Bra skatteuppgift kan vara den viktigaste rekord som håller på att göra för ditt företag. Internal Revenue Service (IRS) kräver att du behåller vissa skatteposter för vissa tidsperioder och andra poster för olika tidsperioder. Du vill inte ha skattetid att rulla runt och måste panik eftersom ditt företag inte har sina skatteuppgifter i ordning. Skatteuppgifter i disarray kan kosta dig avdrag och om du skulle bli granskad kan det orsaka problem och kosta pengar. När allt kommer omkring vill du få alla de avdrag du kan och kunna rädda dem.
Här är åtta tips om vilka skatteposter som ska behållas, hur man behåller dem och hur länge de ska behållas:
01 - Skapa ett bra bokföringsprogram för programvara
Din slutliga avkastning är en produkt av din goda rekordhantering genom ditt system för redovisningssystem internt.
02 - Bevisbörda för företagsskatter
När du gör en post, såsom inkomst, utgifter och avdrag, har du på din avkastning det som kallas bevisbörda för dem. Du måste kunna bevisa att du har rätt till vissa avdrag och utgifter för att vara berättigad att ta dem som avdrag.
Hur etablerar du bevis? Genom bra rekordhållning, förstås. Om du har dokument som underbygger dessa avdrag och utgifter har du uppfyllt ditt ansvar för att ha bevisbörda för IRS. Ta inte avdrag eller hävda inkomst utan att ha dokumentation som styrker att du har bevisbörda.
03 - Källdokument för bokföringstidningar
Källedokumenten för inköp för dina företag, till exempel avbrutna kontroller, kvitton, kassaband och andra, är vad du gör din bokföringsbokföring och journalposter från. De är också din dokumentation för skatteavdrag för ditt företag som du tar i slutet av skatteåret. Källdokument som hålls ordentligt kan ta dig en lång väg med bra rekordhållning.
De ursprungliga pappersdokumenten ska hållas med de stora bokstäverna där du registrerar transaktionen. Som säkerhetskopia, i händelse av brand eller annan katastrof, ska varje källdokument skannas i rätt datafil och lagras på en flash-enhet.
04 - EFT och dina företagsbetalningar
Teknik förändrar hur vi driver våra verksamheter. I stället för att skriva papperskontroller för transaktioner använder vi ofta kredit- eller betalkort eller elektronisk överföring av pengar (EFT) för att betala räkningarna. Hur ser vi till att vi har de rätta källdokumenten för IRS under dessa omständigheter?
Om du använder antingen EFT- eller kredit- / betalkort använder du de finansiella rapporter som utfärdats av din bank som källdokument. För EFT måste påståendet innehålla följande: Överfört belopp, betalningsmottagarens namn och datum då överföringen postades på kontot av finansinstitutet. För kredit- / betalkort måste det anges följande: Belopp som debiteras, betalningsmottagarens namn, transaktionsdatum.
Bevis på betalning på egen hand betyder inte nödvändigtvis att du har rätt till skatteavdrag. Håll kreditkortslister och fakturor för att underbygga ditt krav på avdrag.
05 - Daglig och månadssammanfattning av kontantuttag och utbetalningar
Dina dagliga och månatliga kontanter kvitto och kontanter betalningsblad är värda sin vikt i guld. Något du saknade i dina bokföringsbokföring och tidskrifter, troligen kan du hitta det här. Återigen behöver du källdokumentation. Utbetalningar som kostnader för telefon- och internettjänst och för lastbil / bilutgifter kan hämtas här som möjliga avdrag för skatt.
06 - Var uppmärksam på din kassakassa
Eventuella transaktioner som görs ur likviditetsfonden måste behandlas som kontantutbetalningar med källdokument. Vissa kan vara avdragsgilla .
07 - Löneskattavdrag från anställda
Arbetsgivarens löneavdragsavdrag är komplexa. Skattehandboken fokuserar vanligen på personlig skatt, men den här artikeln sammanfattar skattemässiga konsekvenser av anställningsbeskattning. Håll ovanligt bra register för dina anställda.
08 - Hur länge borde du behålla dina skatteregister?
Enligt Internal Tax Code, måste du hålla dina uppgifter så länge de kan behövas för administration av någon del av skattekoden.
Om du har anställda, måste du spara sina register minst 4 år. För att vara säker, spara arbetstagaren en period på minst 7 år. Om du är skyldig skatt, spara dina register i minst 3 år. Om du äger egendom, bevara dina uppgifter om det tills begränsningsperioden löper ut för det år då du avyttrar fastigheten i en skattepliktig disposition. Om du inte rapporterar inkomst ska du rapportera och det är mer än 25% av bruttoinkomsten på avkastningen, behåll dina poster i 6 år.