda
- Bra kundsupport
- Insamlings- och pantsättningsstöd
Kostnad: Returer för 400 USD, men du kan hitta lägre priser online för QuickenBooks NonProfit.
Gratis försök: Ingen, 60-dagars pengarna tillbaka garanti
Plattform: Windows
Stöd: Löpande
Stöd: 1 år
Läs mer: QuickBooks ideell webbplats
07 - QuickBooks Online Essentials
Ett billigare och bekvämare QuickBooks alternativ är QuickBooks online, även om det inte finns någon ideell modul så en revisor skulle definitivt behöva hjälpa till med att installera programvaran. Ett annat alternativ är att använda boken Running QuickBooks i ideella organisationer, visar organisationer hur man arbetar med programvaran som den är. QuickBooks Online Essentials stöder tre användare, har iPhone, BlackBerry och Android-appar och automatiserad onlinebankning. En lönemodul kan läggas till.
Kostnad: $ 25 eller $ 51,16 med löneavgift
Gratis provning: 30 dagar
Plattform: Online
Stöd: Löpande
Stöd: 1 år
Läs mer: QuickBooks Online Essentials
08 - GnuCash
GnuCash är dubbel bokföring programvara som är bra för småföretag, men det kan bara fungera för mycket små ideella organisationer som inte har något emot att importera några nummer till Excel för att få de korrekta rapporterna på grund av avsaknaden av icke-kommersiella plug-ins eller tillägg. GnuCash gör det till den här listan eftersom det är gratis, stöder flera valutor och har översatts till flera språk.
- Aktivt utvecklad
- Bra uppsättning finansiella rapporter
- Förklaring av försoning
- Stöd till investeringar
- Jobbspårning kan användas för insamling av pengar
- Budgetering
- Kontrollera utskrift
- Hypotekslån och lånstöd
Kostnad: gratis
Gratis försök: n / a
Plattform: Windows, Mac och Linux
Stöd: Online användarmanual, handledning och koncept guide
Stöd: 1 år
Läs mer: GnuCash.org